VERSIONE: 7.04.05

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo EInvoice (Fattura Elettronica) è quello di adattare il proprio CRM al DLgs. 127/2015, che obbliga ad emettere fatture in formato elettronico a partire dal 01/01/2019. L’installazione integra ai moduli relativi a organizzazioni e fatturazione l’aggiunta dei campi necessari alla generazione della fattura in formato “XML”. In aggiunta, EInvoice, introduce 3 moduli relativi ai pagamenti delle fatture che permettono di adempiere correttamente alla nuova normativa.

Il modulo è compatibile con le seguenti versioni di Vtiger:

• 7.0;
• 7.1.

PRIMA CONFIGURAZIONE

La prima operazione da compiere è inserire i parametri di fatturazione necessari ad abilitare la ditta alla fatturazione elettronica. Per accedere alle impostazioni del modulo, cliccare su --> “Impostazioni” --> “Altre impostazioni” --> “EInvoice Configuration”. Per aggiungere una nuova configurazione di fatturazione elettronica cliccare su "Aggiungi elemento". Sarà aperta questa maschera in cui vanno inseriti i dati relativi alla fattura:

Dati generali:

• Azienda Fatturante: ragione sociale dell'azienda che fattura. Questo campo è obbligatorio ed è neccesario inserire un nome per poter salvare la nuova configurazione di fattura;
• Template XML: all'installazione del modulo verrà creato un template con la mappatura stadard XML proposta. nel caso si volesse modificare la mappatura, si può scaricare il file e modificarlo, mantenendo il formato XML;

Dati soggetto Trasmittente:

• Id Paese del Trasmittente: campo in cui si inserisce il codice dello Stato di appartenenza del trasmittente della fattura;
• Codice del Trasmittente: campo in cui si inserisce la partita IVA del trasmittente;
• Telefono del trasmittente: campo in cui si inserisce il numero di telefono del trasmittente;
• Email del trasmittente: campo in cui si inserisce la mail del trasmittente. La mail non deve essere necessariamente una PEC;

Dati del Cedente/Prestatore:

• Id Paese del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il codice dello stato di appartenenza del Cedente Prestatore (colui che emette la fattura);
• Codice del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la partita IVA del Cedente Prestatore;
• Codice Fiscale del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il codice fiscale del Cedente Prestatore;
• Denominazione del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la ragione sociale dell'azienda che emette la fattura;
• Regime Fiscale del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il regime fiscale del Cedente Prestatore. A seguito una lista con i vari regimi fiscali:

• Indirizzo del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce l’indirizzo della sede legale del Cedente Prestatore;
• CAP del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il CAP della sede legale del Cedente Prestatore;
• Comune del Cedente Prestatore: campo in cui si inserire il comune della sede legale del Cedente Prestatore;
• Provincia del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la sigla della provincia della sede legale del Cedente Prestatore;
• Nazione del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la sigla della nazione della sede legale del Cedente Prestatore;
• Ufficio iscrizione REA del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la sigla dell'ufficio iscrizione al registro delle imprese del Cedente Prestatore;
• Numero iscrizione REA del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisco solamente le cifre del numero di iscrizione al registro delle imprese;
• Capitale Sociale del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce la quota;

• Socio Unico del Cedente Prestatore: campo in cui si indica con "SU" se la società è a socio unico oppure con "SM" se è a più soci;
• Stato liquidazione Cedente Prestatore: campo in cui si indica con "LS" se la società si trova in stato di liquidazione oppure con "LN" se no è in stato di liquidazione;
• Telefono del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il numero di telefono del Cedente Prestatore;
• Fax del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce il numero fax del Cedente Prestatore;
• Email del Cedente Prestatore: campo in cui si inserisce l'indirizzo mail. La mail non deve essere necessariamente una PEC;

Dati del Terzo Intermediario:

• Id Paese del Terzo Intermediario: campo in cui si inserisce il codice dello Stato di appartenenza del Terzo Intermediario, ovvero di chi si occupa di trasmettere o ricevere la fattura per conto di un altro soggetto;
• Codice del Terzo Intermediario: campo in cui si inserisce la partita IVA del Terzo Intermediario;
• Denominazione del Terzo Intermediario: campo in cui si inserisce la denominazione del Terzo Intermediario;

Dati di pagamento

• Soggetto Emittente (SC o TZ): campo in cui è possible indicare con "TZ" se l'emissione della fatturazione elettronica avvenga per conto terzi oppure con "SC" se emessa da un soggetto contribuente;
• Dati pagamento IBAN: campo in cui si inserisce il codice IBAN di chi emette la fattura;
• Aliquota IVA cassa previdenziale: campo in cui si indica l'aliquota IVA da applicare al contributo previdenziale, è obbligatorio e risulta precompilato con l'aliquota IVA al 22%, ma è modificabile dall'utente in base alle proprie esigenze;

CONFIGURAZIONE DEL CLIENTE

All’interno dell’anagrafica del cliente è stato aggiunto il blocco “Fatturazione Elettronica”. Il blocco contiene tutte le informazioni necessarie all’invio della fattura a un cliente.

