VERSIONE: 7.10.46

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo Suite Report è quello di permettere la creazione di tabelle e grafici utili ad un’analisi dei dati di tutti i moduli.

Al suo interno è possibile creare tabelle, grafici a torta, a barre, etc. Questi reports possono essere inseriti all’interno di template PDF, possono essere inviati via mail oppure essere scaricati in formato Excel o PDF.

FUNZIONAMENTO

Il modulo Suite Report può essere raggiunto da -> “Flex Reports”. All’apertura del modulo verrà mostrato l’elenco dei report creati.

Da questa maschera si ha la possibilità di:

1. creare un nuovo report;
2. importare un report creato in un altro modulo Flex Report;
3. duplicare un report esistente;
4. aprire le opzioni relative al report;
5. identificare il tipo di report creato;
6. visualizzare il report, cliccando sul nome;
7. individuare il modulo associato a quel report;
8. individuare la cartella del report.

CREAZIONE DI UN REPORT

Cliccando sul bottone “Genera report” si aprirà una nuova maschera che ci chiederà di inserire il modulo principale collegato al report. Una volta selezionato e cliccato il bottone “Scegli modulo”, si aprirà la maschera principale per la creazione e modifica del report.

La maschera è composta da tre parti principali:

1. L’elenco dei campi che possono essere inseriti nel report, con la possibilità di cercare un campo per nome;
2. I bottoni con le impostazioni per scegliere il tipo di grafico o tabella, per aprire le impostazioni, per salvare il report e per avere un’anteprima del risultato in fondo alla pagina;
3. L’elenco delle funzioni necessarie a popolare il report con i campi disponibili.

Di seguito sono riportate le istruzioni per utilizzare al meglio ciascun tipo di grafico e tabella presente nel modulo.

IMPOSTAZIONI REPORT

Per accedere alle impostazioni generali del report cliccare --> ;

Dal bottone “Impostazioni Report” si può accedere alla maschera contenente le varie configurazioni applicabili al report. Queste impostazioni ci permetteranno di:

• Titolo report: impostare il nome del report;
• Cartella report: impostare la cartella del report;
• Permessi di condivisione: ci permetterà di scegliere chi potrà vedere e utilizzare questo report;
• Assegnato a: assegnatario del record;
• Mostra in Vista Riepilogo: consentirà di scegliere in quali moduli vedere questo report direttamente dalla Summary view;
• Mostra in PDFGenerator: consente di individuare il report in template pdf creati da un altro modulo;
• Abilitare conversione Valuta: impostare si o no;
• Valuta Predefinita: impostare il tipo di valuta
• Mostra URL (link vista dettaglio): creerà in fondo ad ogni riga un link che mi reindirizza al record;
• Aggiungi collegamento in un campo specifico: rendere cliccabile un campo in modo che apra il record principale (l’impostazione deve essere attivata anche nel campo che si vuole rendere cliccabile);
• Mostra il conteggio totale dei record: mostra il totale delle righe del report;
• Mostra valori vuoti: permette di scegliere se stampare i valori a 0, oppure mostrarli in un tono più chiaro;
• Colore sfondo Intestazione / piè di pagina: ci permette di scegliere il colore dello sfondo dell’intestazione e del piè di pagina del report;
• Colore sfondo Totali / Gruppi: consente di modificare il colore dello sfondo dei totali e dei raggruppamenti;
• Stile sfondo righe dispari: in caso non fosse stato modificato lo sfondo delle variabili del report, permette di modificare lo sfondo delle caselle dispari;
• Numero massimo di righe: permette di impostare un numero massimo di righe stampabili sul report;
• Options: indica quali condizioni devono essere soddisfatte per poter utilizzare il report;
• Formato PDF: mi permette di scegliere l’orientamento del report;
• Altezza max elemento: mi permette di scegliere l’altezza massima del report;
• Mostra informazioni timer: alla fine del report, mi verrà indicato il tempo impiegato per ogni passaggio della generazione del report;
• Mostra comando SQL: mi mostra la query eseguita.

Una volta impostata la configurazione, premere il pulsante "Salva" in cima alla maschera.

TIPOLOGIA DI REPORT

TABELLA

Questo tipo di report serve a costruire delle tabelle, con la possibilità di raggruppare righe e colonne, di visualizzare i totali, di ordinare i campi per un determinato valore e di filtrare il risultato in base a dei parametri specificati.

