VERSIONE: 7.10.13

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Connettore Exchange è quello di sincronizzare il CRM alle piattaforme Exchange. Tramite il connettore è possibile sincronizzare gli eventi di calendario, sincronizzare i contatti e accedere alla propria casella di posta dal CRM.

PRIMA CONFIGURAZIONE

La prima cosa da fare per abilitare il CRM alla sincronizzazione dei dati è attivare il riconoscimento tramite MFA.

Per attivare il riconoscimento tramite MFA bisogna effettuare il login su Microsoft Azure. Una volta effettuato il login, dal menu laterale a sinistra selezionare “Microsoft Entra ID”.

Successivamente, sempre dal menu laterale a sinistra, selezionare "Registrazioni app" e poi "Nuova registrazione".

Verrà visualizzato un form come il seguente:

Inserire nel campo apposito il nome dell’applicazione, va bene un nome a propria scelta, non ci sono standard da seguire. Poi è necessario scegliere i tipi di account supportati, selezionare la prima voce "Account solo in questa directory dell'organizzazione". Successivamente alla voce “URL di reindirizzamento” scegliere “Web” dalla picklist, nel campo adiacente inserire il link che si trova in “Impostazioni” -> “Altre impostazioni” -> “Connettore Exchange” -> “Reindirizza a URL”.

Una volta effettuata la registrazione dell’app, si ottiene: ID applicazione (client), ID della directory (tenant) e ID oggetto. Copiare l’ID applicazione e e incollarlo nei campo "Client ID", copiare l'ID della directory e incollarlo nei campo "Tenant ID" nell'apposita sezione del CRM raggiungibile da “Impostazioni” -> “Altre impostazioni” -> “Connettore Exchange”.

A questo punto bisogna autorizzare l’APP con i permessi per accedere a SMTP, IMAP, ecc.. Dal menu laterale a sinistra cliccare "Autorizzazioni API", successivamente su "Aggiungi un'autorizzazione" e poi su "Microsoft Graph".

Dalla schermata che appare cliccare "Autorizzazioni delegate", cercare i servizi elencati qui sotto nell'apposita barra di ricerca e poi cliccare il pulsante in basso "Aggiungi autorizzazioni".

Le autorizzazioni necessarie per poter inviare/ricevere email e poter sincronizzare il calendario sono le seguenti:

Dopo aver aggiunto tutti i permessi necessari, cliccare "Concedi consenso amministratore per NOME AZIENDA"

L'ultimo passaggio e quello di generare il segreto client. Dal menu laterale a sinistra cliccare sulla voce “Certificati e segreti” e successivamente “Nuovo segreto client”

Inserire la descrizione nel campo apposito e scegliere la durata della password.

A questo punto abbiamo ottenuto anche il Client Secret, copiarlo ed incollarlo nel campo "Client Secret".

Una volta inseriti e salvati i dati saranno riconosciuti su tutti gli utenti del CRM.

FUNZIONAMENTO

Per attivare la sincronizzazione di un singolo utente andare su -> “Connettore Exchange”.

Si aprirà questa maschera, cliccando il bottone in alto a destra “Modifica impostazioni” è possibile impostare i parametri della sincronizzazione:

• il primo parametro che va inserito è il “Tipo Autenticazione”. Se viene selezionato OAUTH2, i campi “Host Exchange” e “Versione Server Exchange” saranno compilati in automatico e non saranno modificabili, se invece si sceglie NTLM sarà possibile impostare a scelta i campi precedentemente citati e sarà necessario compilare anche i campi “Utente Exchange” e “Password Exchange” inserendo le proprie credenziali di Outlook;
• nel campo “Host Exchange” va specificata la posizione del Calendario Exchange;
• nel campo “Versione Server Exchange” va specificata la versione del server Exchange scegliendo della picklist;
• impostare il campo “Stato Utente”, se impostato come “Attivo” sarà attivata la sincronizzazione, altrimenti la sincronizzazione non sarà eseguita;
• nel parametro successivo “Direzione Sincronizzazione” viene indicata la possibilità di scegliere che tipo di sincronizzazione utilizzare:
  • Bidirezionale: il sistema invierà gli eventi di Vtiger a Exchange e viceversa;
  • Vtiger: gli eventi di Vtiger saranno inviati a Exchange, ma non accadrà il contrario;
  • Exchange: gli eventi di Exchange saranno inviati a Vtiger, ma non accadrà il contrario.

