VERSIONE: 7.02.17.99

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Workflow Designer è dare la possibilità di creare flussi di lavoro in manera semplice attraverso l'uso di blocchetti grafici. Ogni blocchetto svolge la sua specifica azione e collegando tra loro diversi blocchetti si posso implementare logiche anche complesse.

CONFIGURAZIONE

La pagina di configurazione è richiamabile tramite il pulsante ->“Impostazioni” -->“Altre impostazioni” -->“Workflow Designer”. Una volta cliccato si aprirà la pagina con l’elenco dei moduli che hanno almeno un workflow.

Cliccando su uno dei moduli presenti nella lista, si aprirà l'elenco di tutti i workflow che sono stati creati per quel modulo.

1. Da questa maschera è possibile:
   • aprire il workflow cliccando sul nome o su “Modifica”
   • attivarlo o disattivarlo usando il pulsante sulla sinistra
   • visualizzare le statistiche relative all’esecuzione del workflow
   • con il bottone “Permessi” è possibile scegliere a chi dare la possibilità di vedere, modificare e usare il workflow
   • è possibile esportare il workflow per importarlo in un altro ambiente purchè ci sia la stessa versione del modulo workflow designer
   • con i bottoni a destra è possibile duplicare, cancellare e rendere non visibile il workflow dai menu dei moduli del CRM

2. Per creare un nuovo workflow cliccare sul bottone “Crea nuovo workflow”, e scegliere il modulo principale su cui verrà eseguito e quale “trigger” usare per lanciare il workflow. I trigger che possono essere scelti sono:
   • al primo salvataggio: il workflow verrà eseguito solamente alla creazione di un record
   • ad ogni salvataggio: il workflow verrà eseguito ogni volta che viene modificato un campo del record
   • inizia manualmente: il workflow può essere eseguito manualmente solitamente lanciato da bottoni, schedulati oppure inseriti in altri workflow
   • inizia con l'invio della mail: il workflow verrà eseguito ogni volta che un e-mail viene archiviata per un record
   • inizia con un nuovo commento: il workflow verrà eseguito ogni volta che viene creato un commento per un record
   • processo d’importazione: nel workflow verranno definiti i parametri e il workflow al lancio chiederà di seguire una procedura guidata per l’import
   • prima che il record sia cancellato: il workflow verrà lanciato appena prima della cancellazione di un record
   • il documento è stato aggiunto: il workflow verrà lanciato quando viene aggiunto un documento al record principale
   • email marketing click: il workflow verrà eseguito quando chi riceve la mail clicca su un link presente al suo interno
   • email marketing aperta: il workflow verrà lanciato quando una mail che è stata inviata viene aperta
   • riferimento al record è stato impostato: il workflow verrà lanciato se si fa riferimento a un record in un altro record
   • trigger in Edit-/Create view: il workflow verrà eseguito durante il processo di modifica o creazione di un record. Potrebbe essere utilizzato per controlli in background dei valori inseriti dall'utente
   • used in mailscanner: il workflow viene utilizzato per la lettura delle mail di una casella di posta elettronica
3. Una volta confermati il modulo principale e il trigger si aprirà la pagina di configurazione del workflow.

• Descrizione della pagina:
  • sulla sinistra è presente la maschera di configurazione, qui è possibile dare un nome al workflow, attivarlo e vedere le statistiche;
  • in basso a sinistra è presente l’elenco dei blocchi che permette di costruire il workflow. Per inserire un blocco nel workflow è sufficiente cliccare sul nome;
  • facendo doppio clic su un blocco si aprirà la pagina di configurazione;
  • per collegare due blocchi è sufficiente trascinare il cursore dal pallino rosso (output) del primo blocco fino al pallino blu (input) del secondo

BLOCHI UTILIZZABILI

INIZIO

Il blocco di inizio è il primo blocco di ogni workflow contenente informazioni riguardanti il modulo a cui è rivolto, da quali trigger può essere attivato e in che modalità viene eseguito. Affinchè il workflow possa essere eseguito, il suo stato deve essere impostato ad "attivo", mentre se si desidera non permettere l'esecuzione si deve impostare lo stato a "disattivato".

• Tempo di esecuzione di questo workflow: permette di eseguire il workflow istantaneamente da quando è stato lanciato oppure eseguirlo con un lieve ritardo. Questa funzionalità può essere utile per evitare di generare situazioni ricorsive, oppure per alleggerire i processi che avvengono a livello del database
• Trigger di inizio: campo che permette di scegliere da una picklist il tipo di trigger che si vuole usare per lanciare il workflow
• Esecuzione parallela: se flaggato consente di eseguire contemporaneamente più istanze del medesimo workflow
• Usa questa timezone per il workflow: campo che permette di scegliere da una picklist il fuso orario che si vuole usare per il workflow, oppure se lasciato vuoto verrà usato il fuso orario dell'utente
• Solo una esecuzione per Record: se flaggato esegue il workflow solamente una volta per record
• Consentire l'esecuzione senza un record relazionato: se flaggato consente di eseguire il workflow senza la necessità di essere lanciato da un record
• Eseguire il processo solo una volta con tutti i record marcati in ListView: se flaggato il workflow sarà eseguito solamente una volta per la vista che è stata selezionata
• Do not store execution log of this workflow in statistics: se flaggato le statistiche del workflow non verranno salvate.

REQUEST FORM

Questo blocco richiede all'utente tramite un popup di inserire oppure scegliere dei valori che verranno scritte in variabili d'ambiente che potranno essere utilizzate dal workflow. Il popup che comparirà all'utente può essere modificato tramite la maschera che si apre cliccando il pulsante Form settings

• Headline of popup: testo mostrato come titolo del popup che comparirà all'utente
• Width of popup: campo che permette di scegliere la lunghezza in pixel del popup, mentre se si desidera avere un popup che si adatta dinamicamente alla grandezza del display dell'utente si può lasciare il campo vuoto
• Variable scope access fields: variabile di ambiente dove saranno inserite tutte le variabili utilizzate nel blocco
• Text on continue Button: testo che comparirà sul pulsante per continuare il workflow
• Text on stop Button: testo che comparirà sul pulsante per fermare il workflow

