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UTENTI E VISIBILITÀ RECORD

La prima operazione da fare nell'avvio di un CRM è la creazione degli utenti con la definizione delle regole di visibilità dei record. Di seguito una spiegazione di come funziona il CRM su questo punto.

UTENTI

L'amministratore di sistema può aggiungere / rimuovere utenti andando nelle impostazioni nella sezione Utenti.

1. Pulsante per aggiungere un utente;
2. avvia importazione utenti da CSV;
3. seleziona se mostrare lista di Utenti Attivi o Utenti non Attivi;
4. apri menu per fare azioni su utente.

DISATTIVARE O ELIMINARE UN UTENTE

Nel CRM è possibile disattivare o eliminare gli utenti. Ci sono però tre possibilità:

1. Rendere semplicemente inattivo un utente.
2. Disattivare un utente.
3. Eliminare un utente.

Rendere semplicemente inattivo un utente significa che l'utente non potrà più accedere al CRM e non sarà più possibile assegnarli dei record. Questa operazione però permette di matenere lo storico invariato, quindi lasciare tutto assegnato all'utente in questione anche dopo averlo resto inattivo. Per impostare l'utente con inattivo sarà necessario accedere alla gestione utenti, entrare nei dettagli dell'utente e tramite la modifica puntale impostato lo stato uguale a "Inattivo". L'utente potrà poi essere riattivato in un secondo momento.

Disattivare un utente significa che l'utente non potrà più accedere al CRM e non sarà più possibile assegnagli dei record. Questa operazione però andrà a riassegnare tutti i record al nuovo utente. Per disattivare un utente sarà semplicemente necessario andare nella gestione utenti e tramite il menu a sinitra dell'utente interessato (tre pallini) cliccare su "Cancella". Si aprirà poi un pop up dove vi verrà chiesto di indicare il nuovo utente a cui traferire i record, per disattivare l'utente non impostare la spunta sotto. L'utente potrà poi essere riattivato in un secondo momento.

Eliminare un utente significa che l'utente non potrà più accedere al CRM e non sarà più possibile assegnagli dei record. Questa operazione però andrà a riassegnare tutti i record al nuovo utente. Per eliminare un utente sarà semplicemente necessario andare nella gestione utenti e tramite il menu a sinitra dell'utente interessato (tre pallini) cliccare su "Cancella". Si aprirà poi un pop up dove vi verrà chiesto di indicare il nuovo utente a cui traferire i record, per eliminare l'utente impostare la spunta sotto, dando così conferma alla cancellazione definitiva. L'utente non potrà poi essere riattivato in un secondo momento.

RIATTIVARE UN UTENTE

Per riattivare un utente sarà necessario accedere alla gestione utenti, andare nell'elenco degli "Utenti non attivi" e tramite il menu a sinistra dell'utente interessato (tre pallini) cliccare su "Riattiva utente". Sarà possibile riattivare un utente solo nel caso in cui è stato disattivato, mentre se l'utente è stato eliminato non sarà possibile recuperarlo.

RUOLI

È possibile creare infiniti Ruoli con un diagramma ad albero, la regola generale è che per i record impostati come privati chi ha un ruolo superiore vede i record di chi ha un ruolo inferiore, salvo eccezioni impostate nell'Accesso Condiviso.

Nella creazione di un ruolo nuovo:

1. dare un nome al ruolo;
2. stabilire a chi può assegnare i record, utenti con il suo stesso ruolo o inferiori;
3. sciegliere se attribuire i previlegi del ruolo direttamente sul ruolo o se ereditarli da un profilo;
4. è possibile copiare i previlegi da un altro ruolo;
5. è possibile impostare i previlegi per ogni singolo modulo.

PROFILI

È possibile creare dei Profili con permessi impostati che poi potranno essere ereditate da più ruoli.

Entrando nel profilo è possibile inserire dei limiti.

Per ogni modulo è possibile impostare se gli utenti del profilo possono visualizzare, creare, modificare e eliminare i record. Inoltre possiamo agire anche a livello di campo per stabilire se il campo è in sola lettura, scrivibile o nascosto.

ACCESSO CONDIVISO

Ulteriori configurazioni sul modulo possono essere fatte a livello di Accesso Condiviso:

• per prima cosa è possibile definire se il modulo è privato o pubblico e se pubblico con che livello. Se il modulo è privato ogni utente vedrà solo i record di cui è assegnatario e per cui ha un ruolo superiore;
• è possibile impostare eccezioni a quanto detto precedentemente, impostando che ad esempio un certo ruolo "veda" / "veda e scriva" sui record di un altro ruolo su cui normalmente non avrebbe accesso.

