VERSIONE: 7.08.19

INTRODUZIONE

Il modulo Campagne Email consente di creare, inviare e monitorare le campagne email direttamente all’interno del CRM.\

L’obiettivo è gestire in modo completo tutte le fasi di una campagna di comunicazione, dall’impostazione del pubblico alla misurazione dei risultati.

Il modulo è composto da quattro sotto-moduli principali:

• Liste Marketing: Permette di filtrare e selezionare i record presenti nel CRM per creare le liste marketing da utilizzare nelle campagne email.
• Email Marketing Template: Consente di creare e gestire i template email che verranno utilizzati per l’invio delle campagne.
• Campagne email: Permette di configurare e gestire le campagne di invio, definendo parametri come destinatari, orario di invio e ulteriori opzioni operative.
• Target Campagne Email: Consente di monitorare i singoli invii, con una relazione diretta alla campagna di riferimento e ai record del CRM. In questa sezione sono disponibili anche le statistiche di interazione, come ad esempio il numero di click effettuati sulle email inviate.

FUNZIONAMENTO

IMPOSTAZIONI MODULO

Per utilizzare il modulo Campagne Email, è necessario impostare correttamente i parametri presenti in “Impostazioni” --> “Altre Impostazioni” --> “Campagne Email”.

Nella pagina si trovano tutte le impostazioni relative al modulo, tra le varie impostazioni c’è la voce "Configura server SMTP" che viene utilizzata per configurare un nuovo server SMTP.

CONFIGURAZIONE SERVER SMTP

Cliccando su "Configura server SMTP", verrà visualizzata la schermata dedicata alla gestione dei server SMTP.

Per aggiungere una nuova configurazione, selezionare "Aggiungi nuova configurazione".\

Compilando correttamente tutti i campi richiesti, sarà possibile creare un nuovo server SMTP per l’invio delle campagne.

I campi richiesti dalla configurazione sono:

• Nome server: Inserire il nome del server SMTP, di seguito alcuni esempi comuni:
  • Gmail: ssl://smtp.gmail.com:465
  • Office 365: tls://smtp.office365.com:587
  • Aruba: ssl://smtps.aruba.it:465
  • SendGrid: tls://smtp.sendgrid.net:587
• Nome utente: Inserire il nome utente utilizzato per accedere alla casella di posta.
• Password: Inserire la password dell’account di posta.
• Da email: Indicare l’indirizzo email che comparirà come mittente della mail.
• Nome: Inserire il nome del mittente che verrà visualizzato dai destinatari.
• Rispondi a email: Indicare l’indirizzo email al quale i destinatari potranno rispondere.
• Richiedere autenticazione: Abilitare sempre questa opzione per garantire il corretto funzionamento del server SMTP.

IMPOSTAZIONI AGGIUNTIVE

Oltre alla configurazione del server SMTP, cliccando su “Modifica” è possibile impostare ulteriori parametri necessari per l’invio delle Campagne Email.

PARAMETRI DI INVIO

• Numero email per intervallo: In questo campo è possibile specificare quante email il sistema deve inviare per ogni esecuzione dello scheduler.
  Ad esempio: se si imposta “100 email” e lo scheduler è eseguito ogni 15 minuti, il sistema invierà 100 email ogni 15 minuti.

OPZIONI DI TRACCIAMENTO E GESTIONE EMAIL

• Traccia statistiche email: Se attivato, il sistema registra il comportamento dei destinatari, tracciando:
  • Chi ha ricevuto l’email.
  • Chi l’ha aperta.
  • Lo stato di invio.
  • Le disiscrizioni.
  • Le liste collegate alla campagna. Queste informazioni sono consultabili nella related list “Report” della campagna una volta che l’invio è avvenuto o è in corso.
• Salva entità email: Se attivo, ogni email inviata viene associata al record proprietario e visualizzata nella related list “Email”.
• Rimuovi email duplicate dalla campagna: Se abilitata, questa opzione impedisce l’invio multiplo dello stesso messaggio a indirizzi duplicati (es. un’azienda e un contatto con la stessa email).
• Questa impostazione è particolarmente importante per la gestione delle disiscrizioni:
  • Se impostata su “Sì”, tutte le anagrafiche (Aziende, Contatti, Lead) che condividono l’indirizzo email verranno disiscritte automaticamente dalle campagne.
  • Se impostata su “No”, verrà disiscritta solo l’anagrafica che ha inoltrato la richiesta.