Sulla sinistra della maschera saranno visualizzate le righe contenente le variabili che saranno richieste di compilare all'utente. Per aggiungere più righe al popup si clicca sul pulsante Add row, mentre per aggiungere più variabili di campo alla stessa riga si clicca sul pulsante + nell'angolo in basso a destra della riga rispettiva. Selezionando una variabile, si aprirà una maschera a destra dove sarà possibile configurarla:

• Input type: tipo di input del campo. Può essere di diverse categorie tra cui: "Testo, Picklist, Textarea, Checkbox etc."
• Etichetta: nome da dare al campo che verrà compilato dall'utente
• Variable name to access: nome della variabile di ambiente dove verrà salvato il valore inserito dall'utente
• Default variable: se il tipo di variabile lo permette è possibile inserire un valore di default che l'utente può scegliere nel requestform
• Values from this picklist: se la variabile è di tipo picklist, è possibile prendere i valori da una picklist presente nel CRM
• Allow multiple selections: se la variabile lo permette è possibile permettere all'utente di selezionare più valori per la variabile
• Field is Mandatory: se la variabile lo permette, dà la possibilità di scegliere se rendere la compilazione obbligatoria per l'utente.

CONDIZIONI

Questo blocco permette di verificare delle condizioni e restituire un valore di output che può essere "TRUE" oppure "FALSE", impattando sulla direzione del flusso del workflow.

• Condizione: mette a disposizione dei campi dove scegliere le variabili da comparare. Il campo a sinistra permette di scegliere una variabile da una picklist, che andrà ad essere comparata con un valore statico, una funzione oppure un'altra variabile tramite gli operatori logici scelti. Il tipo di operatore logico che è possibile scegliere dipende dalla variabile scelta. Ogni condizione può inoltre far parte di un gruppo di condizioni, di cui ogni gruppo ha un solo operatore logico ad esso associato che controlla l'interazione tra le condizioni all'interno del gruppo, avente un solo operatore logico associato ad esso può essere "E" per rendere il valore restituito dal gruppo TRUE soltanto se tutte le condizioni restituisco TRUE oppure "O" per rendere il valore restituito dal gruppo TRUE se almeno una condizione del gruppo restituisce TRUE
• Collapse logical operators: permette di nascondere gli operatori logici per ogni condizione individuale, mostrandola soltanto una volta per gruppo condizioni
• Aggiungi Condizione: aggiunge una condizione al gruppo condizioni selezionato
• Aggiungi Gruppo di condizioni: aggiunge un gruppo di condizioni. È possibile annidare gruppi di condizioni all'interno di altri gruppi di condizione.

CONDIZIONI PERSONALIZZATE

Questo blocco permette di applicare condizioni in manera più dinamica e personalizzata attraverso codice PHP. È possibile infatti inserire del codice PHP che verrà interpretato ed eseguito. Oltre a delle condizioni è possibile implementare diverse logiche tra cui popolare variabili ed eseguire funzioni.

CREA RECORD

Questo blocco permette di creare un record per il modulo selezionato e di popolare i vari campi presenti nel record con valori. È inoltre possibile scegliere dei valori da verificare prima della creazione del record e nel caso in cui ci sia un match, prevenire la creazione del nuovo record.

• Forza l'esecuzione del workflow con il record creato: permette di scegliere un workflow da eseguire sul record appena creato. ATTENZIONE: è possibile forzare lo stesso workflow ad essere eseguito sul record appena creato con la possibilità di generare un loop senza uscita
• Dovrebbe il browser essere reindirizzato a questo record dopo il workflow?: Consente di scegliere se reindirizzare la pagina web al record appena creato, aprirlo come popup, oppure scegliere di non aprirlo.

CREA COMMENTO

Questo blocco consente di creare un commento all'interno di un record. Il commento può essere lasciato sul record salvato oppure può essere scelto immettendo un ID personalizzato.

• Assegna a questo record: permette di scegliere a che record assegnare il commento
• Define Authortype of comment: permette di scegliere l'utente proprietario del commento, che può essere l'utente corrente oppure può essere scelto con un ID personalizzato.
• Commenta: in questo campo si inserisce il corpo del commento
• Commento interno: se flaggato renderà il commento interno
• Attach file to comment: permette di aggiunge allegati al commento

CREA COMPITO

Questo blocco permette di creare un nuovo compito. È possibile popolare i campi disponibili per il compito con valori statici, valori di campo, risultato di formule oppure con il risultato di funzioni. È anche possibile scegliere dei valori da verificare prima della creazione del record e in caso ci sia un match, prevenire la creazione del nuovo record.

• Dovrebbe il browser essere reindirizzato a questo record, dopo il workflow? : Consente di scegliere se reindirizzare la pagina web al record appena creato, aprirlo come popup, oppure scegliere di non aprirlo
• Aggiungi campo: permette di aggiungere un campo al record del compito che si va a creare

IMPOSTA VALORI

Questo blocco permette di assegnare un valore ad una campo nel CRM. Si possono aggiungere più campi cliccando sul pulsante aggiungi campo

• Il campo a sinistra permette di scegliere una variabile all'interno del CRM a cui accedere
• Il campo a destra permette di inserire il valore che si vuole dare alla variabile, sia essa un valore statico ,scelto da una funzione oppure una presente all'interno dell'ambiente del workflow.

NUOVO PRODOTTO

Questo blocco permette di aggiungere nuovi prodotti al record inventario, permettendo di popolare i campi del prodotto o prodotti che si vanno ad aggiungere. Dopo aver cliccato sul pulsante Nuovo Prodotto, si aprirà un maschera da cui è possibile scegliere il prodotto che si desidera aggiungere. Per scegliere il prodotto, digitare il suo nome nel campo di ricerca presente in alto a sinistra della maschera aperta.

• Il campo di ricerca in alto a sinistra permette di scegliere il prodotto che si desidera aggiungere
• Quantità: permette di scegliere la quantità del prodotto che si desidera aggiungere
• Prezzo unitario: permette di inserire il prezzo del prodotto che si va ad aggiungere
• Discount: picklist da cui si può scegliere in che modalità lo sconto verrà applicato, se in percentuale oppure in modo unitario
• IVA: checkbox che se flaggato permette di applicare l'IVA, con il campo a fianco che permette di inserire la percentuale dell'IVA
• Descrizione: campo dove è possibile digitare la descrizione del prodotto

CREA RECORD INVENTARIO

Questo blocco permette di creare un record inventario per il modulo che si va a selezionare.

