VERSIONE: 7.16.50

UTILIZZO GENERALE

IMPOSTAZIONI UTENTE

Ogni utente all'interno del CRM ha la propria pagina impostazioni da cui può personalizzare vari parametri, qui di seguito verranno elencati e descritti tutti i vari campi.

Blocco "Ruolo e login Utente"

In questo blocco sono contenuti dati basilari dell'utente:

• Nome Utente: il nome dell'utente all'interno del CRM
• Email: l'indirizzo email dell'utente
• Nome: nome dell'utente
• Cognome: cognome dell'utente
• Amministratore: indica se l'utente è amministratore del CRM o no, l'utente amministratore ha vari privilegi per vedere tutto all'interno del CRM ed agire senza limitazioni
• Ruolo: il ruolo assegnato all'utente
• Vista Lead predefinita: la schermata che verrà aperta di default quando si visualizzerà il modulo Leads
• Stato: indica lo stato dell'utente, se Attivo o Disattivo
• Tipo Autenticazione: il tipo di autenticazione utilizzata per loggarsi nel CRM, può essere l'autenticazione classica di Vtiger (nome e password) oppure si può impostare un server LDAP
• Autenticazione con MFA: se abiblitata "MFA con email", dopo essersi loggati con username e password verrà inviata un email con il codice temporaneo da inserire nell'apposito popup per poter accedere.
  • La mail che notifica il codice temporaneo può essere personalizzata liberamente, consulta il manuale amministratore per maggiore informazioni.

Blocco "Configurazione campi Numero e Valuta"

In questo blocco sono contenute le preferenze per la visualizzazione dei campi numerici e valuta all'interno del CRM.

• Valuta: la valuta preferita dall'utente ch verrà utilizzata per visualizzare i vari campi valuta all'interno del CRM
• Raggruppamento cifre: il raggruppamento cifre preferito dall'utente
• Separatore decimale: il separatore decimale preferito dall'utente, Opencrmitalia consiglia l'uso della virgola per evitare anomalie in certi contesti all'interno del CRM (per esempio calcoli su Vaulte effettuati con Workflow Designer)
• Separatore cifre: il separatore delle migliaia preferito dall'utente, Opencrmitalia consiglia l'uso dello spazio per evitare anomalie in certi contesti all'interno del CRM (per esempio calcoli su Vaulte effettuati con Workflow Designer)
• Collocamento simbolo: indicare dove viene posizionato il simbolo della valuta rispetto al valore da visualizzare
• Numero decimali valuta: indicare quanti decimali vengono mostrati per solo i campi valuta
• Tronca 0 successivi: se attivato,nel caso le cifre decimali finali siano 0 non verranno visualizzate, vale solo per i campi valuta

Blocco "Altre informazioni"

In questo blocco si possono inserire informazioni aggiuntive sull'utente

• Titolo: il titolo di studio dell'utente
• Fax: il numero FAX dell'utente
• Interno: il numero interno dell'utente (magari per un centralino telefonico)
• Altra Email: altro indirizzo email dell'utente
• Telefono ufficio: telefono ufficio dell'utente
• Email secondaria: altro indirizzo email dell'utente
• Cellulare: numero di cellulare dell'utente
• Telefono casa: numero di casa dell'utente
• Altri telefono: altro numero di telefono dell'utente
• Firma: Firma dell'utente all'invio di una mail dal CRM, viene utilizzato questo nel caso con cu sia nessun account multisender configurato.
• Documenti: campo standard Vtiger, non utilizzato all'interno della Suite Opencrmitalia
• Compositore Email interno: campo standard Vtiger, non utilizzato all'interno della Suite Opencrmitalia
• Lingua: lingua preferita dall'untene con cui sarà tradotto l'intero CRM
• CRM Phone Extension: campo standard Vtiger, non utilizzato all'interno della Suite Opencrmitalia
• Vista Record predefinita: la vista preferita che verrà visualizzata quando si entrerà nel dettaglio di un record
• Nascondi pannello sinistro: se attivato, di default quando si visualizzerà una lista di un modulo, la schermata laterale sinistra in cui vengono visualizzate le varie liste personali e condivise sarà di defalut nascosta
• ListView Predefinita: indicare se LIST o GRID, List è la vista per lista default di Vtiger, Grid la nuova visualizzazione introdotta da Opencrmitalia
• Pagina iniziale: indicare quel modulo visualizzare come home del CRM.
  • Di default è impostato il modulo Suite Dashboard
  • Se il modulo Suite Dashboard è disattivato o non installato verrà visualizzata la Dashboard standard di Vtiger
  • Se viene impostato un modulo e successivamente disattivato, verrà impostato di default il modulo Suite Dashbaord

Blocco "indirizzo Utente"

In questo campo è possibile indicare l'indirizzo dell'utente

Blocco "Fotografia Utente"

In questo blocco è possibile casricare una foto profilo per l'utente che verrà poi visualizzata all'interno del CRM