Le funzioni disponibili per la creazione del report a tabella sono 5. Ognuna opera in collegamento con le altre 4 e ha delle utilità singolari. Per collegare una variabile del modulo selezionato alla maschera, è sufficiente individuare il campo nella colonna di sinistra e trascinarlo nella barra scura. Inserendo la variabile in ognuno dei punti si otterrà un risultato diverso:

1. Il campo verrà aggiunto alla tabella;
2. Il campo si posizionerà sulla colonna di sinistra e farà da raggruppamento per i campi selezionati sopra;
3. Il campo si posizionerà sopra le colonne e farà da raggruppamento per i campi scelti al punto [1];
4. Il campo imposterà l’ordine con cui sarà stampato il risultato;
5. Il campo imposterà un filtro aggiornabile manualmente.

Per ogni variabile esistono diverse possibilità di personalizzazione, accessibili cliccando sull’ingranaggio visibile affianco al nome della variabile inserita nelle varie funzioni.

Nello specifico:

• Campo da modificare: indica il nome del campo scelto;
• Label: il nome da stampare come titolo della riga/colonna;
• Modificatore: indica il tipo di dato da stampare (la somma dei valori, la media, il valore massimo o minimo, etc.);
• Aggiungi collegamento in un specifico campo: imposta un collegamento ipertestuale su quel campo;
• Mostra totale righe: alla fine della riga mi mostrerà il totale dei dati rilevati;
• Tipo di totale: indica se calcolare il totale della riga/colonna o farne la media, etc;
• Allineamento valori: se allineare i valori a sinistra, a destra o al centro;
• Dimensione carattere: indica la grandezza dei caratteri della stampa;
• Colore sfondo: permette di selezionare il colore dello sfondo delle caselle;
• Colore testo: permette di scegliere il colore da applicare al testo;
• Options: indica le condizioni in cui stampare un dato o meno.

GRAFICI A BARRE / LINEE

Il grafico a barre / linee è utile per la creazione di report quali l’andamento di un prodotto, l’incidenza di ogni cliente, area commerciale, oppure semplicemente per avere una visione dei risultati ottenuti.

Anche in questo tipo di grafico esistono 5 funzioni:

1. inserendo una variabile in questa posizione, si popolerà il grafico con delle barre (o linee) che fanno riferimento all’asse Y a sinistra;
2. inserendo una variabile in questa posizione, si popolerà il grafico con delle barre (o linee) che fanno riferimento all’asse Y a destra;
3. questo campo serve a scegliere il tipo di raggruppamento posizionato sull’asse X;
4. questa funzione mi permette di scegliere l’ordine dei valori sull’asse X;
5. quest’ultima funzione mi permette di applicare un filtro al grafico.

Per modificare il layout di una variabile del grafico, è possibile cliccare sull’ingranaggio della variabile per aprire la maschera delle impostazioni.

Da questa maschera sarà possibile:

• Campo da modificare: mi mostra il nome della variabile scelta e il tipo;
• Tipo di grafico: mi permette di scegliere il tipo di grafico che voglio visualizzare;
• Label: modifica il nome del campo sul grafico;
• Modificatore: indica il tipo di dato da stampare (la somma dei valori, la media, il valore massimo o minimo, etc.);
• Colore: mi permette di scegliere il colore della barra (o linea) nel grafico;
• Draw line 1/2: questa funzione mi permette di scegliere un valore in cui inserire una riga orizzontale, e mi fa scegliere anche il colore della linea;
• Options: mi permette di scegliere quali condizioni devono essere soddisfatte perché venga stampato il dato.

Dalle impostazioni del report sarà possibile scegliere, oltre alle impostazioni già viste in precedenza, se visualizzare il grafico in 2 dimensioni o in 3D.

GRAFICO A TORTA

Questo grafico mi permette di individuare la percentuale di incidenza di un cliente, di un prodotto, di ogni utente, in base ai parametri che vengono impostati.

L’impostazione di questo tipo di grafico è piuttosto semplice:

• nella prima funzione si inserisce il valore che si vuole prendere in considerazione;
• nella seconda riga va indicata la variabile da utilizzare per il raggruppamento;
• la terza riga ci permette di ordinare i campi;
• l’ultima barra permette la creazione di un filtro sul report.