• Crea record per questo modulo: mette a disposizione una picklist da cui è possibile selezionare il modulo su cui si vuole creare il record inventario. Soltanto i moduli che consentono la creazione di record inventario possono essere selezionati
• Forza l'esecuzione del workflow con il record creato: consente di scegliere se eseguire un worflow per il record appena creato. Si possono scegliere soltanto i workflow presenti nel modulo in cui si va a creare un record inventario
• Dovrebbe il browser essere reindirizzato a questo record, dopo il workflow?: Checkbox che se flaggata reindirizza il browser dell'utente che ha eseguito il workflow al record inventario appena creato I campi presenti sono specifici del modulo in cui si va a creare il record. Verranno aggiunti automaticamente quelli di default del modulo, dove è possibile già inserire un valore per ognuno di essi. Si possono inoltre inserire campi aggiuntivi, scelti da una picklist contenente i campi presenti sul modulo selezionato.
• Global Values: in questa sezione è possibile inserire il valore dell'IVA sia per le Tasse di gruppo, se attivate, sia per le Tasse per la spedizione e la gestione
• Insert Products from Loader: Permette di scegliere di inserire i prodotti presenti in una collezione di prodotti, oppure di fare l'unione dei prodotti presenti su un altro record inventario La sezione Prodotti invece ha un funzionamento simile al blocco Nuovo prodotto già visto in precedenza.

IMPOSTA VALORI SU RECORD ESTERNI

Questo blocco permette di assegnare valori a campi di record esterni.

• Ricerca nel modulo: permette di scegliere il modulo al quale appartengono i record a cui si vuole accedere, che può essere diverso dal modulo scelto per il workflow
• Eseguire fino a quando questo numero di record: consente di impostare un limite massimo di record a cui accedere. Se non viene immesso nessun valore, l'operazione verrà eseguita per tutti i record.
• Ordina i risultati per questa colonna: permette di scegliere per quale campo presente nel record verrà ordinata la lista dei record selezionati. È possibile ordinare la lista in modo ascendente "ASC" oppure discendente "DESC".
• Selezionato un modulo, sarà possibile scegliere una delle 5 modalità con cui filtrare i record su cui si vuole impostare i valori. Le modalità sono tra di esse esclusive, quindi si può scegliere di utilizzare soltanto una:
  • Get Records by Condition: permette di inserire delle condizioni che selezionano i record che le rispettano
  • Records from List Filter: permette di scegliere da una picklist un filtro lista presente sul modulo
  • Related Records: permette di scegliere record relazionati
  • Result of previous search: permette di inserire una variabile d'ambiente contenente una lista di record
  • Combine multiple Selectors: questo metodo permette di creare una modalità di selezione record più complessa combinando multiple modalità di selezione
• Fields to set: seleziona un campo dei record a cui si vuole assegnare un valore. Questo campo ha lo stesso comportamento e funzionalità del blocco Imposta valori visto in precedenza.

MANDA EMAIL

Questo blocco permette di mandare email. I parametri che si possono configurare sono:

• Nome mittente: campo obbligatorio in cui si inserisce il nome dell'utente che manderà la mail
• Mittente email: campo obbligatorio in cui si inserisce l'email dell'utente che manderà la mail
• Destinatario: campo obbligatorio in cui si inserisce l'email del destinatario a cui si vuole spedire la mail
• CC, BCC, Rispondi a, Conferma risposta: campi non obbligatori che si possono inserire nella mail
• Soggetto: campo obbligatorio dove si inserisce l'oggetto della mail
• Campo email: qui è possibile scrivere e formattare il contenuto della mail che si vuole mandare
• Inserisci Fieldcontent: permette di inserire nel corpo della mail le variabili disponibili nel CRM
• Allegati email: consente di aggiungere allegati alla mail da inviare. Si hanno diverse possibilità di scelta su che file allegare, si possono allegare file in maniera fissa, presi tra quelli relazionati al record da cui si manda l'email, generati da moduli esterni come PDFGenerator o FlexReport. Le voci sono tutte autoesplicative.
• Template email: permette di scegliere un template email da utilizzare per inviare l'email.
• Options
  

Tra le varie voci presenti al di sotto della tab "Options" le più significative sono:

• single mail to all receiver: attivando questa opzione in caso di più destinatari non verranno inviate mail singole ad ogni destinatario ma una mail unica per tutti i destinatari.
• unlimited retry on error: attivando questa opzione nei casi in cui l'invio della mail vada in errore il workflow proverà all'infinito a mandarla finchè non ci riuscirà
• request user confirmation before sending: attivando questa opzione prima di inviare l'email verrà mostrato a video all'utente il classico popup di componi email che mostrerà la mail che si sta per inviare. L'utente ha la possibilità di modificare l'email prima di inviarla, una volta inviata il workflow continuerà l'esecuzione.
  • Dopo che l'utente invia l'email nel workflow si possono usare una serie di variabili d'ambiente che contengono dati relativi all'email appena inviata. Le variabili sono:
    • $env["value"]["emailid"]: ID della mail inviata
    • $env["value"]["from_mail"]: Indirizzo email del mittente
    • $env["value"]["from_name"]: Nome del mittente
    • $env["value"]["recipient"]: Indirizzi email dei destinatari
    • $env["value"]["cc"]: Indirizzi email messi in copia
    • $env["value"]["bcc"]: Indirizzi email messi in copia nascosta
    • $env["value"]["replyto"]: Indirizzo email del campo rispondi a
    • $env["value"]["subject"]: Soggetto dell'email
    • $env["value"]["content"]: Contenuto dell'email
    • $env["_tmpfiles"]["_N"]["path"]: Percorso del file allegato numero N
    • $env["_tmpfiles"]["_N"]["name"]: Nome del file allegato numero N
• Usa questo server SMTP per inviare: da questa picklist p possibile scegliere quale server SMTP utilizzare per l'invio delle email. Qui verranno elencati tutti i server SMTP configurati all'interno del workflow designer.

RICERCA GLOBALE

Questo blocco permette di ricercare i record presenti nel modulo selezionato che seguano le condizioni date.