LE LISTE

Il CRM mette a disposizione due tipe di viste: LIST VIEW e la GRID VIEW. Ogni utente può selezionare la propria vista predefinita:

1. Andare in "Le mie Preferenze";
   • 
2. Indicare la vista predefinita;
   • La vista predefinita verrà mostrata quando nella lista la tipologia di default è Preferenza Utente.
   • 
   • Una volta nella lista è possibile passare da una visualizzazione all'altra tramite le icone segnate dal rettangolo rosso:
   • 

UNA VISIONE GENERALE: LE LISTE STANDARD

Le liste ci permettono di mostrare i nostri dati secondo le nostre preferenze:

• filtrandoli per i valori presenti nell'anagrafica (es. Tutte le aziende dove città è uguale Milano)
• mostrando le colonne di nostro interesse.

Vediamo ora nel dettaglio la schermata di una lista, nel nostro esempio una lista di aziende:

1. Icona "+" per aggiungere una nuova lista;
2. Funzione di "Ricerca tra le Liste", utile nel caso fossero presenti molte liste;
3. Liste personali: vengono elencate le liste dell'utente;
4. Liste condivise: vengono elencate le liste create da altri utenti e rese disponibili;
5. Tag: cliccando su un tag tra quelli disponibili mi vengono mostrati nella lista solo i record che hanno quel tag;
6. Ricerca: compilando uno dei box sopra ad ogni colonna e cliccando sul pulsante Ricerca ho la possibilità di filtrare i record e visualizzare soltanto quelli che corrispondono ai miei criteri di ricerca;
7. Icone:
   • Occhio: cliccato mostrerà la scheda ridimensionabile con tutti i dati del record sulla destra dello schermo. All’interno di questa scheda potrò operare, come se fossi nella vista normale e alla chiusura della scheda mi si aggiornerà la lista;
     • 
   • Stella: cliccando sulla stella puoi seguire quel record;
   • I tre punti in verticale avrà le sottovoci:
     • Dettagli: per andare alla vista di dettaglio del record;
     • Modifica: per andare alla vista di modifica del record;
     • Elimina: per eliminare il record.
       • 
8. Più: qui troviamo una lista di funzionalità che permettono di fare certe azioni sui record:
   • Esporta Tutte le Pagine: permette di esportare tutti i record di tutte le pagine anche se non selezionati;
   • Esporta Pagine Corrente: permette di esportare solo i record della pagina corrente selezionata;
   • Invia Email: permette di inviare una mail che come destinatario hanno l'e-mail dei record selezionati;
   • Invia SMS: permette di inviare un SMS ai numeri che trova nei record selezionati;
   • Trasferisci Proprietà: trasferisce tramite "Assegnato a" i record ad un altro Utente;
   • Segui: permette di dare più attenzione a certi record;
   • Non Seguire: permette di togliere il "Segui" dei record selezionati;
   • Aggiungi Tag: permette di aggiungere dei tag ai record selezionati;
   • Unisci i record Selezionati: permette di unire i dati di più record (massimo tre record consentiti);
   • Generate PDF: permette di generare dei PDF scegliendo il template da aplicare per poi scaricarli;
   • Trova duplicati:permette di fare una ricerca usando i campi se esistono tra i record selezionati delle uguaglianze permette di unire i due record;
   • Esporta:permette di esportare i record in un file csv;
9. Icone che siattivano selezionando i record:
   • la matita si va in modifica di tutti i record selezionati contemporaneamente;
   • con il cestino elimino i record selezionati;
   • con la nuvola aggiungo un commento;
10. Con questa icona si apre la configurazione semplificata delle colonne della lista, dove potrò aggiungere e toglie campi e spostare le colonne trascinandole;
11. La paginazione: mi permette di muovermi tra le pagine.

UNA VISIONE GENERALE: LA GRID VIEW

La grid view è analoga alla vista precedente, ma con alcune caratteristiche che aumentano l'usabilità.

VISUALIZZARE I RECORD:

• La prima grande differenza dalla lista normale è, che nella gridview cliccando su qualsiasi punto della riga, il record viene aperto con la quickview, mentre per aprire la scheda completa dobbiamo cliccare sull'apposita icona:
  • 
• Ridimensionare le colonne: con questa vista è possibile ridimensionare le colonne semplicemente trascinandole.
  • 

SELEZIONARE RECORD:

I checkbox per selezionare i record, inizialmente nascosti, si aprono quando si passa sopra con il puntatore del mouse, e rimangono in vista se ne viene selezionato almeno uno:

AZIONI SUL CAMPO:

Andando con il mouse su un campo si apriranno le azioni possibili su quel campo (variano a seconda della tipologia). Nel nostro esempio siamo sui contatti e la colonna riporta l'azienda relazionata:

1. • Copia: copia il contenuto;
   • Modifica: puoi modificare il campo senza entrare in dettaglio;
2. • Utente: apre nel dettaglio le informazioni di quel utente;
   • Invia Email: ti permette di inviare una mail a quel utente;
   • Copia: copia contenuto del campo;
3. • Visita la pagina web: sarai indirizzato alla pagina web contenuta nel campo;

ANDANDO IN MODIFICA PUNTUALE:

Possiamo operare sul campo direttamente dalla lista. A questo punto se clicchiamo su un altro campo della stessa riga passa in modifica del secondo campo, e così via.