PERMESSI AVANZATI

Permessi Avanzati permette di impostare ulteriori regole di visibilità, basate questa volta su delle condizioni.

1. Regola: nome della regola;
2. Stato: stato della regola;
3. Modulo: modulo su cui vale la regola;
4. Comportamento: il tipo di comportamento che deve essere applicato ai record che vengono resi visibili:
   • Accesso completo al record: il membro può accedere in maniera completa al record, edit ed eliminazione inclusi
   • Modifica e cancellazione basati sul profilo: Il record seguirà le regole di accesso definite sul ruolo o profilo assegnato all'utente
5. Membri: utenti su cui deve valere la regola, è possibile scegliere singoli utenti, gruppi, ruoli, ruoli e subordinati;
6. Risorse: i record degli utenti, ruoli, ruoli e subordinati o gruppi che si scelgono per farli visualizzare ai Membri scelti sopra. La regola vale solo sui record assegnati ad utenti che corrispondono a questa impostazione;
7. Condizioni: condizioni della regola per la quale i record vengono visualizzati;

In questo caso il ruolo marketing e i suoi subordinati vedranno tutte le opportunità in stato chiuso vinto assegnati agli utenti appartenenti al ruolo CEO.

CRONOLOGIA ACCESSI

La cronologia accessi è un elenco di tutti i login e logout fatti dagli utenti del CRM.

I campi che appaiono nella lista sono:

1. Nome Utente: l’utente che ha effettuato il login o logout;
2. Indirizzo IP Utente: l’indirizzo IP pubblico con cui l’utente ha effettuato il login o logout;
3. Tempo della entrata: orario in cui l’utente ha effettuato il login;
4. Tempo della uscita: orario in cui l’utente ha effettuato il logout;
5. Stato: azione eseguita dall’utente, login o logout.

CONFIGURAZIONE GENERALE

DETTAGLI SOCIETÀ

In questa scheda è possibile inserire i dettagli della propria azienda. Questi dati possono essere utilizzati all’interno del CRM in fase di creazione di un template email o di un template PDF.

Il logo può essere modificato. Andando in modifica è possibile scegliere il file da inserire come nuovo logo. L'immagine può essere caricata soltanto se rispetta i seguenti limiti:

• Dimensione di 150x40 pixels
• Formato .jpeg , .jpg , .png , .gif , .pjpeg , .x-png

CONFIGURAZIONE DELLA RICERCA GLOBALE

I moduli su cui è attiva la ricerca vanno configurati nella sezione apposita dei settings:

Per maggiori informazioni riguardo il modulo Ricerca Avanzata consultare il manuale dedicato "Suite Search".

IMPOSTARE I PDF

Sono presenti alcuni template PDF che vanno però personalizzati, per modificarli e per saperne di più riguardo al modulo PDF Generator consultare il manuale dedicato "PDFGenerator".

IMPOSTAZIONI SMTP DI INVIO

Per far partire le notifiche o per inviare email in generale nel caso non fosse impostato nel singolo utente un SMTP è necessario impostare un SMTP in "Configurazione" -> "Server in Uscita":

IL MENU

Per maggiori informazioni consultare il manuale Menu Avanzato.

EDITOR CONFIGURAZIONE

In "Configurazioni" -> "Editor Configurazione" è possibile configurare una serie di impostazioni:

La maggior parte non necessitano modifica, importante inserire l'email nel primo campo che sia un'email che possa inviare con l'SMTP impostato, altrimenti non partono le notifiche dei commenti. Di seguito verrà spiegato brevemente l’utilizzo di ogni campo.