Dalle impostazioni del report, è possibile stampare, oltre al grafico a torta, anche una tabella con l’elenco dei risultati ottenuti sul grafico.

TACHIMETRO

Questo tipo di report ci permette di vedere l'obbiettivo raggiunto in confronto all'obbiettivo massimo prestabilito. in questo caso:

• nella prima funzione si inseriscono i due campi, uno farà da valore massimo da raggiungere e l'altro è la lancetta che si muove in dipendendenza delle impostazioni dentro al campo e del contenuto della variabile;
• nella seconda si potra mettere un filtro che si potrà modificare manualmente.

Per modificare il layout di una variabile del grafico, è possibile cliccare sull’ingranaggio della variabile per aprire la maschera delle impostazioni:

• Campo da modificare: mi mostra il nome della variabile scelta più il tipo;
• Label: modifica il nome del campo sul grafico;
• Modificatore: indica il tipo di dato da stampare (la somma dei valori, la media, il valore massimo o minimo, etc.);
• usa valore come: si possono scegliere tra due tipi valore massimo e valore corrente;
• modifica valore del risultato: questo campo ci permette di modificare la nostra scala dei valori massimi/minimi in base alle preferenze e alle esigenze e del risultato che si vuole vedere;
• Colore: mi permette di scegliere il colore della freccia del grafico;
• Options: mi permette di scegliere quali condizioni devono essere soddisfatte perché venga stampato il dato.

HEATMAP

Questo tipo di report ci permette di vedere il numero di record che soddisfano i requisiti selezionati. Le varie caselle prendono una sfumatura più intensa all’aumentare del valore, dandoci un impatto immediato su quale combinazione ha un’incidenza maggiore.

In questo caso:

• nella prima funzione inserire la variabile che comparirà nell’asse delle ordinate;
• nella seconda casella inserire la variabile che apparirà nell’asse delle ascisse;
• nella metrica inserire la variabile da calcolare (questo dato deve essere di tipo count, sum o avg);
• nell’ultima funzione si può inserire un filtro.

SQL

L’ultimo grafico ci dà la possibilità di creare manualmente un report, scrivendo direttamente la query.

Per farlo è sufficiente inserire la query nel riquadro, e nel riquadro sotto selezionare quali dati farsi stampare, con la possibilità di rinominare le label e di scegliere il tipo di dato da stampare. L’ultimo riquadro ci permette inoltre di filtrare i dati risultanti dalla query.

CAMPI CUSTOM

I campi personalizzati servono a ricavare informazioni più facilmente senza appesantire il database. Si dividono in formule aritmetiche e query SQL.

1. Campi Personalizzati: cliccando sul bottone si aprirà la maschera per la creazione di un nuovo campo;
   • I campi che vanno compilati sono:
     1. Crea Campo Personalizzato: cliccando si creerà un campo nuovo;
     2. Nome del campo Personalizzato: un nome univoco per identificare il campo;
     3. Tipo risultato: il tipo di dato che risulterà dalla query/formula aritmetica;
     4. Descrizione ad uso interno del campo personalizzato: eventuali note o descrizioni sull'uso e sulla funzionalità del campo;
     5. Formula Aritmetica/Espressione SQL: qui si inseriscono le formule aritmetiche o le query.
        • Formule Aritmetiche: neccessita dell'uso del punto 6. (Campi dei moduli utilizzati).
        • Query SQL: è obbligatoria l'aggiunta della condizione "where" con l’ID per idetificare il modulo dal quale si estrae l'informazione, obbligatorio anche scriverla tra parentesi;
     6. Campi dei moduli utilizzati: qui si scrive il campo del quale si ha bisogno per la formula aritmetica. Per aggiungere il campo basta cliccare il bottone "Aggiungi campi";
        • 
          1. La variabile suggerisce l'alias da usare nella formula per farla funzionare (il nome della variabile è case sensitive!)
          2. Si possono mettere i modificatori(es: raw value, summarize value, average) ma non sono consigliati, potrebberò dare errori.
     7. Salva Campo: cliccando salva il campo appena creato;
     8. Cancella Campo: questo bottone permette di cancellare il campo appena creato.
2. Campi Personalizzati: alla fine di tutti i moduli relazionati a quello principale, troviamo la lista di campi personalizzati.