Se viene scelta la sincronizzazione Bidirezionale, nel caso di una modifica sullo stesso record in entrambi i calendari, attraverso il campo “Priorità Sincronizzazione” è possibile scegliere quali informazioni far prevalere. É possibile inoltre scegliere se sincronizzare o meno gli eventi privati attraverso il campo “Eventi Privati”.

• Sincronizza: l'evento viene sincronizzato e segnato come privato.
• Non sincronizzare: l'evento non viene sincronizzato.
• Sincronizza anonimamente: viene sincronizzata solo la durata dell'evento e inserito un titolo fittizio "Occupato", tutti gli altri dati come titolo e descrizione non vengono sincronizzati.

Nel caso di sincronizzazione di eventi exchange che durano tutto il giorno, attraverso i campi “Ora Inizio Default” e “Orario Fine Default” è possibile impostare la durata della giornata.

ESEMPIO: se viene sincronizzato un evento Exchange in cui la durata è contrassegnata come “tutto il giorno”, impostando il campo “Orario Inizio Default” a 7:00 e il campo “Orario Fine Default” a 19:00, sul CRM l’evento sarà creato con ora inizio 7:00 ed ora fine 19:00.

Infine attraverso i campi “Stato Evento Default” e “Priorità Evento Default” è possibile specificare lo stato e la priorità degli eventi che verranno sincronizzati. Successivamente alla configurazione, attraverso il bottone “Avvia sincronizzazione” possiamo avviare la sincronizzazione manualmente.

È comunque possibile impostare quanti mesi pregressi sincronizzare fino ad un massimo di 12 mesi. Per farlo è sufficiente modificare il campo "Sincronizza gli ultimi" nelle impostazioni del Connettore exchange indicando il numero di mesi desiderato.

Nel caso in cui si dovessero verificare errori durante la sincronizzazione del calendario di un utente, a quest’ultimo verrà inviata una mail con il dettaglio dell’anomalia, in modo che possa verificare ciò che è successo. L'indirizzo mail utilizzato è quello specificato nel profilo dell'utente. Si possono inserire altri indirizzi in CC comuni a tutti gli utenti del CRM, per farlo è sufficiente popolare l'apposito campo nelle impostazioni del Connettore Exchange "Invia errori a".

È inoltre possibile abilitare dei log più approfonditi nei casi in cui si verificano errori più complessi. Per farlo è sufficiente andare nelle impostazioni del connettore exchange e impostare la voce "Abilitazione dei log" a Si. Successivamente nella schermata di configurazione dell'utente, a destra sarà visibile in rosso se ci sono stati errori di sincronizzazione.

Cliccando sopra la scritta "con Errori" o sul numero degli errori verrà visualizzato un popup che riporterà gli errori con la possibilità di scaricare l'intero file di log.

CALDAV

Dalla versione 7.10.05 è stato introdotto il supporto al protocollo CALDAV con cui è possibile sincronizzare gli eventi di un server CALDAV con il CRM e viceversa.

Per sincronizzare un utente cliccare dal menu la voce "Connettore Exchange", successivamente apparirà la seguente schermata, cliccare CALDAV.

Verrà visualizzata una pagina che richiede i vari parametri di configurazione.

I parametri da inserire sono:

• Base URI: L'URL del server CALDAV a cui collegarsi. L'URL può variare a seconda del server che si utilizza
  ESEMPI:
  • MDEAMON: https://URLMDEAMON/webdav/calendar
  • NEXTCLOUD: http://URLNEXTCLOUD/remote.php/dav/calendars/UTENTE/personal/
• Username: l'username con cui si accede al server caldav
• Password: la password con cui si accede al server caldav
• Stato Utente: indica se l'utente che stiamo configurando/modificando è attivo o inattivo
• Direzione Sincronizzazione: campo non modificabile e sempre impostato su "Bidirezionale", non sono previste ulteriori scelte.
• Eventi Privati: campo non modificabile e sempre impostato su "Sincronizza", non è possibile non sincronizzare gli eventi privati. Gli eventi verranno comunque sincronizzati in via "anonima" quindi non verranno riportati tutti i dettagli.
• Orario Inizio Default: indica l'orario in cui inizia la giornata lavorativa
• Orario Fine Default: indica l'orario in cui finisce la giornata lavorativa
• Stato Evento Default: indica lo stato con cui saranno salvati gli eventi nel CRM
• Priorità Evento Default: indica lo stato con cui saranno salvati gli eventi nel CRM

COMPORTAMENTI NOTI

• Il tasto "Avvia Sincronizzazione" funziona solo con il connettore Exchange, non è supportato per il funzionamento con Caldav.
• La sincronizzazione dei contatti funziona solo da CRM verso Exchange.