VERSIONE: 7.02.08

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Connettore Calendari Google è quello di sincronizzare il calendario del CRM al proprio calendario di Google.

Ogni utente può sincronizzare il calendario al proprio account Google con la possibilità di scegliere la modalità di sincronizzazione: da Vtiger a Google, da Google a Vtiger o entrambi i sensi.

Il modulo utilizza le Google API.

PRIMA CONFIGURAZIONE

La prima cosa da fare per poter utilizzare il modulo è attivare le API necessarie al funzionamento del modulo. Per farlo, bisogna accedere a https://console.cloud.google.com, facendo il login con un account Google valido.

In alto a sinistra, di fianco alla scritta “Google Cloud” bisogna scegliere un progetto esistente sul quale attivare le API. Se non si avessero progetti attivi, è sufficiente crearne uno nuovo. Cliccando il bottone "Seleziona un progetto" si aprirà il seguente popup:

Cliccare "Nuovo progetto" e inserire il nome da assegnare al progetto, l'organizzazione non è obbligatoria. Una volta creato il progetto apparirà la seguente schermata che indica in quale progetto stiamo lavorando.

Successivamente entrare in “API e servizi” -> “Schermata consenso OAuth” dal menu laterale.

Nella schermata che appare cliccare il bottone "INIZIA" e seguire i vari passaggi inserendo i dati richiesti.

Compilare i dati come di seguito:

• Nome applicazione: VTiger;
• Email per assistenza utenti: Selezionare l'indirizzo email dell'account google in uso;
• Pubblico: Selezionare "Interno" se si fa parte di Google Workspace altrimenti si è obbligati a selezionare "Esterno".
• Dati di contatto: Selezionare l'indirizzo email dell'account google in uso;
• Fine: Accettare le Norme relative ai dati utente

Completato questo passaggio è necessario configurare un client Oauth, per farlo premere il pulsante "CREA CLIENT OAUTH"

Da popup che si aprirà selezionare “Applicazione web” e compilare i campi come di seguito:

• Nome: VTiger
• Origini JavaScript autorizzate: URL dell’istanza Vtiger
• URL di reindirizzamento autorizzati: URL_ISTANZA/index.php?module=GoogleSync&action=AuthCallBack&mode=callback

Cliccare su “CREA”.

Dall'eleco selezionare il client Oauth appena creato e dalla finestra che appare saranno disponibili ID client e Client secret da impostare nel CRM.

Una volta attivati ID client e Client secret bisogna attivare le API necessarie alla sincronizzazione. Per farlo, cliccare su “API e servizi" e poi "libreria” dal menu di sinistra.

Si aprirà l’elenco delle chiavi API messe a disposizione da Google: abilitare “Google Calendar API” e “Google Tasks API”.

Dopo aver configurato le API, è necessario pubblicare l'App. Per farlo dal menu di sinistra selezionare "API e servizi" e poi "Schermata consenso OAuth", dalla pagina che si apre selezionare "Pubblico" e poi "PUBBLICA L'APP".

L’ultimo passaggio da fare in Google Cloud è la configurazione di un account di fatturazione collegato al progetto. Cliccando su “Fatturazione” dal menù di sinistra si aprirà una maschera che vi guiderà in ogni passaggio per il collegamento dell’account di fatturazione.

Fatto anche il collegamento dell’account di fatturazione allora la configurazione delle API Google è completa.

L’ID client e il secret ricevuti vanno inseriti nella pagina di configurazione di Vtiger, richiamabile tramite il pulsante --> "Impostazioni" --> "Altre Impostazioni"--> "GoogleSync"

La spunta su “Salva contenuto in HTML” è obbligatoria.

FUNZIONAMENTO

Per attivare la sincronizzazione andare su -->"GoogleSync"

Si aprirà questa maschera, dove è possibile impostare i parametri della sincronizzazione. Oltre all’accesso a Google, necessario per la sincronizzazione con il proprio calendario, c’è la possibilità di scegliere che tipo di sincronizzazione utilizzare:

• bidirezionale: il sistema invierà gli eventi di Vtiger a Google Calendar e viceversa;
• da Vtiger: gli eventi di Vtiger saranno inviati a Google Calendar, ma non viceversa;
• da Google: gli eventi di Google Calendar saranno inviati a Vtiger, ma non accadrà il contrario.