Cliccare sull'icona verde (o premendo INVIO) per salvare le modifiche e su quella rossa per annullarle.

Inoltre nelle liste di tipo gridview se sono attivi dei filtri sulle colonne sono ben visibili e si possono rimuovere con un solo click su "Rimuovi tutti i filtri".

CREAZIONE DI UNA NUOVA LISTA

Abbiamo visto che per creare una nuova lista è sufficiente cliccare sull'icona "+". Fatta questa operazione apparirà una schermata dove potrò creare la mia nuova lista:

1. Liste attive: le liste attive per questo filtro;
2. La lista predefinita: se indicato "Preferenze Utente" viene preso dalle impostazioni dell'utente, altrimenti quello inserito vale per tutti gli utenti che visualizzano la lista, sia chi l'ha creata che quelli con cui è condivisa;
3. Vista nome: il nome con cui verrà identificata la lista;
4. Imposta come predefinito: se si imposta il flag allora ogni volta che entrò nel modulo, sul quale abbiamo creato la lista, si aprirà di default questa lista;
5. Selezione colonne: qui si selezionano i campi che fungeranno da colonne mostrate nella lista;
6. Condizioni: qui si inseriscono le condizioni che permettono di filtrare i record;
   • Tutte le condizioni (AND): tutte le condizioni inserite in questo blocco dovranno valere;
   • Almeno una condizione (OR): almeno una delle condizioni inserite deve essere vera;
7. Condividi questa Lista: mettendo il flag si decide a chi condividere la lista, ai singoli utenti, gruppi, o condividere sulla base dei ruoli.

Cliccando su SALVA salvo la lista che ora apparirà tra le liste disponibili.

CREAZIONE DI UN RECORD

CREAZIONE STANDARD

Per creare un nuovo record si può tramite il pulsante che si trova in alto a destra, nel caso delle aziende "AGGIUNGI AZIENDA":

Verrà aperta una pagina per l'inserimento dei valori del record e poi salvare cliccando sul pulsante verde SALVA:

CREAZIONE VELOCE

Esiste anche la possibilità di creare i record tramite la creazione veloce. Questa ci permetterà l'aggiunta veloce del nuovo record da qualsiasi pagina del CRM, cliccando sull'icona "+" in alto a destra:

Una volta selezionato il modulo per il quale vogliamo aggiungere il record verrà mostrato un popup dove si potrà compilare solo alcuni campi. Solo i campi che nelle impostazioni hanno il flag su "creazione veloce":

Anche in questo caso dopo aver compilato i campi, si clicca sul pulsante verde SALVA. Cliccando invece su VAI AL MODULO COMPLETO verrà aperta una schermata con tutti i campi del nostro modulo.

AGGIUNTA DI UN RECORD RELAZIONATO

Per aggiungere un record relazionato ad un record principale, dalla schermata del record principale si va nel menu dei relazionati, selezionare il modulo di nostro interesse, cliccare su "Aggiungi". Nel nostro esempio aggiungiamo un'opportunità ad un'azienda:

1. selezioniamo l'icona che nel menu dei relazionati indica l'Opportunità;
2. clicchiamo su Aggiungi Opportunità;

A questo punto ci verrà mostrata la creazione veloce, si può andare al modulo completo (cliccando su "Vai al form completo") dove troverò tutti i campi:

Una volta aggiunta l'opportunità la troverò nella lista dei relazionati e anche nel modulo Opportunità:

VISUALIZZAZIONE DI UN RECORD

CONDIVISO CON

Il campo "Condiviso con" permette di bypassare le regole di visualizzazione dei record. Il campo si presenta come una picklist a selezione multipla con l'elenco degli utente attivi del CRM. Indicando quindi uno o più utenti in questo campo si darà la possibilità di visualizzare e modificare il record in questione anche se normalmente, secondo le regole applicate sui ruoli, non ne avrebbero visibilità.

VISUALIZZAZIONE DA LISTA

Quando mi trovo in una lista posso visualizzare il record in una finestra laterale ridimensionabile cliccando sull'icona dell'occhio, per le liste standard o su un punto qualsiasi per la gridview:

La visualizzazione del record è completa e permette di operare sullo stesso senza limitazioni. Una volta chiusa la finestra la lista si aggiornerà a fronte delle modifiche effettuate.

VISUALIZZAZIONE COMPLETA

Per andare alla visualizzazione completa posso:

• cliccare una volta sul record sulla lista;
• cliccare sull'icona con i 3 punti in verticale e poi cliccare su DETTAGLI;

Si può aprire anche entrando nel record, dalla visualizzazione su lista dei record relazionati cliccare su VISUALIZZA DETTAGLI. La maggior parte dei moduli dispone di una vista di riepilogo ed una vista di dettaglio.

