VERSIONE: 7.08.09

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Email marketing è quello di creare, inviare e controllare le statistiche delle campagne mail direttamente da Vtiger.

Il modulo si compone dei 4 seguenti moduli:

• Liste marketing: questo modulo serve a filtrare i record del crm per creare le liste per le newsletter.
• Email Marketing Template: questo modulo serve a creare i vari template email da usare poi all’interno delle campagne.
• Campagne email: serve a creare le campagne per l’invio delle newsletter, con la possibilità di parametrizzare i destinatari, l’ora di invio etc..
• Target Campagne Email: quest’ultimo modulo serve per verificare i singoli invii, con la relazione alla relativa campagna e al record del CRM, con il dettaglio del numero di click effettuati sulla mail, etc..

FUNZIONAMENTO

Per utilizzare il modulo Campagne Email è necessario impostare correttamente i parametri presenti in --> “Impostazioni” --> “Altre Impostazioni” --> “Email Campaign”.

Nella pagina si trovano tutte le impostazioni relative al modulo, tra le varie impostazioni c’è la voce Manage SMTP Servers che viene utilizzata per configurare un nuovo server SMTP.

Cliccando su Manage SMTP Servers verrà visualizzata la seguente schermata:

Cliccando su Add New Configuration verrà visualizzata la seguente schermata, popolando correttamente tutti i dati richiesti, sarà possibile configurare un nuovo server SMTP.

I campi richiesti dalla configurazione sono:

• Nome Server: inserire il nome del server SMTP, di seguito i più frequenti:
  • Gmail: ssl://smtp.gmail.com:465
  • Office 365: tls://smtp.office365.com:587
  • Aruba: ssl://smtps.aruba.it:465
  • SendGrid: tls://smtp.sendgrid.net:587
• Nome Utente: inserire il nome utente per accedere alla casella di posta
• Password: inserire la password per accedere alla casella di posta
• Da Email: inserire l’indirizzo email che apparirà come mittente della mail
• From Name: inserire il nome che apparirà come mittente della mail
• Reply to Email: inserire l’indirizzo email che il destinatario userà per inviare una eventuale risposta
• Return Path: inserire l’indirizzo email al quale verranno inviati eventuali messaggi d’errore generati durante l’invio della campagna
• Richiedere autenticazione: per il corretto funzionamento dell’SMTP, mettere sempre la spunta

Oltre alla configurazione dell’SMTP, cliccando “Modifica” è possibile impostare altri parametri necessari all’invio delle campagne email.

• Numero email per intervallo: in questo campo si può specificare quante email il sistema deve inviare per ogni giro di scheduler. Per esempio se si inserisce 100 email e lo scheduler viene eseguito ogni 15 minuti, verranno inviate 100 email ogni 15 minuti.

• Traccia Statistiche email: se attivato, vengono tracciati alcuni comportamenti eseguiti dai destinatari della mail, tra cui: chi ha ricevuto l’email, chi l’ha aperta, se le email sono state inviate, quanti si sono disiscritti e quante liste sono collegate alla Email Campaign. Tutte queste informazioni sono disponibili una volta che la campagna è in esecuzione od è stata inviata, entrando nel dettaglio e spostandosi nella relatedlist “Report”.
• Salva Entità email: se attivato, la mail inviata verrà associata al record proprietario, la mail sarà visibile nella relatedlist “Email”.
• Rimuovi email duplicate dalla campagna: attivando questa funzionalità se c’è un’azienda ed un cliente con la stessa email verrà inviata solo un’email senza mandarla due volte.
  • Questa opzione ha importante rilevanza sulla gestione della disiscrizione di una email.
    • Se impostata a "Si" tutte le anagrafiche Azienda/Contatto/Lead con l'indirizzo email che si sta disiscrivendo verranno disiscritte dalle Campagne Email.
    • Se impostata a "No" verrà disiscritta soltanto l'anagrafica che effettivamente inoltra la richiesta di disiscrizione.