In caso venga scelta la sincronizzazione bidirezionale, è possibile anche scegliere, in caso di conflitto nello stesso evento di calendario, quali informazioni far prevalere. E’ possibile inoltre scegliere quali ore del giorno sincronizzare e se sincronizzare o meno gli eventi privati.

Il connettore Google ha 4 possibilità di configurazione per gli eventi contrassegnati come privati:

• Sincronizza tutto: vengono sincronizzati gli eventi privati sia da Vtiger verso Google che viceversa
• Solo verso Google: vengono sincronizzati soltanto gli eventi privati di Vtiger verso Google
• Solo verso VTiger: vengono sincronizzati soltanto gli eventi privati di Google verso Vtiger
• Non sincronizzare: gli eventi privati non vengono sincronizzati

IMPOSTARE LIMITI UTILIZZO API

Impostare un limite d'utilizzo per le API è di fondamentale importanza per tenere sotto controllo il loro utilizzo. Se non viene impostato nessun limite, potrebbe capitare che, senza accorgersene, vengano eseguite moltissime chiamate e di conseguenza il prezzo da pagare sarà oneroso.

Per impostare un limite alle API disponibili per un token visitare il seguente link: https://console.cloud.google.com/google/maps-apis/quotas?inv=1&invt=Abn87A

Successivamente cliccare su "Quote" dal menu di sinistra e dalla pagina che si aprirà, dal menu a discesa saranno elencate tutte le API disponibili. Per far funzionare correttamente il connettore google sono necessarie le seguenti API:

• Google Calendar API
• Tasks API

È consigliato rimuovere tutte le altre API non necessarie.

Dalla stessa schermata è possibile impostare un limite di chiamate giornaliero per ogni singola API. Il limite va impostato tenendo in considerazione la tipologia del progetto, è consigliabile impostare un limite di 1000 in caso di indecisione. Per impostare il limite selezionare la relativa API, successivamente selezionare la voce "Requests per day" e successivamente l'icona del grafico a destra.

Si aprirà il seguente popup da cui è possibile impostare il limite.

Successivamente si consiglia di verificare che tutte le API siano configurate nel modo corretto. Dal menu di sinistra cliccare "API e servizi" e successivamente "Credenziali".

Cliccano la voce dell'API si aprirà la seguente schermata:

Un altro limite molto importante da impostare è la restrizione relativa ai siti web. Se non presente inserire l'URL del proprio CRM, così facendo solo le richieste mandate dal CRM saranno accettate.

Dopo aver impostato tutti i limiti necessari, un'ulteriore raccomandazione è impostare le notifiche in merito al raggiungimento di determinate quote di traffico.

Per farlo, dalla schermata principale del progetto cliccare su "Visualizza le spese dettagliate".

Dalla nuova schermata che si aprirà cliccare su "ricevi un avviso".

Successivamente selezionare la voce di avviso predefinito cliccando su "Avviso relativo al budget di Google Maps Platform predefinito".

Dal popup che si aprirà spuntare la voce "Collega i canali di notifica email di Monitoring a questo budget".

Dal menu a discesa "Canali di notifica" cliccare sulla voce "Manage Notification Channels".

Successivamente nella sezione "Email" cliccare "Add New".

Dal popup che apparirà inserire le informazioni richieste

Così facendo quando verranno raggiunte le relative percentuali del budget specificato, verrà notificato tutto via email.

COMPORTAMENTI NOTI

• Il connettore Google NON sincronizza gli eventi che vengono creati come ricorsivi su Google. Mentre se gli eventi ricorsivi vengono creati nel CRM, verranno correttamente sincronizzati.
• Il connettore Google NON sincronizza gli eventi dei calendari condivisi di Google.