VISTA DI RIEPILOGO

La visualizzazione di riepilogo mostra alcuni dati, quelli principali, e una serie di widget.

1. Add TAG: aggiungi una Tag al Record;
2. Menu che mi mostra alcune Azioni che si possono fare sui record;
3. Menù dei relazionati: in questo menu vengono mostrati tutti i moduli relazionati al modulo principale, cliccando su uno dei moduli relazionati mi viene mostrata la lista dei record relazionati;
4. Campi principali: qui vengono mostrati alcuni dei campi del record, quelli che ho contrassegnato come "campi chiave" nella configurazione dei campi;
5. Documenti: qui ho i documenti relazionati al record, con la possibilità di aggiungere o vedere l'anteprima;
6. Widget attività: qui vengono mostrate le attività di calendario (compiti ed eventi) relazionati al record con la possibilità di aggiungerne altri;
7. Commenti: qui mi vengono mostrati i commenti dei vari utenti al record, con la possibilità di aggiungerne di nuovi.

VISTA DI DETTAGLIO

La visualizzazione di dettaglio mi mostra tutti i campi del mio record, suddivisi per blocchi:

VISTA DEI RELAZIONATI(STANDARD)

Come spiegato precedentemente sia nella vista di riepilogo che nella vista di dettaglio è presente un menu dei moduli relazionati, che mi permette di accedere velocemente a tutto ciò che è relazionato al record principale. Cliccando su una delle voci del menu dei relazionati(8) mi viene mostrata la lista dei record relazionati, nel nostro esempio opportunità relazionate ad un'azienda:

9. Posso cliccare su:

• Icona matita: mi apre il record in modifica
  • 
• Scollega: mi scollega il record relazionato da quello principale;
• cliccando sulla terza icona mi aprirà il record nel dettaglio;
• Se invece clicco direttamente sul nome del record relazionato mi viene aperto in quickview:
• 12. Se vado su un campo e clicco sull'icona della matita che mi appare posso modificare il singolo campo:
  • 
    • 
• 10. Posso cliccare su: DETTAGLI: per andare alla pagina completa del record; MODIFICA: per andare alla pagina di modifica del record;
• 11. Clicco sulla "X" per chiudere la schermata e tornare alla lista dei relazionati;

VISTA DEI RELAZIONATI(GRIDVIEW)

Il funzionamento della lista relezionati se impostata la gridview come vista di default è diversa da quella standard. Se clicco in un punto qualsiasi della riga di un record relazionato mi viene aperta la quickview:

Se vado con il mouse su una riga mi si aprono le icone a sinistra:

1. Si viene reindirizzati al record con vista riepilogo, dettaglio, etc;
2. Sui tre puntini si può andare in modifica (poi salvando torno nel punto in cui mi trovavo) o scollegare il record dal record principale.

Anche in questo caso posso ridimensionare le colonne, non è possibile però modificare il singolo campo direttamente dalla lista.

MODIFICA DI UN RECORD

La modifica di un record già esistente può avvenire in diverse modalità. Le vediamo qui di seguito.

MODIFICA DA LISTA STANDARD

Da una qualsiasi lista, facendo un doppio click veloce su un record, si apre la possibilità di modificare i campi mostrati nelle colonne direttamente nella lista. Cliccando poi sull'icona verde confermerò la modifica, se clicco su quella rossa la modifica verrà annullata.

MODIFICA DEL SINGOLO CAMPO

Quando sono in una qualsiasi delle viste del record (dettaglio, riepilogo e relazionati) andando su un campo mi appare un'icona di una matita e cliccandoci sopra si apre la possiblità di modificare:

Fatta la modifica clicco sull'icona verde per confermare:

MODIFICA DI TUTTO IL RECORD

In vari modi posso andare alla modifica completa del modulo, in questo caso mi verranno messi in modifica tutti i campi contemporaneamente:

MODIFICA MASSIVA DA LISTA

Una funzionalità molto utile è quella che permette la modifica massiva fino a 500 record contemporaneamente. Per fare una modifica massiva di uno o più campi andremo a selezionare N record da una lista:

1. mettendo il flag nella casella di check in alto automaticamente selezioneremo tutti i record della pagina corrente;
2. cliccando sull'icona della matita si aprirà una pagina di modifica con tutti i campi del modulo. I campi che modificheremo saranno modificati per tutti i record selezionati;
3. cliccando qui seleziono tutti i record del modulo, non solo quelli della pagina corrente.

Da versione 7.16 di Suite Opencrmitalia con la modifica massiva è possibile rimuovere i valori da un campo.

Cliccando nei checkbox evidenziati in rosso qui sopra è infatti possibile "abilitare" la modifica del campo che, se lasciato vuoto, verrà svuotato completamente.