• ID Email del Supporto Helpdesk: email mittente con cui vengono inviate le email dal CRM;
• Nome del Supporto Helpdesk: nome mittente con cui vengono inviate le email dal CRM;
• Maximum Upload Size: dimensione massima dei file che possono essere caricati nel CRM;
• Modulo Predefinito: modulo che appare nella home del CRM;
• Lunghezza massima del testo nella Vista delle Liste: numero massimo di caratteri visualizzati per campi testuali nella vista Lista;
• Numero massimo di record per pagina nella Vista delle Liste: numero massimo di record visualizzati su singola pagina nella vista Lista;
• Lunghezza massima del testo dei campi nelle Related List: numero massimo di caratteri visualizzati per campi testuali nella vista Related List;
• Mostra le metriche chiave nei Progetti: abilita/disabilita le metriche chiave nel modulo Progetti.
  • 
• Abilita il Module Designer: abilita/disabilita il pulsante che permette di creare nuovi moduli personalizzati all’interno del CRM;
• Abilita eventi completati in stile V6: se abilitata, gli eventi contrassegnati come “Tenuti” nel calendario avranno una linea sopra al nome;
  • 
• Gestione campi avanzata: abilita/disabilita funzionalità avanzate per la gestione dei campi. Abilitando questa voce sarà poi possibile creare campi di tipologia RTF e upload.
• abilita/disabilita l'editor avanzato (RTF) sui commenti: abilita/disabilita l’editor avanzato (RTF) quando si inserisce un commento all’interno di un record;
• Login con adLDAP: abilita la possibilità di effettuare il login al CRM attraverso LDAP;
• ListView Predefinita: listView predefinita per i nuovi utenti che vengono creati all’interno del CRM;
• Permette accesso remoto: abilita/disabilita la possibilità di accedere da remoto al CRM;
• Solo gli amministratori possono modificare i commenti: se abilitata, solo gli amministratori avranno la possibilità di modificare i commenti;
• Data/Ora completa nei commenti: se abilitata, nei commenti verrà visualizzata la data e l’ora in cui è stato scritto il commento:
  • Se disabilitata verrà visualizzata la classica scritta XX minuti/ore/giorni fa.
  • 
• Enable RTF Group Mention: abilita/disabilita la possibilità di menzionare i gruppi nei commenti;
• Numero massimo di aggiornamenti visualizzati: numero massimo di record visualizzati nella tab “Aggiornamenti” per tutti i moduli del CRM;
• HTTP Reference whitelist: elenco di URL che vengono considerati attendibili dal CRM. Le richieste provenienti da questi URL saranno considerate valide dal CRM che restituirà il contenuto richiesto. Inserire qui tutti i link che, quando cliccati, restituiscono il popup di errore "Invalid Request".
  • 
• Nascondi attività: se abilitata, disattiva le attività standard di Vtiger.
• Filtro IP Login Whitelist: in questo campo indicare gli indirizzi IP considerati affidabili per effettuare il login al CRM. Se si devono inserire più indirizzi IP è necessario inserirlo uno sotto l'altro, in questo modo:
  
  Questa funzione è utile se è attiva l'autenticazione MFA nelle impostazioni utente, in quanto se l'utente tenta di loggarsi da un indirizzo IP specificato in questa lista, non sarà necessario inserire il codice di verifica, altrimenti verrà richiesto. Non viene utilizzato per il login classico username/password.
• Notifica accessi errati: in questo campo è possibile inserire uno o più indirizzi email (nel caso siano molteplici è necessario separarli da virgola e senza spazi). A questi indirizzi verrà recapitata una mail ogni volta che un utente del CRM sbaglierà a loggarsi, nella mail verrà specificato il nome dell'utente e l'indirizzo IP dal quale ha provato a loggarsi.
  • È possibile personalizzare il template email che verrà utilizzato per questa notifica, consultare il manuale amministratore per maggiori dettagli.
• MFA aggressivo: se abilitato, al login nel CRM il popup di richiesta codice MFA verrà mostrato anche quando l'autenticazione username/password è errata, indipendentemente se l'autenticazione tramite MFA è attiva nelle impostazioni utente o meno. Se attiva e le credenziali sono corrette arriverà all'indirizzo email dell'utente il codice, altrimenti non verrà inviata nessuna email.
• Mostra utenti inattivi: se abilitata, questa funzione permette di mostrare tra la lista degli utenti anche tutti gli utenti non attivi. Per esempio andando a modificare un campo "Assegnato a" verranno resi disponibili anche tutti gli utenti inattivi. Tutti gli utenti del CRM vedranno gli utenti inattivi, non solo gli utenti admin.

CUSTOM LOGIN

È possibile impostare una pagina di login personalizzata andando su -> "Altre Impostazioni" -> "Custom Login".

Da questa maschera è possibile scegliere e personalizzare uno dei quattro temi offerti.

Utilizzando il bottone “​Cambia Sfondo​” è possibile personalizzare l’immagine che apparirà dietro le credenziali di login.

Il pulsante “Cambia Favicon” permette di scegliere un’icona da usare nella barra dell’URL, per distinguere le pagine del CRM tra le varie pagine aperte sul browser.