• Codice Fiscale: campo in cui si inserisce il Codice Fiscale del cliente;
• Formato Trasmissione: campo in cui si indica con "FPR12" se il cliente è un'azienda o un privato, oppure con "FPA12" se invece è una Pubblica Amministrazione;
• PEC: campo in cui si inserisce l’indirizzo pec del cliente;
• Nome e Cognome: campi da compilare soltanto se il cliente è un privato, poiché i campi compilati andranno a sostituire il campo relativo alla ragione sociale dell’azienda;
• Partita Iva: campo in cui si inserisce la Partita IVA del cliente;
• Codice Destinatario: campo in cui si inserisce il codice desinatario, un codice alfanumerico per identificare il recapito delle fatture in formato XML;
• Codice Nazione: campo in cui si inserisce il codice ID della nazione, da compilare soltanto se si valorizza anche il campo relativo alla Partita IVA;
• Regime Fiscale: campo in cui si inserisce il regime fiscale del cliente;

CONFIGURAZIONE MODALITÀ DI PAGAMENTO

La gestione dei pagamenti avviene attraverso il modulo precedentemente installato “MODALITÀ DI PAGAMENTO”.

Per inserire un metodo di pagamento, cliccare il pulsante “Add Record”.

Dopo aver clccato su aggiungi record, si aprirà questa maschera da cui sarà possibile aggiungere le informazioni relative al metodo di pagamento:

• Numero rate: campo che permette di selezionare il numero di rate previste;
• Condizioni Pagamento: permette di scegliere tra "Pagamento completo"" , "Pagamento a rate" oppure "Anticipo";
• Descrizione Modalità di Pagamento: campo in cui si inserisce una descrizione per la modalità di pagamento;
• Codice pagamento: campo in cui si inserisce il codice del pagamento;

Se si sceglie "Pagamento completo" come modalità di pagamento, si devono compilare soltanto i campi del primo blocco nella sezione delle rate. I campi del blocco rate sono:

• Tipo Pagamento: campo di ricerca in cui si può scegliere il tipo di pagamento tra quelli proposti;
• Percentuale: campo in cui si inserisce la percentuale prevista dalla rata. Se il pagamento è composto da una sola rata, compilare il campo con 100%.
• Giorno: campo in cui si inserisce il numero di giorni di dilazione relativo alla scadenza.
• Fine Mese: se flaggato allora il pagamento verrà effettuato all'ultimo giorno del mese, dopo aver calcolato l'eventuale dilazione;

INSERIMENTO MANUALE

Con questo tipo di configurazione non verranno create scadenze in automatico, sarà necessario crearle manualmente dopo aver salvato la fattura. In questo caso, sarà necessario creare almeno una modalità di pagamento, senza rate inserendo il solo dato di “Condizione Pagamento” con "Pagamento completo".

Selezionare una modalità di pagamento in fase di generazione fattura di vendita (vedi argomento successivo: Generazione Fattura Elettronica). I dettagli e il numero delle rate verrà inserito manualmente successivamente ad aver salvato la fattura. Dopo aver salvato la fattura, utilizzare il modulo “PAGAMENTI” dal MENU. L’elenco propone tutti i pagamenti relativi alle fatture generate. Selezionare l’elemento interessato e cliccare sul pulsante “Modifica”.

Inserire in “Informazione Pagamenti” i dettagli della prima rata, in particolare:

• Data Scadenza: inserire scadenza relativa alla rata;
• Importo Pagamento: inserire l’importo della rata. Per tornare all’elenco precedente, cliccare su “Salva”. Utilizzare il pulsante “Aggiungi elemento” per inserire manualmente le altre rate. Compilare il blocco “Informazione Pagamenti” secondo le stesse modalità, ricordando di inserire la fattura di riferimento nel campo “Fattura”.