• Ricerca nel modulo: permette di selezionare il modulo dove ricercare i record
• Almeno x inserimenti: permette di scegliere per quale campo presente nel record verrà ordinata la lista dei record selezionati. È possibile ordinare la lista in modo ascendente "ASC" oppure discendente "DESC"
• Ordina i risultati per questa colonna: permette di scegliere un campo dei record
• Store result Records in the following Environment Variable: dà la possibilità di salvare la lista dei record in una variabile d'ambiente, che sarà possibile utilizzare nel workflow.
• Selezionato un modulo, sarà possibile scegliere una delle 5 modalità con cui filtrare i record su cui si vuole impostare i valori. Le modalità sono tra di esse esclusive, quindi si può scegliere di utilizzare soltanto una:
  • Get Records by Condition: permette di inserire delle condizioni che selezionano i record che le rispettano
  • Records from List Filter: permette di scegliere da una picklist un filtro lista presente sul modulo
  • Related Records: permette di scegliere record relazionati
  • Result of previous search: permette di inserire una variabile d'ambiente contenente una lista di record
  • Combine multiple Selectors: questo metodo permette di creare una modalità di selezione record più complessa combinando modalità multiple.

RITARDO

Questo blocco permette di impostare un periodo di tempo da aspettare per proseguire il flusso del workflow. Si possono usare più modalità per stabilire il ritardo, avendo la possibilità di scegliere multiple modalità contemporaneamente.

• Data base: permette di impostare la data che il blocco userà per calcolare ed eseguire il ritardo. Si possono scegliere da una picklist se usare la data attuale, oppure se sono disponibili altre date
• Ritardo minimo: se flagatto permette di impostare un numero di minuti, ore oppure giorni di ritardo da dare al workflow
• Aspetta fino al prossimo del mese: se flagatto permette di scegliere il giorno del mese fino a quando aspettare
• Aspetta fino al prossimo: se flagatto permette di scegliere il giorno della settimana fino a quando aspettare
• Aspetta fino a: campo che se flagatto permette di scegliere l'ora e il minuto fino a quando aspettare. Se la data fino a quando aspettare è il giorno corrente e l'orario impostato è già passato, allora la data verrà impostata a domani con l'orario impostato.
• Aspettare fino al tempo personalizato: campo dove si può inserire una data fino a quando aspettare. In caso si scelgano più modalità, il tempo sarà calcolato in modo che tutte le modalità vengano rispettate. Per esempio se si sceglie di aspettare fino al giorno della settimana di lunedì, e si imposta aspetta fino a alle 9:21 allora il flusso del workflow ripartirà il prossimo lunedì alle 9:21

REINDIRIZZA L'UTENTE SU UN LINK PERSONALIZZATO

Questo blocco permette di reindirizzare l'utente su un determinato link. Il blocco mette a disposizioni delle scelte mutualmente esclusive, per gestire l'indirizzamento.

• Disattiva reindirizzamento: se selezionato disattiva l'indirizzamento dell'utente
• Redirect to EditView of this Record: se selezionato reindirizza l'utente sulla modalità di edit del record
• Dopo la fine di questo workflow reindirizza su questo URL: se selezionato dà la possibilità di inserire un url che può essere esterno al CRM, dove indirizzare l'utente alla fine del workflow
• Dopo aver terminato questo workflow scaricare questo modello PDFMaker: se selezionato dà la possibilità di scaricare un modello PDFMaker scelto alla fine del workflow. L'opzione non sarà disponibile se non ci sono modelli PDFMaker presenti per il modulo su cui lavora il workflow
• Ricarica la pagina: se selezionato aggiorna la pagina corrente su cui l'utente è presente.

ESEGUI WORKFLOW ESTERNO

Questo blocco permette di eseguire un altro workflow esterno sullo stesso record. Il blocco mette a disposizione delle scelte tra di loro mutualmente esclusive per inserire il workflow da eseguire.

• Esegui questo Workflow: permette di scegliere da una picklist quale workflow si vuole eseguire. I workflow disponibili sono tutti i workflow attivi presenti sullo stesso modulo dove viene eseguito il workflow corrente.
• Execute WF by Name: permette di scegliere il workflow da eseguire ricercandolo per nome
• Rispetta le condizioni del workflow selezionato e esegui soltanto se tutti i check ritornano "TRUE": se flaggato permette di verificare le condizioni del workflow selezionato ed eseguirlo soltanto se le condizioni vengono seguite. Se lasciato deselezionato il workflow verrà eseguito in maniera forzata.

ESEGUI WORKFLOW CON RECORD ESTERNI

Questo blocco ha un funzionamento simile a Esegui workflow esterno ma permette di selezionare una lista di record esterni su cui eseguire il workflow selezionato.

• Ricerca nel modulo: campo che permette di scegliere il modulo a cui appartiene il workflow che si vuole selezionare
• Eseguire il seguente Workflow: picklist da cui si può scegliere il workflow presente nel modulo selezionato
• Eguire fino a quando questo numero di record: permette di immettere un numero massimo di record su cui eseguire il workflow selezionato. Se il campo viene lasciato vuoto allora il workflow sarà eseguito su tutti i record su cui è possibile eseguire il workflow
• Ordina i risultati per questa colonna: dà la possibilità di scegliere un campo per cui ordinare la lista dei record in modo ascendente "ASC" oppure discendente "DESC" Sono presenti due modalità, mutualmente esclusive, con cui è possibile individuare i record su cui il workflow selezionato verrà eseguito:
• Get Records by Condition: ha un funzionamento simile al Blocco condizioni, quindi permette di inserire condizioni per filtrare i record presenti nel modulo, scegliendo quelli su cui si andrà ad eseguire i workflow
• Get Records from CustomView: permette di scegliere da una picklist una vista personalizzata presente sul modulo selezionato. Il workflow quindi verrà eseguito sui record presenti nella vista

ESPORTA RECORD

Questo blocco permette di esportare su un file i record selezionati.