Il pulsante “Cambia Footer” permette di personalizzare la barra che si presenta in fondo alla maschera del CRM, inserendo un testo a preferenza.

AUTENTICAZIONE LDAP / AD

Per configurare il server LDAP andare su Impostazioni --> Configurazione --> Editor di configurazione. Impostare la voce Login con adLDAP uguale a "True" --> Apparirà poi un bottone per configurare il server LDAP.

Cliccare poi su "Aggiungi nuova configurazione".

Configurare poi i parametri come riportato di seguito:

• LDAP Suffisso: da configurare con @nomedominio.local

• Controller di dominio: da configurare con ["ip del server"] nel caso in cui siano diponibili più server usare ["ip1","ip2"]

• Base DN: da configurare con:

  • CN=user (o altro indirizzo dell'oggetto root nella directory)
  • DC=dominio AD
  • DC=local

• Creare nuovo utente sul CRM: se impostato a "Sì", nel caso in cui un utente LDAP provi a loggarsi nel CRM e non esista un utente CRM corrispondente, l'utente verrà creato

  Se viene abilitata questa voce è necessario modificare anche il file modules/SuiteOpenCrmItalia/module-manifest.xml che ha la seguente struttura:

  {
      "module": "SuiteOpenCrmItalia",
      "emails_gateway_module": "Emails",
      "ldap_admin_username": "",
      "ldap_admin_password": "",
      "license_provider": "v2"
  }
  

  Alla voce "ldap_admin_username" e "ldap_admin_password" bisogna inserire un utente del server LDAP con privilegi di amministratore, questo servirà per recuperare le informazioni per creare l'utente nel CRM. Nel caso in cui non fosse possibile recuperare le informazioni dell'utente dal server LDAP verranno impostati i seguenti valori di default:

  • username (con cui prova a loggarsi l'utente): verrà impostato come username, nome e cognome
  • email: verrà impostato una email con struttura USERNAME+LDAP SUFFISSO.

  Altri campi che vengono impostati con un default sono:

  • MFA: Disabilitato
  • Formato data: dd-mm-yyyy
  • Lingua: it
  • Time Zone: Europe/Amsterdam
  • Inizio settimana: Lunedì
  • Nascondi pannello sinistro: Sì
  • ListView Predefinita: Grid

• Ruolo utente di default: il ruolo con cui verranno creati gli utenti in automatico

Una volta configurati tutti i parametri del server andare nelle impostazioni degli utenti ed indicare come Tipo autenticazione uguale a "LDAP", indicando successivamente il server.

MODIFICA TEMPLATE BASE

Dal CRM si possono modificare i template per le email. È possibile accedere alla lista dei template da --> "Modelli Email". Entrando nel modulo verranno elencati i template email creati e il bottone di creazione in alto a destra "Aggiungi Record".

Cliccando sul bottone verrà aperta la seguente maschera di creazione del template:

1. Template Email: qui si può dare il titolo che si vuole al template e aggiungere anche una breve descrizione;
2. Seleziona Modulo e Campo: questo campo ci permette di aggiungere i campi che poi si compileranno in automatico in base al record dal quale stiamo mandando la mail. Selezionare il punto dove la si vuole inserire, poi scegliere il modulo dal quale si vogliono scegliere i campi e selezionarlo;
3. Campi Generali: questo campo ci permette di aggiungere i campi generali che poi prenderanno il valore in automatico. Per aggiungerlo basta selezionare il punto dove lo si vuole aggiungere e poi sceglierlo dalla lista;
4. Soggetto: inserire il soggetto dell'email, che verrà in automatico aggiunta alla mail quando si seleziona questo template;
5. Sorgente: si può aggiungere del codice in HTML o CSS a mano per creare il template della mail.

Questi template possono essere utilizzati anche negli workflow nel blocco "Manda Email".

1. Informazioni: qui inseriamo la mail del mittente e del destinatario, possono essere fissi ma possono essere anche delle variabili prese cliccando dal bottone blu a destra;
2. Template: qui si può aprire la lista di tutti i template che si trovano nel modulo. Si può scegliere quello che si preferisce;
3. Sorgente: si può aggiungere il codice per la creazione di un template usato solo in quel workflow;
4. Insert Fieldcontent: cliccando su questo bottone si apre una lista di campi che si possono aggiungere all'email che prenderanno il valore in automatico;
5. Add Attachment: cliccando qui si può aggiungere un allegato all'email;
   • 
     1. Seleziona un documento tra quelli dentro al modulo "Documenti";
     2. Allega tutti i documenti relazionati al record che si sceglie;
     3. Si può usare un altro modulo per creare il file che vogliamo allegare;
     4. Allegare un file da un archivio temporaneo, scegliendo la variabile;
     5. Allegare tutti i documenti relazionati a quel "Prodotto";
     6. Allega report dal modulo "Flex Report";
     7. Allega file dal "URL".

