VERSIONE: 7.04.13

INTRODUZIONE

Lo scopo del modulo EInvoice (Fattura Elettronica) è quello di adattare il proprio CRM al DLgs. 127/2015, che obbliga ad emettere fatture in formato elettronico a partire dal 01/01/2019. L’installazione integra ai moduli relativi a organizzazioni e fatturazione l’aggiunta dei campi necessari alla generazione della fattura in formato “XML”. In aggiunta, EInvoice, introduce 3 moduli relativi ai pagamenti delle fatture che permettono di adempiere correttamente alla nuova normativa.

Il modulo è compatibile con le seguenti versioni di Vtiger:

• 7.0;
• 7.1.

PRIMA CONFIGURAZIONE

La prima operazione da compiere è inserire i parametri di fatturazione necessari ad abilitare la ditta alla fatturazione elettronica. Per accedere alle impostazioni del modulo, cliccare su --> “Impostazioni” --> “Altre impostazioni” --> “EInvoice Configuration”. Vai su "Aggiungi elemento" e segui le indicazioni per l'inserimento corretto dei valori:

Dati soggetto Trasmittente:

• Azienda Fatturante: Ragione sociale della propria Azienda;
• Template XML: all'installazione del modulo verrà creato un template con la mappatura stadard XML proposta. Per modificare la mappatura è necessario scaricare il file, modificarlo con un editor di testo e ricaricarlo;
• Id Paese del Trasmittente: compilare con il codice dello Stato di appartenenza del trasmittente della fattura;
• Codice del Trasmittente: inserire la partita IVA del trasmittente;
• Telefono del trasmittente: inserire il numero di telefono del trasmittente;
• Email del trasmittente: indicare la mail (non deve essere necessariamente una PEC);

Dati del Cedente/Prestatore:

• Id Paese del Cedente Prestatore: inserire il codice dello stato di appartenenza del Cedente Prestatore (colui che emette la fattura);
• Codice del Cedente Prestatore: inserire la partita IVA del Cedente Prestatore;
• Codice Fiscale del Cedente Prestatore: inserire il codice fiscale;
• Denominazione del Cedente Prestatore: ragione sociale dell'azienda che emette la fattura;
• Regime Fiscale del Cedente Prestatore: indicare il proprio regime fiscale;
• Indirizzo del Cedente Prestatore: indicare l’indirizzo della sede legale;
• CAP del Cedente Prestatore: indicare il CAP della sede legale;
• Comune del Cedente Prestatore: inserire il comune della sede legale;
• Provincia del Cedente Prestatore: compilare con la provincia della sede legale (solo la sigla);
• Nazione del Cedente Prestatore: aggiungere la nazione della sede legale (solo la sigla);
• Ufficio iscrizione REA del Cedente Prestatore: indicare la sigla dell'ufficio iscrizione al registro delle imprese;
• Numero iscrizione REA del Cedente Prestatore: indicare solo le cifre del numero di iscrizione al registro delle imprese;
• Capitale Sociale del Cedente Prestatore: inserire la quota;
• Socio Unico del Cedente Prestatore: indicare se la società è a socio unico (SU) oppure se ci sono più soci (SM);
• Stato liquidazione Cedente Prestatore: indicare se la società si trova in stato di liquidazione (LS) oppure no (LN);
• Telefono del Cedente Prestatore: indicare il numero di telefono;
• Fax del Cedente Prestatore: indicare il numero fax;
• Email del Cedente Prestatore: indicare un indirizzo mail (non obbligatoriamente PEC);

Dati del Terzo Intermediario:

• Id Paese del Terzo Intermediario: inserire il codice dello Stato di appartenenza del Terzo Intermediario (si occupa di trasmettere o ricevere la fattura per conto di un altro soggetto);
• Codice del Terzo Intermediario: inserire la partita IVA del Terzo Intermediario;
• Denominazione del Terzo Intermediario: denominazione del Terzo Intermediario;
• Soggetto Emittente (SC o TZ): nel caso in cui l'emissione della fatturazione elettronica avvenga per conto terzi (TZ) oppure soggetto contribuente (SC);
• Dati pagamento IBAN: indicare il codice IBAN di chi emette la fattura;
• Aliquota IVA cassa previdenziale: questo campo indica l'aliquota IVA da applicare al contributo previdenziale, è obbligatorio e risulta precompilato con l'aliquota IVA al 22%, ma è modificabile dall'utente in base alle proprie esigenze;

CONFIGURAZIONE DEL CLIENTE

All’interno dell’anagrafica del cliente è stato aggiunto il blocco “Fatturazione Elettronica”. Il blocco contiene tutte le informazioni necessarie all’invio della fattura a un cliente.

Inserire i seguenti dati:

• Codice Fiscale: inserire il Codice Fiscale del cliente;
• Formato Trasmissione: FPR12 se si tratta di un’azienda o un privato, FPA12 se si tratta di una Pubblica Amministrazione;
• PEC: inserire l’indirizzo pec, se il cliente ne è in possesso;
• Nome e Cognome: da compilare SOLO se si tratta di un privato, poiché andranno a sostituire il campo relativo alla ragione sociale dell’azienda;
• Partita Iva:inserire la Partita IVA del cliente;
• Codice Destinatario:codice alfanumerico per identificare il recapito delle fatture in formato XML;
• Codice CIG: inserire codice identificativo di gara di appalto, da valorizzare qualora si tratta di una Pubblica Amministrazione;
• Codice Nazione: inserire il codice ID della nazione, da compilare solo se si valorizza anche il campo relativo alla Partita IVA;
• Regime Fiscale: indicare il regime fiscale del cliente;

CONFIGURAZIONE MODALITÀ DI PAGAMENTO

La gestione dei pagamenti avviene attraverso il modulo precedentemente installato “MODALITÀ DI PAGAMENTO”.