CAMPI EMAIL E TEMPLATE ISCRIZIONE / DISISCRIZIONE

• Campo email per contatti: Selezionare l’indirizzo email da utilizzare per l’invio nel modulo Contatti.
• Campo email per Lead: Selezionare l’indirizzo email da utilizzare per l’invio nel modulo Lead.
• Campo email per Aziende: Selezionare l’indirizzo email da utilizzare per l’invio nel modulo Aziende.
• Pagina di disiscrizione: Permette di creare il template della pagina di disiscrizione, visualizzata quando l’utente clicca sul pulsante per annullare l’iscrizione.
• Pagina di iscrizione: Permette di creare il template della pagina di iscrizione, visualizzata quando l’utente decide di iscriversi alle campagne email.

Una volta completata la configurazione, sarà possibile procedere con la creazione e l’invio delle campagne email.
Il processo si articola in tre fasi principali:

• Generazione della lista marketing
• Creazione del template email
• Invio della campagna email

Nei paragrafi successivi vengono descritti nel dettaglio i passaggi necessari alla corretta configurazione di ciascun modulo.

GENERAZIONE DELLA LISTA

Per poter inviare una Campagna Email è necessario creare una o più liste marketing che contengano i destinatari della comunicazione.
Le liste possono essere create in tre modi differenti:

1. Dal modulo “Liste Marketing”

2. Dal modulo “Flex Report” (utilizzando report di tipo Grid o SQL)

3. Accedendo al modulo Liste Marketing, è possibile creare nuove liste personalizzate da utilizzare nelle campagne. Per creare una nuova lista, cliccare su “Aggiungi Record”. Nella schermata di creazione, compilare i seguenti campi:

   • Modulo: Selezionare il modulo da cui verranno estratti i destinatari (es. Contatti, Aziende o Lead).
   • Assegnato a: Indicare l’utente o il gruppo a cui la lista marketing sarà assegnata.
   • Nome: Inserire un nome descrittivo per la lista.
   • Tipo di condizioni: Il valore predefinito è "Suite Condition". Nel caso di vecchie condizioni il valore sarà differente e non modificabile.
   • “Applicare senza condizioni”: mettendo la spunta su questo campo, in automatico verranno presi tutti i destinatari del relativo modulo selezionato.
   • Cliccando su “Applica” verrà mostrata un’anteprima con il numero di record presenti nella lista.

4. È possibile creare una lista anche utilizzando il modulo Flex Report.
   Il report generato potrà essere selezionato successivamente come lista di destinatari della campagna email.
   Per la generazione della lista, è necessario utilizzare solo report con visualizzazione tabellare, ovvero:

   • Grid
   • SQL

CREAZIONE TEMPLATE EMAIL

Il modulo Email Marketing Template permette di creare template personalizzati per le campagne, con la possibilità di inserire link, bottoni e immagini.
Per creare un nuovo template:

1. Accedere al modulo Email Marketing Template.
2. Cliccare su “Aggiungi Record”.
3. Compilare i seguenti campi:
   • Titolo del template
   • Soggetto della mail
   • Assegnatario
   • Cliccare su “Create Template” in alto a destra.

MODIFICA E PERSONALIZZAZIONE DEL TEMPLATE EMAIL

Dopo aver creato il template, si aprirà la schermata di editing:

Le funzionalità principali sono:

• Blocks (sezione laterale sinistra): Trascinare i blocchi nel template per inserire contenuti come testo, immagini o bottoni.
• Content (sezione laterale sinistra): Configurare il contenuto del blocco selezionato.
• Style (sezione laterale sinistra): Impostare lo stile (colori, font, bordi) del blocco selezionato.
• Undo / Redo: Con le frecce è possibile annullare (Undo) o ripristinare (Redo) le modifiche una alla volta.
• Anteprima: Cliccando sull’icona è possibile visualizzare un’anteprima del template.
• Salvataggio / Pubblicazione: Cliccare su Publish per salvare il template.

INSERIMENTO VARIABILI DINAMICHE

È possibile inserire variabili per personalizzare il contenuto delle email (es. nome cliente, nome azienda).

Procedura:

1. Selezionare un blocco testo nel template.
2. Fare doppio click sul testo: apparirà una barra strumenti sopra il blocco.
3. Cliccare sull'icona
4. Compilare i campi richiesti:
   • Primo elenco a discesa: selezionare il modulo da cui estrarre la variabile.
   • Secondo elenco a discesa: selezionare il campo da utilizzare. Esempio: per inserire il nome azienda estratto dal modulo Aziende.

INVIO CAMPAGNA MAIL

L’invio di una Campagna Email si articola in quattro passaggi principali.
Di seguito viene descritto il flusso completo per configurare e inviare correttamente una campagna.