TEMPLATE EMAIL UTILIZZATI DAL CRM

Attraverso il modulo "Modelli Email" è possibile personalizzare alcuni modelli email utilizzati in maniera "fissa" all'interno del CRM, sarà sufficiente rinominarli in maniera appropriata per farli riconoscere al CRM. Questi template non è obbligatorio crearli ma se creati si ha la possibilità di personalizzarli a proprio piacimento, altrimenti vengono utilizzati dei template mail fissi forniti da Vtiger o Opencrmitalia.

I template email riconosciuti dal CRM sono i seguenti (in maiuscolo è indicato il nome del template da utilizzare):

• MENTION: Template email utilizzato per notificare ad un utente che è stato menzionato in un commento da un collega.
  • Le variabili che si possono utilizzare all'interno di questo template sono:
    • %l: il titolo del record in cui l'utente viene menzionato
    • %u: l'utente che scrive il commento con la menzione
    • %dl: il titolo del record e tra parentesi il modulo di riferimento, inoltre contiene il link che riporta direttamente al report all'interno del CRM
    • %c: il contenuto del commento
    • %id: il crmid del record in cui è stato menzionato l'utente
• SUITE CALENDAR: Template email utilizzato per mandare la mail di conferma appuntamento al cliente che prenota un apputamento con l'utente attraverso il modulo Suite Calendar.
  • Le variabili che si possono utilizzare all'interno di questo template sono tutte quelle relative al modulo Eventi più una variabile speciale inseribile dal campo "Campi generici" che è rinominata "Suite Calendar Url". Questa ultima variabile restituisce un URL attraverso cui l'utente può modificare od eliminare l'appuntamento prenotato.
• RECOVERY PASSWORD: Template email utilizzato per inviare l'email all'utente che chiede un reset della password per accedere al CRM.
  • Le variabili che si possono utilizzare all'interno di questo template sono tutte quelle relative al modulo Utenti più una variabile speciale inseribile dal campo "Campi generici" che è rinominata "Recovery Passowrd Url". Questa ultima variabile restituisce un URL attraverso cui l'utente può resettare la propria password.
• MFACODE: Template email utilizzato per inviare la mail contenente il codice univoco per accedere al CRM, questa email verrà inviata solo agli utenti che hanno attivato l'autenticazione MFA nelle impostazioni utente.
  • La variabile che si può usare all'interno del template è $mfa-code$ che restituirà il codice generato automaticamente dal CRM.
• LOGIN_ERROR: Template email utilizzato per inviare la mail che notifica un tentativo di accesso non riuscito.
  • In questo template non si possono usare variabili, in quanto la mail che viene inviata non ha un "contesto" all'interno del CRM perchè l'utente non si è ancora loggato.

GESTIONE MODULI E PROCESSI

GESTORE MODULI

Per accedere al gestore moduli andare nelle Impostazioni --> Gestione Moduli --> Gestore moduli. Qui è possbile visualizzare l'elenco completo dei moduli presenti nel CRM.

In alto a destra si trovano due bottoni:

1. Importa modulo da Zip: è possibile esporate un modulo (in formato Zip) da un altro CRM per poi importarlo nel CRM desiderato. Importando un nuovo modulo questo verrà creato nel CRM con relativi campi ma senza nessun dato all'interno, mentre caricando uno Zip di un modulo già esistente questo verrà aggiornato (l'operazione di aggiornamento moduli tramite Zip è consentita solo ai tecnici Opencrmitalia).
2. Crea un modulo: è possibile creare un nuovo modulo personalizzato (verrè spiegato in dettaglio nel paragrafo successivo).

Dal gestore moduli è possibile anche attivare e disattivare un modulo andando a mettere o togliere la spunta verde davanti al nome.