• I record sono nel modulo: permette di selezionare il modulo da cui si vuole selezionari i record
• ID di ambiente con i record: permette di scegliere a quale variabile d'ambiente accedere per selezionare i record
• CustomView to Export: permette di scegliere di esportare i record presenti in una vista personalizzata
• Nome del file generato: campo in cui si può inserire il nome che verrà dato al file contenente i record esportati
• Esporta questo fileformat: permette di decidere il formato del file. Si può scegliere il formato "CSV" oppure il formato "Excel"
• Inserire titolo nella prima riga: se flaggato da la possibilità di inserire il titolo nella prima riga del file che si creerà
• Che cosa fare con il file: mette a disposizione una picklist da cui si può selezionare che cosa si vuole fare con il file creato. Si ha la possibilità di:
• Inviarlo tramite fax
• Salvarlo nel modulo dei Documenti
• Scaricare direttamente il file
• Salvarlo nel Filestore Il blocco permette di scegliere se salvare tutti i campi dei record selezionati, scegliendo Add all Fields of main module oppure se salvare soltanto alcuni campi scegliendo Add Fields

DECISION TABLE

Questo blocco ha la funzionalità di comparare il valore delle variabili e di decidere che azione prendere a seconda della casistica. La maschera del blocco si divide in due parti, la parte Decision a sinistra e Output a destra.

• Nella sezione di Decision è possibile inserire per ogni colonna una variabile il cui valore attuale andrà ad essere comparato al valore inserito nelle righe aggiunte. Per ogni riga aggiunta è possibile scegliere un operatore logico da usare per comparare il valore aggiunto nella riga e il valore attuale della variabile.
• Nella sezione di Output invece si possono scegliere variabili a cui si possono assegnare per ogni riga un valore. In caso in cui la comparazione dei valori nella sezione Decision dovesse essere vero per una riga, allora verrà assegnato il valore in output presente su quella riga alle variabili selezionati in Output.

STRINGA REGEX

Questo blocco permette di confrontare una stringa con un espressione regolare

• Stringa Base: campo in cui si inserisce la stringa che deve essere confrontata
• Espressione Regolare: campo in cui si inserisce l'espressione regolare da usare
• Indice obbiettivo
• Scrivere nella variabile d'ambiente: campo in cui si può inserire una variabile d'ambiente dove salvare il risultato

GENERARE LISTA DEI RECORD

Questo blocco permette di generare liste di record, tuttavia per essere utilizzare è necessario prima avere ID di record salvati nel ambiente del workflow.

• Records are in Module: permette di selezionare il modulo a cui appartengono i record
• Environment ID of records: campo in cui si inserisce la variabile d'ambiente dove sono memorizzati i record
• Show total row for number fields: se flaggato aggiunge un riga di totale dove sono sommati tutte le variabili numeriche
• Add field: permette di aggiungere i campi trovati nei record, creando una colonna per ciascun campo. Si ha la possibilità di dare un nome alla colonna e decidere la sua larghezza in pixel

AGGIUNGI RECORD RELAZIONATO

Questo blocco permette di aggiungere record relazionato al record corrente su cui lavora il workflow.

• Add record to this module: permette di scegliere a quale modulo relazione i record
• Add record of this module: permette di scegliere da quale modulo selezionare i record da aggiungere come record relazionati
• Al massimo aggiungere questo numero di record: permette di inserire un limite massimo di record da relazionare
• Relaziona i record a questo record target: permette di inserire un record ID presente nel CRM a cui relazionare i record
• Search the records you want to add: sezione dove è possibile inserire le condizione che i record devono rispettare per essere selezionati

ESISTE RECORD RELAZIONATO

Questo blocco permette di determinare se esistono record relazionati al record su cui il workflow sta lavorando, andando ad influire sul flusso del workflow

• Ricerca nel modulo: permette di scegliere il modulo in cui cercare i record relazionati
• Almeno x inserimenti: campo in cui si possono inserire il numero minimo di istanze di record relazionati
• Store result Records in the following Environment Variable: permette di salvare i record trovati in una variabile d'ambiente
• Condizioni: sezione dove è possibile inserire le condizione che i record devono rispettare per essere selezionati In caso siano trovati record relazionati sufficienti, il blocco restituirà in output un valore di "TRUE" mentre se non dovessero essere trovati record sufficienti sarà restituito il valore di "FALSE"

STYLE RECORD COMMENTS

Questo blocco permette di aggiungere una formattazione ai commenti presenti su un record.

• Comments related to: campo dove si può inserire un ID di un determinato record, oppure se lasciato vuoto verrà selezionato il record corrente su cui sta lavorando il workflow
• Sort comments by: permette di ordinare la lista dei commenti dal più vecchio al più nuovo "ASC" oppure dal più nuovo al più vecchio "DESC"
• how much comments?: permette di inserire un limite di commenti da selezionare dal record. Se il campo viene lasciato vuoto saranno selezionati tutti i commenti presenti nel record
• Template: campo dove inserire la formattazione del commento
• Divider between comments: campo dove si può inserire che cosa andrà a dividere i commenti
• Scrivere nella variabile d'ambiente: campo dove si può inserire una variabile d'ambiente in cui scrivere i commenti

CALC VALUES FROM EXTERNAL RECORDS

Questo blocco permette di calcolare valori da un record esterno a quello su cui il workflow sta correntemente lavorando.

• Ricerca nel modulo: permette di selezionare il modulo su cui i record esterni andranno ricercati
• Eseguire fino a quando questo numero di record: permette di selezionare un limite massimo di record esterni selezionati per eseguire i calcoli
• Ordina i risultati per questa colonna: permette di scegliere un campo secondo cui ordinare i record selezionati. Si possono ordinare in modo ascendente "ASC" oppure in modo discendente "DESC"
• $env Variable to be saved to: permette di usare una variabile d'ambiente per salvare i risultati
• Selezionato un modulo, sarà possibile scegliere una delle modalità con cui filtrare i record su cui si vuole impostare i valori. Le modalità sono tra di esse esclusive, quindi si può scegliere di utilizzare soltanto una:
  • Get Records by Condition: permette di inserire delle condizioni che selezionano i record che le rispettano
  • Records from List Filter: permette di scegliere da una picklist un filtro lista presente sul modulo
  • Related Records: permette di scegliere record relazionati
  • Had purchased Prdoduct/Service: permette di filtrare i record che contengono i prodotti/servizi inseriti. Questa opzione è disponibile soltanto per i moduli che permettono di avere record di prodotti/servizi
  • Result of previous search: permette di inserire una variabile d'ambiente contenente una lista di record
  • Combine multiple Selectors: questo metodo permette di creare una modalità di selezione record più complessa combinando multiple modalità di selezione

PDF GENERATOR

Questo blocco permette di generare documenti PDF per i record selezionati

• PDFGenerator Version: viene visualizzata la versione del PDFGenerator che verrà utilizzata dal workflow Il blocco dà la possibilità di scegliere se usare il record su cui il workflow sta girando, oppure se scegliere un altro record esterno. Le opzioni sono mutualmente esclusive, quini si può selezionare soltanto una tra le due. Nel caso in cui si scelga di usare il record corrente, verrà visualizzata questa maschera:

Se invece si sceglie di usare un record esterno si aprirà questa maschera:

Scegliere il modulo a cui appartengono i record che si vogliono utilizzare e impostare condizioni per filtrare i record.