I COMMENTI

I commenti sono disponibili nella maggior parte dei moduli del CRM. Sono uno strumento fondamentale per inserire note e dialogare tra utenti su un tema specifico. I commenti sono visibili nella vista di riepilogo nel widget commenti e nella tab specifica.

Per eliminare un commento ci sono due possibilità:

1. Agire direttamente da database ed eliminare i record in questione, in questo caso contattare supporto@opencrmitalia.com
2. Svuotare il contenuto del commento andando in modifica dello stesso (azione che dovrà eseguire l'utente che ha creato il commento).

WIDGET COMMENTI

TAB COMMENTI

ELEMENTI DEL COMMENTO

1. In questo punto è possibile aggiungere un nuovo commento;
2. la funzione di roll up quando attivata permette di vedere i commenti dei record relazionati. ESEMPIO: se sono su un’azienda potrò vedere anche i commenti inseriti nei ticket e nelle opportunità collegate a quell’azienda e viceversa;
3. cliccando su INVIA il commento sarà creato;
4. c'è la possibilità di allegare un file ad un commento;
5. per ogni commento viene riportato chi l’ha scritto e quando, inoltre se è il commento di un record relazionato e non di quello in cui ci si trova viene indicato;
6. se un utente è stato taggato in un commento viene riportato con sfondo blu;
7. é possibile rispondere ad un commento in modo che il dialogo sia organizzato come un thread;

CITARE IN UN COMMENTO (TAG)

All’interno di un commento è possibile citare/taggare uno o più utenti del CRM semplicemente inserendo il caratter @, verrà quindi aperta la lista utenti. Gli utenti taggati nel commento riceveranno un’email con il contenuto del commento e il riferimento al record a cui il commento è associato, con tanto di link. Quindi se taggo un utente su un’opportunità l’utente riceverà l’email con il contenuto del commento e il link all’opportunità stessa.

La mail che notifica il tag in un commento può essere personalizzata liberamente, consulta il manuale amministratore per maggiore informazioni.

I DOCUMENTI

LA SCHEDA DEL DOCUMENTO

I documenti sono dei record del modulo Documenti, relazionabili ad altri record. Ogni documento può essere associato a più record del CRM contemporaneamente. Ecco la scheda di un documento:

I campi specifici che lo identificano sono:

• Titolo: il titolo del documento;
• Assegnato a: chi è il proprietario del documento, questo influisce la visibilità dell'ultimo;
• Nome cartella: sono cartelle “logiche” non nidificate. Una lista modificabile per catalogare i documenti;
• Note: qui si può mettere una descrizione con un testo formattabile;
• Tipo download: può essere interno, se si tratta di un file caricato sul CRM o esterno se è un link a un gestore di file esterno (es. Google drive, onedrive, ecc.);
• Nome file: il nome del file fisico associato;
• Tipo di file: la tipologia di file;
• Versione: si può indicare una versione, non si aggiorna in automatico.

Quando mi trovo in un record, i documenti allegati li posso vedere nel Widget documenti presente nella vista di riepilogo o nella tab specifica nel menu relazionati. In entrambi i casi posso scaricare il documento o vedere la preview per certi formati (pdf, immagini).

IL WIDGET DOCUMENTI

LA TAB DOCUMENTI

ESPORTA RECORD

Per esportare i record del CRM, posso agire principalemente in due modi:

1. da lista;
2. da report.

1. Dopo aver selezionato i record della pagina cliccando su "Seleziona tutti (modulo) " posso selezionare tutti i record della lista in cui mi trovo;
2. Funzione di export XLS: qui ho due possibilità, esportare la pagina corrente o tutti i record di tutte le pagine del modulo. Mi esporta solo i campi della lista.
3. Funzione di export in CSV: mi esporta tutti i campi del modulo e in formato CSV

IMPORTARE RECORD

Da qualsiasi lista o da un record specifico è possibile iniziare l’import di dati per quel modulo usando il pulsante

1. IMPORTA
   • 
   • Nel primo step ci viene chiesto:
2. aggiungere un file CSV;
3. lasciare il flag se il file da importare ha una prima riga di testata, che consigliamo in quanto utile per la mappatura successiva;
4. Codica caratteri: in genere UTF-8;
5. Carattere separatore: in genere virgola (comma) o punto e virgola (semicolon).

Nel secondo passaggio si può impostare un controllo duplicati, indicando i campi da controllare tra quelli disponibili (nell’esempio sopra Nome e cognome). Si può decidere nel caso un duplicato sia rilevato durante l’import cosa deve succedere:

• SALTA: non viene importata la riga;
• UNISCI: tutti i campi mappati nel punto successivo vengono aggiornati nel record, ma eventuali altri campi rimangono come prima dell’import;
• SOVRASCRIVI: tutti i campi mappati nel punto successivo vengono aggiornati nel record, ma eventuali altri campi vengono sbiancati.