Posizionandosi con il mouse sopra al nome di un modulo apparirà a destra un menu a tendina con varie impostazioni da configurare per il modulo interessato:

1. Field & Layout: il CRM ti porta nelle imposazioni dove e mossibile manipolare i campi del modulo in questione.
2. Workflows: il CRM ti porta all'intero dei WF standard attivati su questo modulo (i WF standard non sono più supportati).
3. Picklist values: il CRM ti porta nelle impostazioni delle picklist attive nel modulo in questione.
4. Numbering: il CRM ti porta nelle impostazioni dove è possibile personalizzare la numerazione del modulo in questione.
5. Enable / Disable quick create: cliccando qui è possibile attivare o disattivare la creazione veloce del modulo (icona "+" in alto a destra nel CRM).

CREA UN NUOVO MODULO

Module Designer dà la possibilità di creare dei nuovi moduli personalizzati. Per crearne uno andare nelle Impostazioni --> Gestione moduli --> Gestore moduli. In alto a destra cliccare il bottone “Crea un modulo”. Se il bottone non è presente, seguire le indicazioni in "Editor Configurazione" di questo manuale, alla voce “Abilita il Module Designer”. Una volta cliccato il bottone, verrà aperto il seguente popup:

Di seguito sono riportata una descrizione per ogni campo:

• Nome modulo: si auto compila;
• Etichetta modulo: inserire il nome che si vuole dare al modulo (non sono permessi caratteri speciali);
• Etichetta in inglese e italiano: indicare la traduzione dell’etichetta del modulo in base alla lingua;
• Prefisso del modulo: permette di impostare fin da subito dalla creazione del modulo il prefisso del campo numeratore;
• Sequenza di Inizio: indicare il valore di partenza del numeratore;
• Icona o immagine: in questo campo è possibile selezionare un’icona per identificare il modulo, scegliendo dall’elenco oppure caricandone una;
• Ruoli e sezioni del menu: se attivo il modulo Advanced Menu, permette di aggiungere la voce al menu indicato, nella sezione indicata;
• Seleziona tipo di campo: scegliere il tipo di campo per il campo identificatore;
• Lunghezza: scegliere la lunghezza per il campo identificatore;
• Nome campo identificatore: si auto compila;
• Etichetta campo identificatore: scegliere il nome da dare al campo che farà da identificatore del modulo (titolo, cognome, soggetto, ...);
• Etichetta in inglese e italiano: indicare la traduzione del nome del campo identificatore;
• Abilita Seguimi: aggiunge la possibilità di ricevere una notifica quando viene modificato un record seguito;
• Abilita Commenti: permette di aggiungere commenti ai record del modulo;
• Abilita Tags: permette di utilizzare i tag e associarli ai record del modulo;
• Abilita visualizzazione riepilogo: aggiunge la visualizzazione di riepilogo quando si apre un record del modulo, una maschera dove verranno mostrate solo le informazioni principali del record;
• Abilita Aggiornamenti: permette di gestire gli aggiornamenti per quel modulo;
• Module Numbering: se spuntato creerà il campo numeratore nel modulo.

Una volta indicati tutti i dati, cliccando su “Salva” il modulo verrà creato. In fase di creazione, il Module Designer creerà in automatico alcuni campi:

• il campo “Assegnato a”;
• il campo “Orario di creazione”;
• il campo “Orario di modifica”.

Consigliamo di lasciare sempre attivate le voci Seguimi, Commenti, Visualizzazione riepilogo, Aggiornamenti dato che è possibile nasconderle in un secondo momento.

• 

GESTIONE CAMPI E LAYOUT

Tramite il gestore campi e layout e possibile creare nuovi campi e modificarne l’ordine. Per accedere al gestore campi basterà andare in ListView del modulo, in alto a destra “Personalizza”, successivamente “Fields & Layout”. Dovrebbe apparire una schermata come questa:

1. Seleziona modulo: indica il modulo nel quale si stanno per applicare le modifiche;
2. Aggiungi blocco personalizzato: permette di creare una nuova sezione di campi;
3. Distruggi blocco: se impostato su "Sì" permette di chiudere la sezione di campi in DetailView;
4. Aggiungi campo personalizzato: permette di creare nuovi campi;
5. Visualizza campi nascosti: permette di visualizzare e riattivare i campi nascosti su quella sezione.

Blocco totali su moduli inventario Nei moduli inventario è presente un blocco rinominato "Totali". In questo blocco vengono gestiti tutti i campi che riguardano il totale dei documenti e che graficamente si presentano così:

In questo blocco è possibile aggiungere campi personalizzati con la sola possibilità di popolarli attraverso il Workflow Desinger. I campi saranno visibili soltanto in detail del record, non in edit. Non è possibile nascondere od eliminare i campi standard.