• Modello PDF: permette di scegliere da una picklist quale modello PDF usare per generare il documento. Possono essere usati solo i modelli PDF disponibile per il modulo a cui appartiene il record
• Copies: campo dove si possono specificare quante copie del documento si vogliono avere
• What to to with the file: permette di scegliere che cosa fare con il documento generato.

Dalla picklist si possono scegliere 4 modalità di utilizzo del file PDF generato dal workflow:

• Send Fax: se scelto permette di mandare il documento PDF tramite fax
• Store in Documents Module: se scelto salva il documento PDF generato dal workflow nel modulo documenti e si aprirà questa maschera:
  • Titolo del documento: campo in cui si inserisce il titolo del documento
  • Descrizione del documento: campo in cui si inserisce la descrizione del documento
  • Cartella: picklist da cui si può scegliere la cartella in cui il documento PDF generato sarà salvato
  • Execute this workflow with the new document: picklist da cui si può scegliere un workflow PDF da eseguire sul documento PDF generato
  • Create relationship to record: se flaggato permette di relazionare il record al documento generato
  • Use this record IDs for relationship: campo in cui si può inserire l'ID di un record che verrà usato per la relazione. Se si lascia il campo vuoto, verrà usato l'ID del record corrente
  • Store document ID in this $env variable: campo in cui si può inserire una variabile d'ambiente in cui verrà salvato il PDF appena generato, in modo da poter essere utilizzato all'interno del workflow.
• Direct download file
• Store in Filestore

RIMUOVI RECORD

Questo blocco permette di eliminare record dal CRM

• Delete the Record with this ID: campo dove si può inserire l'ID di un record da eliminare oppure, se lasciato vuoto il blocco cancellerà il record su cui il workflow sta correntemente lavorando

DUPLICA RECORD

Questo blocco permette di duplicare il record selezionato

CONVERTI RECORD

Questo blocco permette di convertire il record selezionato

IMPOSTA NUMERO RECORD PERSONALIZZATO

Questo blocco permette di impostare un numero al record su cui il workflow sta lavorando

• Scrivi in questo campo: permette di scegliere il campo a cui si vuole accedere, presente nel modulo principale in cui il workflow sta lavorando
• Numero riga: campo in cui si inserisce il numero della riga
• Lunghezza del numero: campo in cui si inserisce la lunghezza del numero
• Prossimo ID: campo in cui si inserisce l'ID del prossimo record
• Prefisso del numero: campo in cui si inserisce il prefisso del numero

LOOP

Questo blocco permette di creare un ciclo con la possibilità di eseguire altri blocchi del workflow finchè non si ha una condizione di uscita dal ciclo

• Initialize Loop: campo in cui si assegna alla variabile di ambiente "$loop" un valore numerico intero positivo
• Run Untill: campo in cui si imposta una condizione di uscita dal ciclo.
• Increment script: campo in cui si assegna un valore alla variabile di ambiente "$loop", con l'obiettivo di incrementarla ad ogni iterazione del ciclo
• Limit loop turns to: permette di impostare un limite massimo di iterazioni, ignorando se la condizione di uscita sia stata raggiunta.
• Loop options: questa sezione prevede varie opzioni che andranno ad influire sul ciclo:
  • Loop path output
  • Execute expressions each time: se flaggato permette di eseguire ad ogni iterazione l'espressione che si inserisce nel campo vicino
  • Execute workflow each time: se flaggato esegue un workflow scelto ad ogni iterazione del ciclo

LOOP THROUGH PRODUCTS

Questo blocco permette di creare un ciclo che andrà a ciclare su tutti i prodotti presenti nel record selezionato.

Sono presenti 2 opzioni mutualmente esclusive per scegliere il record su cui eseguire il ciclo:

• Load Products of this Record: se si sceglie questa opzione, nel campo a fianco si possono inserire l'ID del record che si vuole ciclare. Se si lascia il campo vuoto, verrà selezionato l'ID del record su cui sta lavorando il workflow
• Load Products of this Product Collection ID: se si inserisce questa opzione, nel campo a fianco si inserisce l'ID della collezione di prodotti su cui si vuole eseguire il ciclo
• Loop options: questa sezione prevede varie opzioni che andranno ad influire sul ciclo:
  • Loop path output
  • Execute expressions each time: se flaggato permette di eseguire ad ogni iterazione l'espressione che si inserisce nel campo vicino
  • Execute workflow each time: se flaggato esegue un workflow scelto ad ogni iterazione del ciclo

SELECT PRODUCTS FROM RECORDS

Questo blocco permette di selezionare i prodotti presenti in un determinato record.

• Product Collection ID: campo dove si può inserire l'ID del Product Collection
• Ricerca nel modulo: permette di selezionare un modulo su cui ricercare la collezione dei prodotti
• Eseguire fino a quando questo numero di record: imposta un numero massimo di record da selezionare
• Ordina i risultati per questa colonna: permette di ordinare il risultato per la colonna selezionata

ESEGUIRE L'ESPRESSIONE CON RECORD ESTERNI

Questo blocco permette di eseguire un espressione su record diversi rispetto al record su cui viene eseguito il workflow.

Il blocco è composto dai seguenti campi:

• Ricerca nel modulo: Selezionare il modulo su cui si vuole eseguire la ricerca del record
• Eseguire fino a quando questo numero di record: impostare un numero preciso di record che si vuole cercare, altrimenti lasciare vuoto per tenere tutti i record trovati
• Treffer sortieren nach: impostare un ordinamento in base ad un campo del modulo
• Folgende Expression ausführen: qui va inserita l'espressione da eseguire

Al di sotto ci sono diverse possibilità per selezionare i record su cui eseguire l'espressione, solitamente viene utilizzato il primo che permette di impostare delle condizioni. Un esempio di utilizzo di questo blocco è recuperare dati partendo da un ID e successivamente salvarli su variabili d'ambiente per poter poi utilizzarli all'interno del workflow. Nell'esempio qui sotto riportato, da un workflow eseguito dal modulo contatti è possibile recuperare informazioni dell'azienda collegata al contatto attraverso il campo "Nome Azienda".