PASSAGGIO 1 - IMPOSTAZIONE DATI CAMPAGNA

Il primo passaggio consiste nell’impostare i dati principali della campagna.

I campi da compilare sono:

• Nome campagna: Inserire il nome identificativo della campagna email.
• Assegnato a: Indicare l’utente o gruppo a cui la campagna viene assegnata.
• Opzioni disiscrizione: Inserisce automaticamente nella mail un link che consente ai destinatari di disiscriversi dalle newsletter.
• Tipo assegnazione: Determina a chi vengono assegnati i singoli invii:
  • Assegnatario campagna: Gli invii vengono assegnati all’utente a cui è assegnata la campagna.
  • Assegnatario entità: Gli invii vengono assegnati all’utente proprietario del record (Lead, Contatto o Azienda).
  • Assegnatario fisso: Gli invii vengono assegnati a un utente specifico, diverso da quello della campagna.
• Seleziona SMTP: Indicare l’indirizzo di invio configurato in precedenza nella sezione Impostazioni.
• Stato della campagna: Imposta lo stato iniziale, che si aggiornerà automaticamente in base al progresso dell’invio.
• Funnel: Consente di collegare la campagna a un record del modulo Funnel.
• Param link personalizzato: Permette di aggiungere una o più variabili personalizzate ai link presenti nell’email (es. ?origine=Marketing).

Analogamente, cliccando sul link di iscrizione, il campo verrà impostato su “No”, permettendo di nuovo l’invio delle email.

PASSAGGIO 2 - SELEZIONE DEI DESTINATARI

Il secondo passaggio consiste nella scelta dei destinatari (sottoscrittori). I sottoscrittori possono essere selezionati da:

• Una lista marketing
• Una campagna mail già inviata
• Un report standard di Vtiger (obsoleto, non più garantito)

  NOTA BENE: Se si usano i report standard nelle campagne mail per estrarre la lista dei sottoscrittori è necessario impostare la condizione che il campo "Email Campaign Opt Out" sia uguale a "disabilitato" o a "No" così da escludere chi si è disiscritto dalle campagne email. image

• Un Flex Report

Per aggiungere i destinatari:

1. Selezionare l’origine desiderata.
2. Cliccare su Aggiungi per aggiungere i sottoscrittori all’elenco.
3. È possibile effettuare ulteriori aggiunte cambiando l’origine e cliccando nuovamente su Aggiungi.

PASSAGGIO 3 - CREAZIONE DEL MESSAGGIO

Il terzo passaggio prevede la composizione della mail da inviare.

È possibile:

• Utilizzare un template standard di Vtiger, cliccando il bottone "Seleziona Template Email"
• Utilizzare un template personalizzato creato nel modulo Email Marketing Template, cliccando "Seleziona Template Email Marketing".

L’uso di un template non è obbligatorio: è possibile creare il messaggio direttamente nella maschera di invio.
È inoltre possibile aggiungere allegati alla mail.

INSERIMENTO VARIABILI DINAMICHE

Per inserire variabili all’interno del testo:

1. Compilare la voce “Inserisci variabili”.
2. Nel primo menu a tendina, selezionare il modulo di origine della variabile.
3. Nel secondo menu a tendina, selezionare il campo da inserire.

Esempio: per mostrare il nome dell’azienda, selezionare il modulo Aziende e il campo Nome azienda.

PASSAGGIO 4 - RICAPITOLAZIONE E INVIO

L’ultimo passaggio consiste nel ricapitolare i dati e procedere con l’invio della campagna.

Sono disponibili due modalità di invio:

• Invio immediato cliccando su Invia ora.
• Invio programmato cliccando su Imposta invio ritardato e scegliendo data e ora di invio.

FUNZIONE "MANTIENI ATTIVA"

Attivando "Mantieni attiva", la campagna rimane attiva fino alla data e ora impostate.
Questo permette di includere automaticamente nuovi destinatari aggiunti al CRM dopo l’avvio della campagna, purché rispettino le condizioni di selezione impostate.

TEST INVIO

È possibile effettuare un test di invio verso un indirizzo email specifico per verificare il contenuto prima dell’invio definitivo.

INTERRUZIONE DI UNA CAMPAGNA IN CORSO

Se una campagna si trova in stato “In corso” o “Schedulata”, è possibile interromperla cliccando sull’apposito pulsante nella Detail View della campagna.

Una volta fermata, la campagna non potrà essere modificata né riattivata e verranno immediatamente interrotti tutti gli invii ancora non eseguiti.

