VERSIONE: 7.06.03

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Advanced Webform è quello di creare pagine HTML che:

• danno forma ad un form che permette di aggiungere o di modificare i record del CRM;
• si possono includere in un sito web o inviare via email;
• sono integrabili con la funzione di controllo Recaptcha.

Per tutti i moduli è possibile generare un form comodamente tramite l'Advanced Webform.

• ESEMPIO: aggiungere nel proprio sito web aziendale il form di richiesta informazioni che crea un lead in automatico nel CRM.

CONFIGURAZIONE

Il modulo Advanced Webform può essere raggiunto da --> “Impostazioni” --> “Automazione” --> “Webform Avanzati”.

Per creare un nuovo webform cliccare su “Aggiungere Webform” in alto a destra. Si aprirà la maschera di creazione del webform.

Di seguito spiegati i campi della maschera:

• Nome Webform: inserire un nome per identificare il webform che si vuole creare;
• Modulo: scegliere su quale modulo andare ad aggiungere/modificare il record;
• Url di ritorno: inserire il link a una pagina che verrà mostrata una volta compilato e inviato il form;
• Assegnato a: indica a chi assegnato il webform che si sta creando;
• Stato: indicare se il form è attivo;
• Riconoscere con CRMID: usare questa spunta se si vuole modificare o aggiornare record già esistenti. Per usare questo funzione, passare l’id nell’url, aggiungendo all’url del form "?record=CRMID";
  • ESEMPIO: http:/tuosito/form.html?record=CRMID dove CRMID è l'ID del record, per esempio se sono in un contatto e visualizzo l'url dello stesso posso trovarlo facilmente in quanto è il numero dopo " record= ";
  • ESEMPIO: http:/tuosito/index.phpmodule=Contacts&view=Detail&record=129960&app=SUPPORT in questo caso 129960
• Gestione duplicati: si può scegliere cosa fare in caso di record uguali, si possono "saltare", "sovrascrivere" o "unire";
• Inoltro automatico: se selezionato permette l’invio automatico delle informazioni nel webform passate nell’url senza cliccare il pulsante INVIO (submit). In questo caso è necessario un link che compili in automatico i campi del webform che verranno quindi inviati senza dover inserire valori;
• Descrizione: inserire una descrizione per promemoria del funzionamento del webform.

Il blocco “Assegnazione Utente” ha i seguenti campi:

• Assegna Utenti con Round Robin: attiva l’assegnazione automatica dei records creati dal webform (utilizzando l’algoritmo “Round Robin”);
• Elenco Utenti Round Robin: selezionare a quali utenti/gruppi saranno assegnati i records.

Se non si spunta il primo campo, il record creato verrà assegnato di default all'Amministratore.

Il blocco "Configurazione Captcha" ha i seguenti campi:

• Captcha abilitato: se abilitato, questo servizio permetterà di effettuare la distinzione tra gli utenti umani e i bot automatizzati;
• Captcha Site Key: viene utilizzata per richiamare il servizio reCAPTCHA sul tuo sito o applicazione mobile;
• Captcha Secret: autorizza la comunicazione tra il back-end dell'applicazione e il server reCAPTCHA per verificare la risposta dell'utente.

Il blocco "Informazioni campo":

• Aggiungi campi: inserisci i campi che compariranno nel webform;
• Obbligatorio/Nascosto/Sovrascrivi valore: scegliere se impostare i valori come obbligatori o nascosti con un valore di default;
• Gestione Duplicati: scegliere quale campo usare affinchè il sistema riconosca il record duplicato.

Il blocco "Carica Documenti" permette di far caricare un documento nel momento della compilazione del webform:

• Titolo del Documento: imposta un'etichetta al documento caricato (esempio: Carica CV);
• Obbligatorio: mettendo il flag si rende obbligatorio il caricamento del file.

Sarà possibile ritrovare il file caricato dal form sia nel modulo Documenti sia collegato al record appena creato.

Una volta completata la struttura, cliccare su “Salva”. Nella pagina di dettaglio del webform, tramite il bottone "Visualizza Form", si può visualizzare il codice HTML e fare copia/incolla aggiungendolo al proprio sito web e modificarlo a piacere tramite codice CSS e HTML.

AUTOCOMPILAZIONE CAMPI

Una volta creato il webform, è possibile autocompilare uno o più campi. Questa funzione è necessaria quando si imposta l’invio automatico del webform, nel campo "Inoltro Automatico". Per autocompilare i campi si deve aggiungere all'URL del form generato la seguente struttura: https:/tuosito/modulo/form.html?variabile1=valorevariabile1&variabile2=valorevariabile2

• Dove: variabile1 e variabile2 vanno prese nella colonna "Campo riferimento Webform" e valorevariabile1 e valorevariabile2 sono i valori che vogliamo assegnare al campo.
• ESEMPIO: https:/tuosito/Opportunità/form.html?potentialname=Vendita&sales_Stage=In prospettiva Dalla compilazione del form si genererà un'opportunità con Nome Opportunità = Vendita e Stadio di Vendita = In prospettiva.

APPLICAZIONI WEB

Un secondo vantaggio dei Webform Avanzati è la possibilità di essere usato tramite una chiamata in POST da uno strumento esterno, ad esempio piattaforme di marketing o per lo sviluppo di siti web (come Wordpress e Joomla).

JOOMLA

Nel caso specifico di un sito gestito con Joomla, la procedura di configurazione è la seguente:

• creare il form all'interno di Joomla con gli stessi campi del webfrom nel CRM (vedi immagine esemplificativa sotto riportata);

• in Form Proprieties di Joomla attivare l'opzione POST e aggiungere l'URL del form del CRM (vedi immagine);

• Di seguito l'immagine del form sul CRM: notare che sono state riportate le variabili del webform e l’ID PUBBLICO.

WORDPRESS

È possibile far dialogare un form del CRM anche con wordpress a condizione che entrambi contengano gli stessi campi, la procedura per richiamare il form dal sito web al CRM è la seguente:

• installare due plugin di Wordpress:
  • Contact Form 7;
  • Contact Form 7 TO API;
• creare un nuovo modulo di contatto su Wordpress;
• nella pagina API integration di Wordpress, compilare i campi seguendo le seguenti indicazioni:
  • Send to API?: flag di default;
  • Base url: copia/incollare l'URL del webform creato nel CRM;
  • Input type: "Parameter – GET/POST";
  • Method: "POST";
  • Form fields e Publicid: mappare i campi con i corrispondenti dati che trovi nel CRM rispettivamente in “Campo riferimento Webform" e “Informazioni Webform”.
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• oltre ai campi API Integration, in Modulo è necessario introdurre una variabile “hidden” nel form contenente il “publicid”. Per farlo, inserire a mano nel codice una stringa come la seguente: [hidden publicid publicid 26899e1002d83e87d8365f01efeb0dc4] dove il valore numerico è indicato nel campo publicid del CRM.
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• In conclusione il Webform ci permette di mettere in collegamento il sito web con il CRM cosi che i dati che il cliente inserisce vengano comodamente salvati nel CRM.