• Campo email per contatti: in questo campo si sceglie quale indirizzo email utilizzare per l’invio per il modulo Contatti.
• Campo email per Lead: in questo campo si sceglie quale indirizzo email utilizzare per l’invio per il modulo Lead.
• Campo email per Aziende: in questo campo si sceglie quale indirizzo email utilizzare per l’invio per il modulo Aziende.
• Unsubscribe Landing Page: in questo campo si può creare un template che verrà visualizzato quando un utente cliccherà il pulsante per disiscriversi dalle campagne email.
• Subscribe: in questo campo si può creare un template che verrà visualizzato quando un utente cliccherà il pulsante per iscriversi alle campagne email.

Una volta configurati correttamente i dati sarà possibile creare le campagne email. I passaggi per il corretto invio di una campagna mail sono 3:

• Generazione della lista marketing;
• Creazione template email;
• Invio della campagna email;

Di seguito sono riportati i passaggi necessari alla corretta configurazione di ogni modulo.

GENERAZIONE DELLA LISTA

Per creare delle liste ci sono due modi:

• Liste marketing ;
• Flex Report;
  • Grid
  • SQL

1. Entrando nel modulo “Liste marketing” è possibile creare le liste personalizzate per le campagne mail. Cliccando su “Aggiungi elemento” è possibile creare la lista. Per farlo è necessario scegliere il modulo da cui estrarre i dati e quali filtri utilizzare.
   • 
   • Modulo: selezionare il modulo da cui verranno caricati i destinatari
   • Assegnato a: selezionare a chi è assegnata la lista marketing
   • Nome: impostare un nome alla lista
   • Condition Type: è di default Suite Condition
   • “Applicare senza condizioni”: mettendo la spunta su questo campo, in automatico verranno presi tutti i destinatari del relativo modulo selezionato.
   • Cliccando su “Applica” verrà mostrata un’anteprima con il numero di record presenti nella lista.
2. Entrando sul modulo Flex Report si può creare un report che poi verrà utilizzato come lista nella Email Campaign
   • Nella realizzazione delle liste si possono usare solo i report con una visualizzazione a tabella (Grid, SQL)

CREAZIONE TEMPLATE EMAIL

Il modulo prevede la possibilità di creare template personalizzati con l’inserimento di link, bottoni e immagini. Cliccando su “Aggiungi elemento” è possibile creare il template. Per farlo è necessario dare un titolo al template, impostare il soggetto e l’assegnatario.

Poi cliccare su “Create Template” in alto a destra.

Si aprirà questa schermata:

Dove è possibile:

• Dalla sezione laterale sinistra “blocks” è possibile trascinare il blocco nel template per inserire contenuti;
• Dalla sezione laterale sinistra “content” è possibile impostare il contenuto del blocco selezionato;
• Dalla sezione laterale sinistra “style” è possibile impostare uno stile del blocco selezionato;
• Con le frecce Redo e Undo è possibile andare avanti (Redo) o tornare indietro (Undo) di una modifica alla volta;
• Cliccando sul simbolo è possibile visualizzare un’anteprima del template.
• Con il bottone Publish è possibile salvare il template;

È possibile inserire variabili nel template:

1. Posizionarsi su un blocco testo.
2. Fare doppio click e apparirà sopra al testo una barra strumenti, cliccare sul seguente simbolo
3. Compilare nel seguente modo: nel primo elenco a discesa inserire il modulo da cui estrarre la variabile, mentre nel secondo elenco a discesa bisogna inserire il nome del campo. Di seguito un esempio di come inserire il nome azienda estratto dal modulo “Aziende”.
   

INVIO CAMPAGNA MAIL

L’invio di una campagna mail si compone di 4 passaggi. Il primo passaggio consiste nell’impostare i dati di invio.

Si compone di 8 campi:

• Nome campagna: indicare il nome della campagna mail;
• Assegnato a: indicare l’utente a cui è assegnata la campagna;
• Opzioni disiscrizione: inserisce un link nella mail che verrà inviata, che permetterà al destinatario della mail di disiscriversi dalle newsletter;
• Tipo assegnazione: permette di scegliere a chi verranno assegnati i singoli invii, quindi:
  • Assegnatario campagna --> i singoli invii vengono assegnati all'utente a cui è stata assegnata la campagna.
  • Assegnatario entità --> i singoli invii vengono assegnati all'utente a cui è assegnato il record (Lead/Contatto/Azienda).
  • Assegnatario fisso --> i singoli invii vengono assegnati ad un utente fisso che può essere diverso dall'assegnatario della campagna.
• Seleziona SMTP: scegliere l’indirizzo da cui mandare la mail (i parametri sono stati configurati nelle impostazioni).
• Stato della campagna: imposta uno stato alla campagna che poi si modifica automaticamente in base al reale stato della campagna;
• Funnel: collegare la campagna ad un record del modulo Funnel;
• Param link personalizzato: permette di inserire una o più variabili che saranno aggiunte ad ogni link presente nella mail (Es. link: ?origine=Marketing).