Aggiungi Blocco Personalizzato:

• “Nome blocco”: si può scegliere il nome della nuova sezione;
• “Aggiungi dopo”: si può indicare dopo quale sezione vogliamo inserire quella nuova.

Tramite il drag and drop è poi possibile spostare le varie sezioni, il salvataggio della modifica sarà automatico.

Crea Campo Personalizzato:

Per i campi tramite il drag and drop è possibile modificarne l’ordinamento, dopo aver eseguito la modifica è necessario salvare per mantenere il nuovo ordinamento. I campi che si trovano nella maschera di creazione del Campo personalizzato sono i seguenti:

1. Seleziona tipo del campo: impostare la tipologia del nuovo campo (testo, data, valuta, etc);
2. Nome tabella: tabella a DB su cui vengono creati i campi (è consigliabile utilizzare la tabella che termina con "cf");
3. Nome etichetta: nome del campo a Front-End. Le etichette devono essere brevi e senza caratteri particolari (punteggiatura, lettere accentate, etc), se avete necessità di inserire caratteri speciali potete inserire come nome del campo LBL_NOME_CAMPO e poi tramite il "Gestione Dizionari" potete rinominare la label;
4. Lunghezza: lunghezza massima del numero di caratteri accettati dal tipo di campo;
5. Nome campo: nome del campo a DB, deve essere breve (non oltre i 20 caratteri) e senza caratteri speciali (punteggiatura, lettere accentate, etc);
6. Nome colonna: nome della colonna a DB, deve essere breve (non oltre i 20 caratteri) e senza caratteri speciali (punteggiatura, lettere accentate, etc);
7. Valore predefinito: assegnare un valore di default al campo;
8. Campo obbligatorio: se viene impostato il flag sarà obbligatorio compilare il campo per salvare il record;
9. Vista campi chiave: se viene impostato il flag il campo sarà visibile nella vista riepilogo del record;
10. Modifica massiva: se viene impostato il flag sarà possibile modificare il campo tramite la modifica massiva;
11. Creazione veloce: se viene impostato il flag il campo sarà presente nella visualizzazione della creazione veloce del record;
12. Vista testata: se viene impostato il flag il campo sarà visibile nella testata del record.

CONDIVISO CON

Questa è una tipologia di campo particolare. Tramite una corretta configurazione dei permessi avanzati, permette di bypassare le regole di visualizzazione dei record per i vari utenti. Entrando nel dettaglio il campo "Condiviso con" serve per permettere a uno o più utenti di visualizzare un specifico record anche se, sul quale, non avrebbero normalmente visibilità.

Il campo verrà creato come gli altri campi dalla "Gestione campi e layout", bisognerà poi selezionare come tipologia "MultiUserSelectCombo". Il campo appunto risulterà una picklist a selezione multipla con l'elenco di tutti gli utenti attivi del CRM.

Come anticipato precedentemente per il corretto funzionamento del campo è necessario configurare le regole dei permessi avanzati, per far in modo che gli utenti indicati nel campo "Condiviso con" abbiano visibilità (anche in modifica) al record in questione. Di seguito riportato un esempio di configurazione dei permessi avanzati dove viene indicato che tutti i contatti del CRM (quindi assegnagnati ad un qualsiasi utente) siano visibili all'utente corrente se indicato tra gli utenti nel campo "Condiviso con".

RELAZIONI

Nella sezione “Relazione” della “Gestione campi e layout” è possibile per poter aggiungere in autonomia le relazioni tra i moduli.

Usando “Relazioni uno a uno & molti a uno” posso creare un campo che permette di relazionare i record di un altro modulo (Ad esempio: il campo "Azienda" nel modulo contatti, che permette appunto di relazionare il contatto all'azienda).

I dati vanno compilati come di seguito:

• Nome blocco: scegliere il blocco dove verrà inserito il campo;
• Nome campo: si autocompila;
• Etichetta campo: indicare il nome che si vuole dare al campo;
• Etichetta in inglese e italiano: indicare la traduzione del nome scelto;
• Modulo selezionato: indicare da quale modulo devono essere presi i record;
• Aggiungi una related list nel modulo relazionato: selezionando “Add new” verrà creata una relazione nel modulo da cui vengono presi i record, dove verranno mostrati i record relazionati;
• Etichetta Related list: indicare il nome della relazione.