GENERAZIONE FATTURA

Per creare una nuova fattura, andare sul modulo delle fatture e cliccare sul pulsante "Aggiungi fattura"

Dopo aver cliccato, si aprirà questa maschera da cui sarà possibile inserire i dati per creare una fattura. Prima della creazione della fattura è necessario avere la modalità di pagamento che si vuole usare e assicurarsi che il cliente abbia nella sua anagrafica i campi relativi al modulo "Dettagli indirizzo" e "Fatturazione elettronica" compilati.

Compilare il blocco “Informazioni fattura” con i dati relativi alla testata del documento. I dati obbligatori sono:

• Soggetto: campo da valorizzare con un’informazione descrittiva del documento;
• Nome Azienda: nome dell'azienda del cliente;
• Data fattura: inserire la data della fattura;
• Modalità di pagamento: campo in cui inserire la modalità di pagamento utilizzato nella fattura.

Compilare gli altri blocchi proposti, prestando particolare attenzione ai seguenti campi:

• Tipo documento: Servono a individuare la tipologia di documento elettronico trasmesso. Scegliere il tipo dalla seguente tabella:

• Esigibilità IVA: selezionare tra I (Immediata)/ D (Differita)/ S (Split Payment)

Inserire i dati relativi all’indirizzo di spedizione e fatturazione del cliente valorizzando tutti i campi proposti dal blocco.

INFORMAZIONI FATTURAZIONE ELETTRONICA:

• Codice CUP/ Codice CIG: inserire i relativi codici qualora il cliente fosse una Pubblica Amministrazione;
• Natura Esenzione IVA: nel caso in cui la fattura preveda l’esenzione IVA, selezionare il codice corretto secondo la seguente tabella ministeriale:

• Riferimento Normativo: compilare il campo con una descrizione del motivo dell’esenzione (ad esempio “Esente art. 10”). Qualora siano previsti, è possibile completare la fattura con i dati delle ritenute d’acconto e della cassa previdenziale nei relativi blocchi.

DETTAGLI ARTICOLO

In questo blocco si possono aggiungere i servizi e prodotti che verranno inseriti nella fattura. Per poter generare la fattura è neccessario che sia almeno un articolo presente nella tabella.

• Listino prezzi: Campo in cui scegliere da una picklist il listino prezzi che si vuole utilizzare;
• Aliquota IVA: Campo in cui scegliere da una piclist l'Aliquota IVA per i prodotti e/o servizi;

Per aggiungere un servizio oppure un prodotto, cliccare sul pulsante corrispondente sotto la tabella. Ogni prodotto/servizio verrà aggiunto in una nuova riga della tabella degli articoli. La tabella è composta dalle seguenti colone:

• Nome articolo: campo di ricerca che permette di scegliere l'articolo che si vuole inserire nella tabella. Cliccare sull'icona corrispondente al tipo di articolo a destra del campo di ricerca per aprire una maschera contenente la lista dei prodotti/servizi che si possono inserire nella tabella;
• Quantità: inserire la quantità dei prodotti o servizi;
• prezzo di listino: questo campo verrà popolato con il prezzo del prodotto/servizio, una volta che lo si è selezionato nel campo Nome articolo. Se si desidera, è possibile modificare il prezzo dell'articolo inserendo il nuovo prezzo in questo campo;
• Commento articolo: questo campo verrà popolato con il commento presente nell'anagrafica del prodotto o servizio che si è selezionato. Se si desidera è possibile modificare il commento dopo aver selezionato l'articolo;
• Importo sconto articolo: campo in cui inserire lo sconto dell'articolo;
• Sconti in percentuale: campo in cui si può inserire la percentuale del sconto da applicare al prezzo dell'articolo;
• Aliquota IVA: campo dove inserire l'Aliquota IVA dell'articolo;
• Unità di misura: campo in cui si può selezionare da una picklist l'unità di misura che si vuole utilizzare;
• Quantità evasa: in questo campo si può inserire la quantità evasa dell'articolo;
• Stato evasione: campo in cui scegliere da una picklist lo stato dell'evasione dell'articolo.

GENERAZIONE FILE XML

Dopo il salvataggio della fattura, il programma riporta ad una schermata che visualizza i dati generali del documento appena creato.

Per convertire la fattura in un file XML cliccare sul pulsante “Genera XML FE”.

Il file si salverà automaticamente nella cartella Download del pc dell'utente. Una copia del file scaricato verrà automaticamente allegato alla fattura stessa in una cartella .zip.

Per scaricare massivamente più documenti in formato XML in un unico file .zip, selezionare i documenti interessati dall’elenco delle fatture e cliccare su “Ulteriori”--> “Genera File XML FE”.