TIPO DI ESECUZIONE

Questo blocco permette di riconoscere il tipo di esecuzione del workflow, se automatica o manuale.

• Manuale: Il blocco riconosce l'esecuzione manuale quando il workflow viene lanciato manualmente.
• Automatica: Il blocco riconosce l'esecuzione automatica in tutti gli altri casi di esecuzione di un workflow: schedulato, primo salvataggio, ado ogni salvataggio, all'invio di una email, all'inserimento di un commento, prima che il record sia cancellato ecc..

La prima uscita del blocchetto è l'uscita dell'esecuzione manuale, la seconda dell'esecuzione automatica.

FRONTEND ACTION

Questo blocchetto è disponibile soltanto se il trigger d'inizio è "Trigger in Edit/CreateView". Attraverso il blocco frontend action è possibile compiere diverse azioni sul frontend.

il primo campo da impostare è "execute this function", qui ci sono diversi valori disponibili:

• Set Value to Input Element: permette di impostare automaticamente il valore di un campo
• Disable Form Submit: permette di disabilitare il tasto "Salva"
• Enable Form Submit: permette di abilitare il tasto "Salva"
• Focus a field: appena il workflow viene triggerato la pagina viene centrata sul campo che si seleziona
• Remove Tooltip: permette di rimuovere un tooltip mostrato in precedenza
• Disable Values in Picklist: permette di disabilitare alcuni valori di una picklist.
• Remove Picklistvalue Filter: Non supportato, non funziona.
• Show Tooltip: permette di mostrare un tooltip su un campo

SET VALUE TO INPUT ELEMENT

I campi da impostare sono:

• Input Selector you want to set: qui è necessario inserire un attributo HTML per identificare il campo in maniera univoca. Solitamente viene utilizzato l'atturbuto name, la formula corretta per utilizzarlo è quella riportata nell'immagine qui sopra. Per trovare l'attributo di uno specifico campo è necessario ispezionare la pagina dove si trova il campo.

• New value: qui è necessario inserire il valore che si vuole impostare, può essere un valore fisso o una varibile.
  

  N.B.: Nel caso si voglia inserire il riferimento di un altro campo (per esempio sconto2 è uguale a sconto1) bisogna sempre far riferimento al name di quel campo, inserendolo con la formula $name. (es. $discount1).

  N.B.: Nel caso in cui si voglia utilizzare questa funzione su righe inventario è di fondamentale importanza la variabile d'ambiente $env["lastLineItemChangeIndex"]. Questa variabile infatti contiene il progressivo della riga indispensabile per ricostruire il nome della variabile. Nelle righe inventario infatti per distinguere lo stesso campo da una riga all'altra il nome dei campi viene seguito da un progressivo, quindi si ha per esempio i name "listprice1", "listprice2", "listprice3" ecc..

  N.B.: Altre 2 variabili rese disponibili nei workflow in edit se utilizzate su righe inventario sono: $env["lastLineItemChangeField"] che restituisce il nome del campo che è cambiato (e che ha fatto scattare il workflow), $env["lastLineItemChangeValue"] il nuovo valore del campo.

DISABLE FORM SUBMIT

Questo blocco non ha bisogno di nessuna configurazione particolare.

ENABLE FORM SUBMIT

Questo blocco non ha bisogno di nessuna configurazione particolare.

FOCUS A FIELD

I campi da configurare sono:

• Focus this field: Il campo su cui fare il focus
• Should field highlighted: Se il campo deve essere evidenziato
• If yes, set color to flash: Se abilitato il campo precedente, scegliere il colore con cui evidenziare il campo.

REMOVE TOOLTIP

L'unica impostazione per questa funzione è inserire l'ID del tooltip che si vuole rimuovere.

DISABLE VALUES IN PICKLIST

I campi da configurare sono:

• Which field to limit: Quale campo picklist si vuole utilizzare
• Only show these Values: Selezionare solo i valori che si rendere selezionabili

SHOW TOOLTIP

I campi da configurare sono:

• Tooltips to this fields: selezionare i campi su cui dovranno apparire i tooltpis
• Content of Tooltip: inserire qui il contenuto del tooltip
• Theme: il tema grafico del tooltip
• Position: la posizione del tooltip rispetto al campo
• Element: ulteriore possibilità di personalizzare l'aspetto grafico del tooltip.
• Checkbox contains HTML Tags: fleggare se nel campo "Content of tooltip" si inseriscono tag HTML
• Interactions as possible?: fleggare se è possibile interagire con il contenuto del tooltip
• Backgroundcolor: il colore di sfondo del tooltip
• Textcolor: il colore del testo del tooltip
• Timeout of Tooltip in seconds: il tempo esmpresso in secondi dopo il quale il tooltip scompare
• ID of Tooltip: l'identificativo del tooltip, utile per rimuoverlo con la funzione "Remove Tooltip"

LOOP CON CONDIZIONI PERSONALIZZATE

Il blocco loop standard purtroppo fa perdere le statistiche di esecuzione del WF e rende quindi difficile il debug. Per ovviare a questo "problema" possiamo creare un loop manualmente utilizzando le condizioni personalizzate.

1. Aggiungere un blocco condizioni personalizzate dove inizializzare le varibili del loop.
2. Tramite il blocco ricerca globale creare l'array di record su cui girerà il loop.
3. Aggiungere il blocco condizioni perosnalizzate dove verrà gestito il loop.
4. Sul ramo vero dopo determinate azioni creare un altro blocco condizioni personalizzate per incrementare il loop e collegare quest'ultimo blocco all'inizio del loop.

PROCESSO DI IMPORTAZIONE

Per creare un processo di importazione attraverso un workflow abbiamo a disposizione 2 blocchi specifici: "prendi la prossima linea dal CSV" e "Importazione finita".