Il passo 2 mi permette di scegliere i sottoscrittori. I sottoscrittori possono essere selezionati da:

• Una lista;
• Una campagna mail già inviata;
• Un report standard di Vtiger (obsoleto, non viene garantito il corretto funzionamento);

  • N.B.: Se si usano i report standard nelle campagne mail per estrarre la lista dei sottoscrittori è necessario impostare la condizione che il campo "Email Campaign Opt Out" sia uguale a "disabilitato" o a "No" così da escludere chi si è disiscritto dalle campagne email.

  • 
• Un Flex Report.

Una volta selezionata la propria scelta cliccare su “Add” per aggiungere i sottoscrittori all’elenco dei destinatari. Per fare una seconda aggiunta, è sufficiente, dopo aver aggiunto il primo elenco di sottoscrittori, cambiare l’origine e cliccare su “Add” nuovamente.

Il terzo passaggio consiste nella creazione della mail che si vuole inviare.

È possibile utilizzare un template Email standard di Vtiger, oppure un template creato dal modulo “Email Marketing Template”. Utilizzare un template non è obbligatorio, si possono creare le mail direttamente da questa maschera.

Esiste inoltre la possibilità di aggiungere allegati alla mail che verrà inviata.

Per inserire variabili nel template basterà compilare la voce “Inserisci tag” nel seguente modo: nel primo elenco a tendina inserire il modulo da cui estrarre la variabile, mentre nel secondo elenco a tendina bisogna inserire il nome del campo. Di seguito l’esempio di come estrarre il nome dell’azienda dal modulo “Aziende”.

Il passo 4 consiste in un ricapitolo dei dati inseriti e nell’invio della campagna.

L’invio può essere immediato, cliccando sul bottone “Invia ora” oppure, usando il bottone “Imposta invio ritardato”, è possibile scegliere data e ora di invio della campagna.

Nell’invio ritardato della campagna è possibile utilizzare la funzione Keep alive. Cioè è possibile mantenere attiva una campagna fino alla data e ora configurate nell’invio. Ciò ti permette di far arrivare in qualsiasi momento la campagna anche ai nuovi sottoscrittori inseriti nel CRM dopo la creazione e l’inizio della campagna e che soddisfino le condizioni impostate nei passaggi precedenti.

È possibile inoltre fare un test di invio scegliendo un indirizzo mail a cui farla arrivare, per fare delle verifiche prima dell’invio vero e proprio.

Nel caso in cui una campagna email è in stato "In corso" o "Schedulata" è possibile fermarla premendo l'apposito bottone in Detailview della campagna.

Cliccando questo bottone la campagna verrà immediatamente fermata e non saranno fatto ulteriori invii. Non sarà possibile modificare la campagna e nemmeno farla ripartire.

TARGET EMAIL CAMPAIGN

Quest’ultimo modulo permette di vedere l’elenco dettagliato dei destinatari delle varie campagne.

Permette quindi di vedere a quali record è stata inviata una campagna.

COMPORTAMENTI NOTI

• ATTENZIONE: aggiornando il modulo liste marketing da 7.6 (e versioni precedenti) a 7.8 le liste potrebbero smettere di funzionare, in particolare quelle contenenti gruppi di condizioni. In questi casi vi invitiamo a contattare il team di supporto (supporto@opencrmitalia.com).
• Se il destinatario della mail utilizza un client di posta (od ha attivato qualche impostazione) per cui le immagini non vengono scaricate automaticamente, finché non scarica le immagini l'apertura non verrà conteggiata sul CRM.
• Se un utente si disiscrive la sua disiscrizione verrà conteggiata e visualizzata su tutte le campagne mail precedenti che ha ricevuto.
• Le mail non inviate perchè andate in errore alla fine della campagna verranno conteggiate come mail da inviare.