ESEMPI:

• OTTENERE UN CAMPO VALUTA DINAMICA:
  • 
    • ottiene un campo valuta dinamica con il tasso di conversione attuale, la funzione da utlizzare è la seguente: CONCAT(ROUND($$CF_1086$$ * $$CF_1086_CONVERSION_RATE$$,2)," ",(SELECT currency_symbol FROM vtiger_currency_info WHERE id=$$CF_1086_CURRENCY_ID$$));
• QUERY SQL:
  • 
    • estrae l'ora di creazione dalla data di creazione del record;
  • 
    • estrae il giorno della settimana nella quale è stato creato il record.
• FORMULA ARITMETICA:
  • 
    • estrae la differenza tra il giorno di creazione e il giorno di modifica del record
  • 
    • estrae la media annuale del totale da pagare senza le tasse.

EXPORT EXCEL/PDF

Come citato nell'introduzione è possibile esportare un Report nei formati Excel e PDF attraverso gli appositi bottoni.

I bottoni sono disponibili dopo aver salvato il report per la prima volta e generato l'anteprima, successivamente saranno disponibili anche in preview del report.

Per quanto riguarda il file Excel che viene generato, i campi non saranno formattati in base alla loro tipologia (numero, valuta, percentuale ecc.) ma saranno esportati tutti come campi testo, quindi non sarà possibile eseguire logiche nel foglio Excel con i dati esportati.

Unica eccezione viene fatta per i campi di tipo valuta, anche se con qualche limitazione. Di default il campo valuta viene esportato come campo testo, se si vuole esportarlo come campo numerico con cui poi si potranno eseguire dei calcoli nel foglio Excel è necessario attivare il campo "Valuta senza simbolo" nelle impostazioni del campo che permetterà di esportare il campo come numerico.

Attivando questa impostazione ci sono però delle controindicazioni, oltre alla rimozione del simbolo valuta non verranno rispettati nemmeno i separatori scelti dall'utente.

REPORT SCHEDULATI

Cliccando sul bottone “Report Schedulati” è possibile predisporre l’invio automatico di un report. Questa funzione non è disponibile per i report sql.

Da questa maschera è possibile impostare i dettagli di ogni invio:

• Soggetto:permette di scegliere l’oggetto della mail che verrà inviata (se lasciato vuoto prenderà il nome del report);
• Testo del corpo della mail: si può compilare con il corpo della mail che si vuole inviare (come per l’oggetto, se lasciato vuoto prenderà il nome del report);
• Frequenza:permette di determinare ogni quanto inviare la mail;
• Orario:consente di scegliere l’ora dell’invio;
• Formato report:consente di scegliere in quale formato inviare il report;
• Destinatari:permette di selezionare a quali utenti inviare la mail oppure di scrivere altri indirizzi mail;
• Generato per: questa impostazione permette di scegliere se filtrare i record in base all’assegnazione. Per i record schedulati esiste un file di log presente nella cartella Logs del crm.

IMPORT/EXPORT REPORT

Esiste la possibilità di importare e esportare i report creati in altri CRM.

Per esportare, è sufficiente entrare in modifica del report che si vuole esportare e cliccare su “Esporta Report”. Verrà scaricato un file “report.dat” nella cartella dei download. Dall’elenco dei report, cliccando sul bottone “Importa report” sarà possibile selezionare il file scaricato e importare il report.

COMPORTAMENTI NOTI

• L'anteprima del report (lanciata della schermata di modifica) è limitata ad estrarre un massimo di 2000 record, appunto perchè permette di visualizzare solo un'anteprima del report.
• Conversione valuta su report. Nei report la valuta viene di default visualizzata secondo le preferenze dell’utente corrente. Per impostare una valuta uguale per tutti basterà andare sulle impostazioni del report, abilitare la conversione della valuta ed impostare la valuta desiderata. Esempio:
  • Utente U1 nelle preferenze ha impostato come valuta € mentre l’utente U2 ha impostato come valuta Leke (Albania).
  • Creo un report e NON abilito la conversione valuta: l’utente U1 vedrà le valute in € mentre l’utente U2 vedrà le valute in Leke.
  • Creo un report e ABILITO la conversione valuta impostando Leke come valuta predefinita: l’utente U1 e l’utente U2 vedranno le valute in Leke.
  • Creo un report e ABILITO la conversione valuta impostando € come valuta predefinita: l’utente U1 e l’utente U2 vedranno le valute in €.