Per creare un processo di importazione è necessario settare il trigger d'inizio del workflow su "6. Processo d'importazione". Successivamente si deve inserire il blocco "prendi la prossima linea dal CSV". In questo blocco si vanno a definire tutte le colonne presenti all'interno del file CSV che si vuole importare e ci si associa una variabile chè sarà poi utilizzabile all'interno del workflow. A questo punto è possibile utilizzare tutti i blocchi che si desidera per implementare la logica voluta. Il tutto deve terminare con il blocchetto "Importazione finita" che termina il processo d'importazione.

Vediamo insieme un esempio di processo di importazione per importare dei contatti nel CRM.

Questo workflow è molto semplice, infatti non fa altro che leggere il CSV e con i dati letti crea il record contatto. Il trigger d'inizio deve essere impostato su "6. Processo d'importazione".

Nel blocco "prendi la prossima linea dal CSV" son stati definite le colonne del CSV. Nel campo "Pausa dopo... righe" si deve impostare un numero che indica dopo quante righe viene aggiornato il counter che mostra l'avanzamento dell'importazione. In questo esempio impostando 50 si otterrà un refresh dopo 50 record quindi per esempio: 50 su 1000, 100 su 1000, 150 su 1000 ecc..

Nel blocco "crea Record" vengono utilizzati i dati della riga letta dal CSV per creare il record, il loop continua finchè c'è una riga. Una volta arrivati all'ultima riga il blocco esce su false e termina con il blocchetto "Importazione finita".

Ovviamente è possibile fare logiche ben più complesse, come per esempio confrontare nome, cognome, email ecc. per verificare se già presenti o qualunque logica sia necessaria.

FUNZIONI

Come spiegato al capitolo "Condizioni personalizzate" nel blocco condizioni personalizzate è possibile utilizzare alcune funzioni. Qui di seguito verrà riportato un elenco di funzioni standard supportate e funzioni custom create dal team di Opencrmitalia.

WF_LOG

Questa funzione dà la possibilità di restituire dei log nella schermata dei log di Workflow Designer. È necessario passare come parametro ciò che si vuole loggare come per esempio una variabile.

Per esempio scrivendo questo

si ottiene questo

GESTORE FRONTEND

Dal menu a sinistra delle impostazioni principali, la seconda voce, permette di modificare le maschere dei record aggiungendo dei bottoni che lanciano dei workflow.

Per aggiungere un bottone è sufficiente selezionare un workflow dall’elenco in alto a destra e cliccare “Aggiungi Workflow”. Verrà in automatico aggiunto sotto al nome del modulo principale. Il bottone può essere impostato in diversi punti del CRM:

• Etichetta : campo dove è possibile inserire il nome che verrà visualizzato sul pulsante
• Includi tipo: campo dove è possibile specificare il punto del CRM in cui il pulsante sarà disponibile
• Button color: campo dove è possibile scegliere il colore del pulsante

Il bottone sarà visibile soltanto se il workflow è attivo e il record soddisfa le condizioni impostate nel blocco “Inizio”

EDITVIEW MANAGER

Questa pagina permette di gestire i workflow in edit. I workflow in edit sono dei workflow che vengono triggherati quando si è in edit di un record e attraverso questa pagina si possono impostare vari parametri.

Per aggiungere un workflow, in alto a destra selezionare il workflow e poi premere "aggiungi Workflow". Nell'elenco vengono resi disponibili soltanto i workflow che hanno il trigger d'inizio impostato su "triggered in Edit/CreatedView". Una volta aggiunto il workflow comparirà a video la sezione relativa al modulo a cui va riferimento (se non già presente). Cliccando il nome del modulo, apparirà il nome del workflow e cliccando il nome del workflow apparirà un blocco come il seguente:

Da qui possiamo attivare o disattivare il tirgger del workflow, cliccando su "open Editor" verrà visualizzato un popup su cui è possibile configurare vari parametri. Se vogliamo rimuovere il trigger è sufficiente premere il pulsante "rimuovi record".

I campi che compongono l'editor sono:

• Trigger is Active: indica se il trigger è attivo o meno
• Chech condition on pageload: se attivato, quando viene caricata la pagina di edit/create verifica se rispetta le condizioni
• After this fields have changed, check Condition: indica dopo la modifica di quale campo vengono verificate le condizioni per far partire il workflow
• Condition on Client: le condizioni per far eseguire il workflow

GESTIONE FORNITORE

Questa pagina permette di aggiungere vari tipi di connettori: SMTP, IMAP, accessi al database e varie risorse. Solitamente viene utilizzato per configurare gli account di posta (sia IMAP che SMTP) da utilizzare poi all'interno dei workflow o dei mailscanner.

PIANIFICATORE WORKFLOW

Dal menu a sinistra delle impostazioni principali, questa voce permette di poter pianificare l'esecuzione di workflow nel tempo

Se si desidera aggiungere un nuovo workflow da pianificare, cliccare sul tasto "Nuovo inserimento", che andrà ad aggiungere una riga alla lista dei workflow. La tabella si compone delle seguenti colone:

• Workflow: in questa colonna si può selezionare il workflow che si vuole pianificare dalla picklist al centro della colonna ed impostare lo stato ad "Attivo" se si desidera abilitare la pianificazione oppure lasciarla ad "Inattivo"" in modo che il workflow non venga lanciato. La checkbox a destra invece permette di eseguire il workflow su determinati record, che si possono selezionati tramite delle condizioni
• Load present: in questa colonna si può selezionare la frequenza con cui si desidera che il workflow venga eseguito. La picklis permette di scegliere tra:
  • Giornaliero
  • Una volta per giornata lavorativa
  • Ogni ora di una giornata lavorativa
  • Ogni Lunedì
  • Il primo di ogni mese Sotto la picklist verrà visualizzata la prossima data dell'esecuzione del workflow, calcolata dai parametri immessi
• Minuti: campo in cui si possono inserire quanti minuti devono trascorrere tra le esecuzione del workflow
• Ore: campo in cui si possono inserire quante ore devono trascorrere tra le esecuzione del workflow
• Giorno del mese: campo in cui si inserisce il giorno del mese in cui si vuole che il workflow venga eseguito
• Mese: campo in cui si inserisce il mese in cui si vuole che il workflow venga eseguito
• Giorno della settimana: campo in cui si inserisce in quale giorno della settimana si desidera che il workflow venga eseguito
• Anno: campo in cui si inserisce l'anno in cui si desidera che il workflow venga eseguito