Per inserire un metodo di pagamento, cliccare il pulsante “Add Record”.

COMPILA I CAMPI PROPOSTI NEL BLOCCO

• Numero rate: selezionare il numero di rate previste, il dettaglio dovrà essere inserito nei blocchi successivi;
• Condizioni Pagamento: scegliere tra Pagamento completo / Pagamento a rate / Anticipo;
• Descrizione Modalità di Pagamento: inserire una descrizione;
  • Tipo Pagamento: scegliere il tipo di pagamento tra quelli proposti;
  • Percentuale: inserire la percentuale prevista dalla prima rata. Se il pagamento è composto da una sola rata, compilare il campo con 100%.
  • Giorno: inserire il numero di giorni di dilazione relativo alla scadenza.
  • Fine Mese: se si spunta la casella allora il pagamento verrà effettuato all'ultimo giorno del mese, dopo aver calcolato l'eventuale dilazione;

INSERIMENTO MANUALE

Con questo tipo di configurazione non verranno create scadenze in automatico, sarà necessario crearle manualmente dopo aver salvato la fattura. In questo caso, sarà necessario creare con il pulsante tre modalità di pagamento, senza rate inserendo il solo dato di “Condizione Pagamento” con "Pagamento completo".

Selezionare una di queste tre modalità di pagamento in fase di generazione fattura di vendita (vedi argomento successivo: Generazione Fattura Elettronica). I dettagli e il numero delle rate verrà inserito manualmente successivamente ad aver salvato la fattura. Dopo aver salvato la fattura, utilizzare il modulo “PAGAMENTI” dal MENU. L’elenco propone tutti i pagamenti relativi alle fatture generate. Selezionare l’elemento interessato e cliccare sul pulsante “Modifica”.

Inserire in “Informazione Pagamenti” i dettagli della prima rata, in particolare:

• Data Scadenza: inserire scadenza relativa alla rata;
• Importo Pagamento: inserire l’importo della rata. Per tornare all’elenco precedente, cliccare su “Salva”. Utilizzare il pulsante “Aggiungi elemento” per inserire manualmente le altre rate. Compilare il blocco “Informazione Pagamenti” secondo le stesse modalità, ricordando di inserire la fattura di riferimento nel campo “Fattura”.

GENERAZIONE FATTURA

Compilare il blocco “Informazioni fattura” con i dati relativi alla testata del documento. I dati obbligatori sono:

• Soggetto: campo da valorizzare con un’informazione descrittiva del documento;
• Data fattura: inserire la data della fattura;
• Nome Azienda: denominazione dell’azienda cliente;

Compilare gli altri blocchi proposti, prestando particolare attenzione ai seguenti campi:

• Tipo documento: scegliere tra le opzioni della tabella "Tipo Documento";
• Modalità di pagamento: cliccare sull’icona per selezionare una modalità di pagamento precedentemente inserita nel modulo “MODALITÀ DI PAGAMENTO”;
• Esigibilità IVA: selezionare tra I (Immediata)/ D (Differita)/ S (Split Payment)

Inserire i dati relativi all’indirizzo di spedizione e fatturazione del cliente valorizzando tutti i campi proposti dal blocco.

ALTRE INFORMAZIONI:

• Codice CUP/ Codice CIG: inserire i relativi codici qualora il cliente fosse una Pubblica Amministrazione;
• Natura Esenzione IVA: nel caso in cui la fattura preveda l’esenzione IVA, selezionare il codice corretto secondo la seguente tabella ministeriale:

• Riferimento Normativo: compilare il campo con una descrizione del motivo dell’esenzione (ad esempio “Esente art. 10”). Qualora siano previsti, è possibile completare la fattura con i dati delle ritenute d’acconto e della cassa previdenziale nei relativi blocchi.

Inserire i dati delle righe all’interno del blocco “Dettagli dell’elemento”.

Cliccare sull’icona per selezionare l’articolo dall’archivio corrispondente e inserire le quantità nel campo “Quantità”.

È possibile inserire manualmente informazioni relative a percentuali di sconti, spese extra, e modificare l’aliquota IVA cliccando sulle voci corrispondenti. È possibile inoltre scegliere il tipo di arrotondamento se necessario (Aggiungi/ Deduci).

GENERAZIONE FILE XML

Dopo il salvataggio della fattura, il programma riporta ad una schermata che visualizza i dati generali del documento appena creato. Per convertire la fattura in un file XML cliccare sul pulsante “Genera XML FE”. Il file si salverà automaticamente nella cartella Download del pc dell'utente. Una copia del file scaricato verrà automaticamente allegato alla fattura stessa in una cartella .zip. Per scaricare massivamente più documenti in formato XML in un unico file .zip, selezionare i documenti interessati dall’elenco delle fatture e cliccare su “Ulteriori”--> “Genera File XML FE”.