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INTRODUZIONE

Word Generator è una funzionalità che permette la creazione di un documento in formato DOC o PDF partendo da un template DOC contenente alcune parole chiave (Variabili): queste parole saranno compilate in fase di generazione del documento completo, sostituendo le variabili con i valori letti all'interno del CRM (Un Contratto di Servizio, qui proposto).

CREAZIONE DEL TEMPLATE DOC DI GENERAZIONE DOCUMENTI

Dal modulo DOCUMENTI possiamo accedere a Word Generator per la creazione dei nostri templates DOC:

Innanzitutto, occorre aprire il file DOC che si intende usare come template.

Sotto un esempio di un template DOC da lavorare:

Nel documento sopra riportato, alcuni campi (come "Riferimento Contratto","Il cliente","Partita iva", ecc..) risultano ancora da completare.

Cliccando il tasto blu "Word Generator" (riportato nell'immagine precedentemente illustrata), si aprirà una finestra con un campo selezionabile denominato:

• Modulo Sorgente

Nel menù a tendina disponibile, sarà possibile selezionare il modulo (ad esempio: "Contratti Di Servizio" ) nel quale si potranno ricercare e selezionare le variabili da copiare nel template DOC di cui sopra.

Premere successivamente il tasto "Conferma" per avvalorarne la scelta.

Si aprirà in seguito una tabella indicante l'elenco completo dei campi presenti sul modulo selezionato (E su tutti i moduli collegati ad esso mediante un campo relazione) nella quale sarà possibile cercare e selezionare le variabili da copiare nel template DOC interessato.

Per agevolare la ricerca delle variabili, è presente uno spazio di ricerca "search".

In questa tabella sono presenti le seguenti colonne:

• Blocco: denominazione del blocco in cui si trova il campo (O del modulo, in caso di campo presente sul modulo collegato).
• Descrizione Campo: L'etichetta del campo, così come appare sul CRM.
• Utilizzo Campo: Codifica della variabile del campo.
• Valore Campo: Valore di esempio, per meglio comprendere cosa verrà scritto nel documento generato (Il valore viene letto dal record più recente creato nel CRM).

Le variabili a noi necessarie si trovano pertanto nella colonna "Utilizzo campo": sarà necessario fare "copia/incolla" delle variabili relative ai campi il cui valore vogliamo riportare nel documento DOC che genereremo (E' consigliabile utilizzare l'apposito tasto "Copia negli appunti" segnalato nell'immagine sotto).

Una volta copiate tutte le variabili necessarie nel file template DOC, cliccare su "CHIUDI" per chiudere la tabella della ricerca delle variabili.

A seguito, l'esempio del documento Doc compilato con le variabili relative ad ogni voce:

Proseguire salvando il file doc nel modulo documenti in crm:

Salvare il documento doc selezionando l'apposita cartella "Templates";

Una volta salvato il File DOC in questione premendo "Carica", il file del template comprendente le variabili verrà salvato nel modulo "Documenti" nella cartella indicata "Templates":

GENERAZIONE DEL DOCUMENTO (DOC o PDF):

Ogniqualvolta si desidera generare un file DOC sulla base dei dati contenuti in un record del CRM, sarà sufficiente andare nella schermata di dettaglio di un record del CRM (In questo caso, Contratto di Servizio) e cliccare sull'apposito pulsante "W"

Cliccando sul tasto "W" di Word generator, si aprirà la seguente finestra;

In questa finestra sarà possibile nel campo "Template da utilizzare" selezionare un template tra quelli precedentemente caricati, aiutandosi con lo stumento di autocompletamento che ne facilita la ricerca.

Successivamente sarà necessario scegliere il formato del documento da realizzare, tra formato DOC e PDF:

Infine è necessario scegliere se scaricare il file generato dal nostro browser oppure inviarlo via email tramite il CRM:

Se si desidera procedere al download, selezionare la relativa opzione:

Cliccando "Conferma" comparirà una ulteriore finestra di conferma e cliccando sul nome del file il documento verrà scaricato.

Se invece si desidera inviare direttamente via mail il documento, selezionare "Invia Email" e premere conferma:

Verrà dunque aperto un box mail con il file già allegato, pronto per essere inviato.

Premere "Invia Email" per inviare l'email.

Il documento generato sarà ora reperibile tra i "Documenti" collegati al nostro Contratto.

Il documento  conterrà tutte le informazioni attinte dalle variabili precedentemente; sotto l'esempio del modello di documento compilato:

COMPORTAMENTI NOTI

• Al momento non è possibile riportare il contenuto di campi di tipo "RTF" all'interno dei documenti generati con Word Generator.
• Se viene utilizzato un template in formato docx, il documento generato potrebbe essere leggermente differente in aspetto e/o formattazione rispetto al template. Si consiglia di utilizzare sempre libreoffice per creare i templates in formato DOC.