Nel terzo step possiamo mappare le colonne del file CSV con i campi del CRM, con anche la possibilità di salvare la mappatura o richiamare una mappatura salvata precedentemente.

I TAG

I tag permettono di catalogare in modo veloce e personale i record presenti in una lista.

1. Cliccando su uno dei tag disponibili per una specifica lista verranno filtrati i record di quella lista mostrando solo quelli che hanno quel tag.
   • I tag verdi sono i tag pubblici, ossia quelli disponibili e visbili per tutti, quelli azzurri sono quelli privati dell’utente.
2. Sempre dalla lista è possibile taggare massivamente dei record dopo averli selezionati;
   • 
3. Entrando in un singolo record il tag è disponibile in alto a sinistra
4. da qui si possono aggiungere nuovi tag. La schermata di aggiunta tag è la seguente:
   • 
5. I tag inseriti per il record corrente;
6. form per scelta tag tra quelli disponibili;
7. form per creazione nuovo tag (si può mettere flag per rendere pubblico il tag creato).

GESTIONE DUPLICATI

L’unione dei duplicati può avvenire in due modalità principali.

1. La prima consiste nel selezionare da una lista fino a 3 record;
2. cliccare poi su UNISICI I RECORD SELEZIONATI.
   • 
3. Il secondo modo consiste nel cliccare su "PIÙ" -> "TROVA DUPLICATI", in questo caso verrà presentata una schermata dove indicare per quali campi (se ne possono aggiungere diversi, andranno in AND) fare la ricerca duplicati su quel modulo:
   • 
   • A questo punto verrà mostrata una schermata con la lista di tutti i duplicati:
     • 
4. qui si può selezionare i record che si vogliono cancellare;
5. cliccare su ELIMINA per cancellarli;
6. si possono scegliere i record da unire (fino a 3 per duplicato);
7. cliccare su MERGE per unirli. Una volta selezionati i record da unire si aprirà una schermata come segue:
   • 

Qui potrò scegliere tra i due (o tre) record quale valore tenere per ogni singolo campo. Cliccando su UNISCI i due record verranno uniti secondo i campi che si sceglie di tenere.

I CALENDARI

IMPOSTAZIONI PERSONALI

Ogni utente può accedere alla configurazione personale delle impostazioni Calendario andando in alto a destra su PERSONALIZZA –> IMPOSTAZIONI CALENDARIO

Si aprirà un popup con una serie di impostazioni abbastanza intuitive:

• Vista MyCalendar predefinita: Questa opzione vale per la vista "Calendario personale", è possibile scegliere la vista di default con cui si aprirà il calendario.
• Formato ora Calendario: Indica il formato dell'ora da visualizzare nel calendario, 12 o 24 ore.
• Inizio del giorno alle ore: Indica l'ora di inizio giornata, in base all'ora scelta verranno modificate le varie viste del calendario per far iniziare il giorno all'ora scelta.
• Fine del giorno alle ore: Indica l'ora di fine giornata, in base all'ora scelta verranno modificate le varie viste del calendario per far finire il giorno all'ora scelta.
• Duration slot: Indica la durata temporale di uno slot, in base a quanto scelto verranno modificate le varie viste del calendario per impostare gli slot della durata selezionata.
• Formato data: Il formato in cui si vuole visualizzare la data.
• Fuso orario: Il fuso orario con cui si vogliono visualizzare gli eventi.
• Intervallo Promemoria: Indica quanto prima di un evento mostrare un popup di promemoria. Se non viene selezionata nessuna opzione il promemoria rimane disattivato.
• Primo giorno della settimana: Il primo giorno della settimana che vogliamo visualizzare nelle viste settimanali e mensili.
• Vista Calendario predefinita: La vista del calendario predefinita che verrà aperta quando clicchiamo sull'icona del calendario.
• Stato e tipo attività predefiniti: Indicano i valori di default per i campi "Stato" e "Tipo" quando si va a creare un nuovo evento.
• Durata predefinita Eventi: La durata di default che viene impostata quando si va a creare un nuovo evento.
• Nascondo gli eventi di calendario completati: Se abilitata, quando gli eventi verranno contrassegnati come tenuti, verranno nascosti dalla visualizzazione dell'utente.

Vale la pena soffermarsi in maniera particolare sulla Condivisione Calendario. Ogni utente potrà impostare il proprio calendario come:

• Privato: vede solo lui gli eventi (a parte gli utenti amministratori);
• Pubblico: tutti gli utenti vedono i suoi eventi, a parte quelli che indicherà come privati;
• Utenti selezionati: il calendario è condiviso solo con alcuni utenti;

Un evento può essere:

• Pubblico: chi ha accesso al nostro calendario vedrà l'evento e tutti i suoi dettagli.
• Privato: chi ha accesso al calendario vedrà l'evento e la sua durata, ma non i dettagli. Eccezione per gli utenti con ruolo CEO e utenti amministratori, che possono vedere anche il dettaglio dell'evento

LA VISTA PERSONALE

1. qui possiamo selezionare il tipo di vista calendario preferito, in questo caso la vista singolo utente;
2. qui possiamo selezionare il range di tempo mostrato;
3. cliccando su full calendar mi vengono mostrate tutte le ore, dalle 00:00 alle 24:00;
4. qui aggiungendo nuove tipologie di attività, è possibile mettere a video nel calendario del CRM sotto forma di eventi i record degli altri moduli indicando il campo data su cui fare la logica.

