Suite Webmail

VERSIONE: 7.04.08

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Suite Webmail è fornire un client di posta all’interno del CRM. I vantaggi di avere un client di posta interno possono essere molteplici, in quanto si possono implementare vari automatismi per facilitare la gestione delle email.

CONFIGURAZIONE

Per configurare un nuovo account bisogna aprire la pagina delle impostazioni utente. Quindi cliccare in alto a destra sull’icona dell’utente e cliccare “Le mie Preferenze”.

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Dalla schermata che appare, cliccare il bottone in alto a destra “Outgoing Server”.

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Successivamente cliccare il bottone “Add New Configuration” per configurare un nuovo account. Dal popup che appare inserire tutte le informazioni relative al proprio account e successivamente cliccare su salva. Se il CRM restituirà un messaggio di configurazione corretta, è possibile iniziare ad usare il modulo Suite Webmail.

Per avere maggiori informazioni su come configurare il nuovo account, consultare il manuale relativo al modulo MultiSender.

N.B.: È possibile configurare più di un account per un singolo utente.

FUNZIONAMENTO

Per accedere al modulo Suite Webmail cliccare sull’icona a forma di busta che si trova in alto a destra nell’intestazione del CRM.

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Si aprirà la seguente finestra che è l’interfaccia principale del modulo Suite Webmail.

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N.B.: Se non appare questa interfaccia ma un messaggio di errore, significa che nessun account (dell’utente corrente) è stato configurato correttamente.

Di seguito verranno spiegate le varie parti che compongono l’interfaccia:

  1. attraverso questo campo è possibile scegliere quale account utilizzare. Sarà possibile scegliere tra tutti gli account configurati correttamente nelle impostazioni utente;
  2. questo menù laterale dà la possibilità di scrivere nuovi messaggi, leggere le mail arrivate nella casella e modificare le impostazioni del client. Partendo dall’alto, i pulsanti sono:
    • Nuovo messaggio”: serve per scrivere una nuova mail. Quando cliccato apparirà il classico popup per scrivere una nuova mail. Sarà quindi possibile scegliere tra le mail già inserite nel CRM, scegliere un template mail o degli allegati presenti nel CRM;
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    • E-Mail”: serve per leggere le mail in arrivo. Cliccando questo pulsante si visualizzerà la lista delle email (4) e l’anteprima della singola email (5);
    • Impostazioni”: serve per modificare varie impostazioni del client email:
      • Preferenze” si possono modificare vari parametri del client, come la visualizzazione o l’impaginazione dei messaggi;
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      • Cartelle” è possibile scegliere quali cartelle sincronizzare nel client. Se la cartella avrà a fianco questo bottoneimage abilitato sarà sincronizzata nel client, altrimenti no;
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        • N.B.: Le cartelle, che contengono il carattere "/" nel nome, si sincronizza male la cartella.

  3. qui è possibile visualizzare l’elenco delle cartelle che sono state sincronizzate sul client;
    • si possono consultare le mail che si trovano al loro interno ma anche spostare le mail all’interno delle cartelle attraverso il Drag&Drop;
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  4. qui è possibile visualizzare l’elenco delle E-Mail all’interno della cartella selezionata. Si può selezionare una mail come importante attraverso l’icona che raffigura una bandierina alla destra della E-Mail.
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    • Al di sopra dell’elenco sono presenti 3 pulsanti con cui è possibile:
      • aggiornare la lista delle mail;
      • selezionare massivamente le mail;
      • riordinare le email;
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  5. qui è possibile visualizzare l’anteprima della mail selezionata;
    • al di sopra dell’anteprima sono presenti alcuni pulsanti con cui possiamo compiere le classiche azioni: rispondere, inoltrare, eliminare, contrassegnare, spostare la mail;
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    • è possibile lanciare una ricerca manuale con l'utilizzo della barra di ricerca. Con la busta vicino puoi vedere quante email non sono state lette. Con la freccia all'ingiù permette di fare una ricerca avanzata tramite filtri.
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  6. in questa finestra è possibile visualizzare i record che vengono estratti dalla ricerca globale. Vengono estratti i record che contengono l'indirizzo mittente della mail che stiamo visualizzando. La ricerca verrà eseguita solo sui moduli attivi nella configurazione della ricerca globale. Per ulteriori informazioni sul modulo della ricerca globale consultare il manuale.

PULSANTI WORKFLOW DESIGNER

È possibile creare degli automatismi attraverso il Workflow Designer e successivamente richiamarli con semplicità attraverso questi pulsanti. Per fare ciò è necessario creare il workflow e successivamente spostarsi nelle impostazioni del CRM e selezionare la voce "Altre Impostazioni"--> "Workflow per Suite Webmail". image

In questa pagina è possibile creare i vari bottoni che richiamano i workflow. Per creare un nuovo pulsante cliccare il bottone in alto a destra “Aggiungi Record”. Dal popup che appare bisogna inserire:

  • Button Label: Il nome che apparirà sul bottone
  • Linked Module: Il modulo a cui fa riferimento il workflow. Il modulo che viene scelto in questa fase determinerà quando il bottone apparirà. Se si desidera che il bottone sia sempre presente, selezionare il modulo SuiteWebmail. Se invece si seleziona un modulo diverso, il bottone apparirà soltanto quando, all’interno della ricerca, apriamo un record di quel modulo.

ESEMPIO: Se si crea un bottone e si imposta il modulo su “Contatti”, il bottone non apparirà finché all’interno della ricerca avanzata non verrà selezionato un record del modulo “Contatti”.

  • Linked Workflow: il workflow da eseguire quando il bottone verrà cliccato.

Tutti i vari bottoni creati saranno listati in questa pagina, dove sarà possibile modificarli od eliminarli.

VARIABILI GENERATE DALLA WEBMAIL

VARIABILE DESCRIZIONE
$env["from_email"] Indirizzo mail mittente
$env["from_name"] Nome del mittente
$env["subject"] Oggetto della mail
$env["body"] Corpo della mail
$env["body_html"] Corpo della mail con relative formattazioni HTML
$env["recipients"] Elenco degli indirizzi mail destinatari
$env["cc_recipients"] Elenco degli indirizzi mail destinatari in CC (copia conoscenza)
$env["bcc_recipients"] Elenco degli indirizzi mail destinatari in CCN (copia conoscenza nascosta)
$env["recipients_array"] Variabile corrispondente al vettore contenente gli indirizzi email dei destinatari della email. Ogni oggetto contiene il nome della email, il dominio e l'indirizzo completo.
$env["record_id"] Record selezionato nell'iframe della Webmail
$env["attachments_no"] Definisce il numero degli allegati. È fondamentale per creare il loop di creazione dei documenti contenente gli allegati.
emlfileid Filestore che contiene il file EML della mail completa (testo, immagini, allegati)
attachmentfileid Filestore che contiene gli allegati della mail. Va usato seguito da "_1", "_2" e così via. Ognugno conterrà uno degli allegati presenti.

DIPENDENZE

  • MultiSender da versione 7.02.04 o successive
  • SuiteTools da versione 7.02.16 o successive

N.B.: Le cartelle che contengono caratteri speciali nel nome, non saranno sincronizzate.