TARGET CAMPAGNE EMAIL

Il modulo Target Campagne Email consente di visualizzare l’elenco dettagliato dei destinatari delle varie campagne email inviate.
È utile per monitorare lo stato degli invii e analizzare a chi è stata recapitata una specifica campagna.

All’interno del modulo vengono mostrati tutti i record collegati alle campagne email, con le relative informazioni principali, come ad esempio:

• Campagna: Nome della campagna a cui è associato il destinatario.
• Record collegato: L'anagrafica del destinatario della email.
• Assegnatario: Utente CRM a cui è assegnato il record.
• Soggetto Email: Il soggetto dell'email che è stata inviata.
• Conteggio apertura email: Quante volte l'email è stata aperta.
• Conteggio Click: Quante volte sono stati cliccati i link contenuti nella email.

Il modulo permette quindi di consultare facilmente a chi è stata inviata una determinata campagna e di monitorare i risultati di invio per ciascun destinatario.

REPORT CAMPAGNE EMAIL

Oltre a monitorare i destinatari tramite il modulo Target Campagne Email, è possibile verificare i risultati complessivi di una campagna email utilizzando il Report della campagna email.
Dal dettaglio del record, nella related list “Report” è possibile visualizzare le principali statistiche della campagna, tra cui:

• Email inviate: Mostra il numero totale di email inviate durante la campagna.
• Aperture uniche: Indica quante volte le email sono state aperte da destinatari distinti.
• Click: Mostra il numero di click effettuati sui link presenti nelle email.
• Disiscritti: Visualizza il numero di utenti che si sono disiscritti dalla campagna.
• Liste: Elenca le liste utilizzate per selezionare i destinatari.
• Percentuale aperture uniche: Mostra il rapporto tra aperture uniche e email consegnate.
• Click Rate: Percentuale di click rispetto alle email aperte o inviate, a seconda della configurazione.

Per ciascuna voce, cliccando sull’elemento corrispondente sarà possibile accedere a una tabella riepilogativa con il dettaglio completo dei dati, permettendo un’analisi più approfondita delle performance della campagna.

💡 APPROFONDIMENTO: IL RETURN PATH

Il Return Path è una componente fondamentale per una strategia di email marketing efficace, poiché influisce direttamente sulla deliverability (capacità di consegna) delle email e sulla reputazione del mittente.

COS'È IL RETURN PATH

Il Return Path è un’intestazione tecnica dell’email che convoglia i messaggi non consegnabili (bounce) verso un indirizzo email secondario, mantenendo libera la casella principale utilizzata per la comunicazione con i clienti. In questo modo è possibile gestire in modo centralizzato e ordinato gli errori di consegna.

IMPORTANZA DEL RETURN PATH NELL’EMAIL MARKETING

Un Return Path configurato correttamente consente di:

• Aumentare la deliverability delle email: Riduce la possibilità che i messaggi finiscano nello spam.
• Migliorare il coinvolgimento: Un mittente affidabile aumenta le probabilità che le email vengano aperte e lette.
• Rafforzare la reputazione del brand: La gestione efficace dei messaggi respinti trasmette professionalità.
• Incrementare conversioni e ROI: Un tasso di consegna più alto si traduce in risultati migliori per le campagne.

FUNZIONAMENTO DEL RETURN PATH

Il Return Path reindirizza le email che non possono essere consegnate (bounce) verso l’indirizzo configurato. I bounce possono essere di due tipi:

1. Hard bounce: Errori permanenti (es. indirizzo email inesistente). Devono essere rimossi dalla lista.
2. Soft bounce: Problemi temporanei (es. casella piena). Devono essere monitorati e trattati come hard bounce se persistono.

COME MIGLIORARE IL TUO RETURN PATH

Per ottenere i migliori risultati, si consiglia di:

• Implementare protocolli di autenticazione delle email per dimostrare la legittimità del mittente.
• Monitorare la reputazione di invio per identificare tempestivamente problemi di deliverability.
• Ottimizzare il coinvolgimento rimuovendo indirizzi non validi o inattivi.
• Pulire regolarmente la mailing list: rimuovi indirizzi non validi per ridurre i bounce.
• Utilizzare un fornitore di servizi email affidabile che gestisca correttamente il Return Path e le segnalazioni di errore.

CONCLUSIONE

Un Return Path solido e ben configurato è essenziale per il successo di una strategia di email marketing. Permette di identificare e risolvere rapidamente i problemi di consegna, migliorare la reputazione del mittente e garantire che i messaggi raggiungano i destinatari in modo efficace.