Le altre tipologia di attività aggiunte appariranno nella parte alta del calendario come se l'evento durasse tutto il girono, visibili con il colore selezionato in fase di configurazione.

I CALENDARI CONDIVISI

1. Nella vista calendari condivisi vedremo gli eventi di tutti gli utenti che hanno il calendario condiviso con noi.
   • 
2. È possibile creare delle liste di utenti di cui vedere il calendario
   • 

LA VISTA PER LISTA

Nella vista per lista vedremo tutti gli eventi in formato lista.

LA VISTA PER GRID

Come per la vista per lista abbiamo anche la vista grid, più compatta e con un formato più ordinato.

LA VISTA SCHEDULER

Nella vista scheduler si vedranno gli eventi con una vista di tipo scheduler.

RISORSE CALENDARIO

Questa funzionalità permette di creare eventi in maniera rapida partendo da i record del CRM. Selezionando il record su cui vogliamo creare l'evento e trascinandolo nel calendario, in automatico verrà creato l'evento. I dettagli dell'evento si definiscono nelle impostazioni di questa funzionalità.

CONFIGURAZIONE

Per configurare una risorsa andare in --> "Impostazioni" --> "Configurazione" --> "Risorse Calendario".

I campi da compilare per configurare la risorsa sono:

1. Aggiungi nuova risorsa: cliccando il bottone si aprirà la pagina per creare una nuova risorsa nel calendario;
   • 
     1. Nome: inserire il nome della risorsa;
     2. Modulo: scegliere il modulo dal quale estrarre i record;
     3. Durata: scegliere la durata di default per l'evento;
     4. Tipo Attività: scegliere il tipo di attività che verrà assegnata agli eventi della risorsa di default. Sono le stesse attività che vengono chieste alla creazione di un evento;
     5. Condizioni: impostare delle condizioni cosi da filtrare i record che ci servono.
2. La matita che permette di modificare la risorsa creata e il cestino permette di eliminarla.

FUNZIONAMENTO

1. Lista Risorse: dopo aver configurato una o più risorse di calendario, cliccando su una di esse verrà visualizzato un elenco di tutti i record che rispettano le condizioni impostate in precedenza;
   • 
   • cliccando sul singolo record si aprirà la scheda in quickview
     • 
2. ESEMPIO: per creare gli eventi come nell'immagine sopra basterà trascinare il record dalla risorsa e posizionarlo sul giorno e l'ora nella quale lo vogliamo creare.
3. La spunta mette come tenuto l'evento. La matita permette di modificare l'evento. Il cestino permette di eliminare l'evento.

COMPORTAMENTO

Per creare gli eventi, come detto prima, trascinare il record nel punto che si preferisce. Fare attenzione però su che calendario siamo:

• Calendario Personale: gli eventi creati in questa schermata verranno assegnati all'utente che è assegnatario del record che stiamo pianificando, non all'utente che sta creando l'evento
• Calendario Condiviso: Anche qui si avrà lo stesso comportamento del calendario personale, terrà conto dell'assegnatario del record;
  • 
• Calendario Schedulato: in questo calendario invece l'assegnatario del record viene ignorato, in base all'utente in cui verrà posizionato il record, l'evento verrà assegnato a quell'utente
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USO DELL'EMAIL NEL CRM

CONFIGURAZIONE

Dal CRM è possibile inviare email da vari punti (anagrafiche, documenti di inventario, ecc.). Anche se è possibile impostare un SMTP di invio comune a tutti, ogni singolo utente può impostarsi uno o più indirizzi di invio. Per configuralo l'utente deve andare nelle preferenze personali in alto a destra e cliccare su "Le mie Preferenze".

A questo punto all'interno delle preferenze deve cliccare su "Outgoing Server"

Ora dovrà cliccare su "Add new Configuration"

E procedere con impostare i suoi dati (esempio di Office365):

Durante l'invio di una mail dal CRM l'utente potrà scegliere tra tutti gli indirizzi impostati quello da cui inviare.

INVIO EMAIL DA RECORD

Nei moduli da cui è possibile inviare un'email è presente l'icona dell'email:

Se cliccata si aprirà il popup di invio:

1. Selezionare il mittente tra gli indirizzi impostati;
2. selezionare uno o più destinatari, tra lead, contatti e aziende o inserire un'indirizzo email valido e premere invio;
3. apre spazio per inserire CC e CCN;
4. oggetto dell'email;
5. spazio per aggiungere allegati, si possono aggiungere file o documenti del CRM;
6. include la firma inserita nelle impostazioni;
7. spazio per inserire il contenuto dell'email;
8. seleziona un template email tra quelli disponibili.

Nel caso in cui ci fossero più indirizzi email disponibili, verrà visualizzato un popup da cui è possibile scegliere a quale indirizzo inviare la mail. Vengono presi in considerazione anche gli indirizzi email dei record collegati (per esempio nel contatto viene considerato anche l'indirizzo email dell'azienda).

Se lo si desiera è possibile scegliere un indirizzo di default e per le volte successive verrà utilizzato quello senza porre ogni volta la domanda.

IL CLIENT DI POSTA: SUITE WEBMAIL

Per la configurazione e per maggiori informazioni consultare il manuale "Suite Webmail".

I TEMPLATE EMAIL

Nel CRM c'è la possibilità di scegliere un template già creato in precedenza per le proprie email. I template email possono essere richiamati durante l'invio di un'email dal CRM, e possono contenere variabili che verranno compilate in automatico.

Per crearne uno basta andare su --> "Modelli Email". Entrando nel modulo si avrà una lista con i template email creati in precedenza e il bottone di creazione in alto a destra "Aggiungi Record". Cliccando sul bottone si apre la seguente maschera di creazione del template:

1. Tamplate Email: qui si può dare il titolo che si vuole al template e aggiungere anche una descrizione per cosa verrà usato;
2. Seleziona Modulo e Campo: questo campo permette di aggiungere le variabili che poi si compileranno in automatico in base al record dal quale stiamo mandando la mail. Selezionare il punto dove la si vuole inserire, poi scegliere il modulo dal quale si vogliono scegliere i campi e selezionare il campo;
3. Campi Generali: questo campo ci permette di aggiungere i campi generali, come ad esempio i dettagli della società che poi andranno a prendersi il valore in automatico. Per aggiungerlo basta selezionare il punto dove lo si vuole inserire e poi sceglierlo dalla lista;
4. Soggetto: inserire il soggetto della email, che verrà in automatico aggiunta alla mail quando la si crea;
5. Sorgente: si può aggiungere del codice in HTML o CSS a mano per creare il template della mail.

IL CESTINO

Nel cestino sono presenti tutti i record cancellati, divisi per modulo.

È possibile:

1. ripristinare tutti gli elementi selezionati;
2. ripristinare o cancellare definitivamente un singolo record.

STAMPE PDF

STAMPA PDF DA SINGOLO RECORD

Nei record in cui è disponibile l'icona del PDF posso cliccare l'incona in alto a destra e mi verrà presentato un popup.

1. Qui posso selezionare uno o più template tra quelli disponibili, mi verranno stampati in sequenza;
2. questa opzione mi dà la possibilità di mettere un salto pagina dopo un prodotto;
3. cliccando qui posso gestire le eventuali immagini se si tratta di un modulo inventario con prodotti su cui sono state inserite le immagini
4. Le azioni possibili :
   • DOWNLOAD: scarica il pdf sul computer;
   • MODIFICA ED ESPORTA: apre un editor per apportare eventuali modifiche prima di esportare. Le modifiche non sono salvate;
   • EMAIL: apre il popup per inviare un'email con allegato il PDF;
   • CREATE DOCUMENT: crea un documento associato al record in cui ci troviamo con il PDF;
   • CREATE ESIGN: crea un record per firma;
   • FIRMA ORA: apre un popup per firmare il documento;
   • INVIA PER FIRMA: invio tramite email della richiesta di firma;
   • ANTEPRIMA: anteprima del PDF.

STAMPA PDF DA LISTA

È possibile anche stampare in un unico PDF più record, partendo dalla lista, selezionandoli, andando su PIÙ -> GENERATE PDF.

RICERCA GLOBALE

USO DELLA RICERCA GLOBALE

Per effettuare una ricerca, bisogna cliccare nel riquadro che si trova in alto, vicino al logo del CRM, dove viene riportata la scritta “Scrivi per cercare”.È necessario scrivere un minimo di 3 caratteri, altrimenti la ricerca non produrrà nessun risultato. Dopo aver scritto la parola da cercare, premere invio per eseguire la ricerca. La parola scritta verrà cercata tra tutti i campi che sono stati indicizzati in precedenza e verrà restituito un insieme di record che contiene la parola cercata.

Nel caso si cerchino parole che contengono caratteri speciali, la ricerca li interpreterà e li convertirà nell’equivalente carattere normale più utile ai fini della ricerca. Per citare 2 esempi:

• il carattere “&” verrà convertito in “e”;
• il punto verrà convertito in uno spazio. In questo modo la ricerca restituirà anche i record che contengono una parola molto simile a quella cercata. Ad esempio sarà indifferente scrivere spa o s.p.a. Se invece si vuole evitare che la ricerca interpreti i caratteri speciali, è possibile specificarlo inserendo la parola tra doppi apici. In questo modo la ricerca restituirà soltanto i record che contengono esattamente quella parola.