La “Relazioni uno a molti & molti a molti” permette invece di gestire le relazioni libere, che non si basano su un campo. Cliccando sul bottone “+” si aprirà la maschera che permette la creazione di una relazione:

In questa maschera è possibile configurare:

• Nome modulo relazionato: il nome del modulo i cui record appariranno nella relazione (sulla base del modulo scelto verranno mostrati SOLO i tipi di relazione disponibili);
• Etichetta relazione: il nome da dare alla relazione;
• Etichetta in inglese e italiano: le eventuali traduzioni dell’etichetta;
• Metodo: il tipo di relazione che si vuole creare;
• Crea e seleziona record: i bottoni che si vuole siano mostrati nella relazione.

Esistono 2 tipi di relazione “standard”:

• get_related_list: relazione molti a molti;
• get_dependents_list: relazione uno a molti (richiede un campo di riferimento).

COMPARISON FIELD

Questa funzione è stata introdotta per poter applicare dei filtri in maniera più dinamica. Infatti permette di impostare filtri che non sono semplicemente basati su un valore statico, ma sul valore di un campo di un record relazionati sia modulo principale sia al modulo su cui sto applicando il filtro.

Di seguito riportato un esempio per la chiarezza del concetto: Qui nel modulo Sedi sono stai creati i due campi uitype10 Azienda e Contatti.

Nal campo Contatti è possibile applicare il filtro per estrarre solo i contatti relazionati all'azienda indicata.

Oppure è possibile applicare il filtro per estarre solo i contatti che nel cognome è contenuto il nome dell'azienda indicata.

PREVENZIONE DUPLICATI

Nella sezione “Prevenzione duplicati” della “Gestione campi e layout” è possibile definire per quali campi del modulo eseguire il controllo dei duplicati.

• Abilita controllo duplicati: tramite questo bottone è possibile decidere se spegnere o accendere il controllo per il modulo in questione.
• Seleziona gli unici campi in cui controllare la presenza di duplicati: qui è possibile indicare su quali campi eseguire il controllo (al massimo possono essere indicati tre campi).
• Azione da intraprendere se viene rilevato un Record duplicato durante la sincronizzazione da applicazione esterna: qui è possibile definire il comportamento del CRM nel caso in cui venisse trovato un duplicato con sincronizzazione da applicazione esterna. Ci sono tre opzioni:
  • Preferisci ultimo record: i dati del record modificati di recente verranno mantenuti.
  • Preferisci record interno: il record esistente verrà mantenuto così com'è.
  • Preferisci record esterno: i dati dell'applicazione esterna verranno copiati.

ALTRE OPZIONI

Nella sezione “Altre opzioni" della “Gestione campi e layout” è possibile scegliere quali elementi della detail nascondere e quali visualizzare.

Si possono scegliere tra 6 opzioni disponibili:

• Segui: nasconde la funzionalità di segui, verranno nascosti i pulsanti per seguire il record sia in detailview che in listview.
• Visualizzazione di riepilogo: nasconde la vista riepilogo impostando di default all'apertura del record la tab "Dettagli".
• Modtracker: nasconde la tab "Aggiornamenti".
• Widget del calendario: nasconde il widget del calendario presente in vista riepilogo e la related degli eventi.
• Commento: nasconde il widget dei commenti presente in vista riepilogo e la related dei commenti.
• Invia email: nasconde il pulsantino in alto a destra che si utilizza solitamente per inviare le email e la related delle email.

In alcune moduli può capitare che non tutti i pulsanti siano disponibili e cliccabili.

Ciò significa che quell'elemento non è presente in quel modulo, in alcuni casi possiamo aggiungerlo (per esempio creando le relazioni con commenti ed email) in altri casi (vista riepilogo mancante) non è possibile farlo.

NUMERAZIONE

È possibile personalizzare la numerazione dei vari record. Basterà andare su "Impostazioni" --> Gestione moduli --> Personalizza la numerazione dei record, si aprirà una schermata come questa:

1. Seleziona modulo: scegliere il modulo su cui personalizzare la numerazione;
2. Usa prefisso: impostare il prefisso desiderato;
3. Sequenza di inizio: da quale valore numerico deve iniziare la sequenza della numerazione, creando record questo numero verrà incrementato.

GESTIONE PICKLIST

È possibile gestire le picklist e i suoi valori tramite apposito editor. Per accedere all’editor delle picklist basterà andare su "Impostazioni" --> "Configurazione" --> "Editor di Picklist", si aprirà una schermata come questa:

1. Seleziona modulo: modulo in cui si trova la picklist da modificare;
2. Selezione picklist: selezionare la picklist da modificare;
3. Tutti i valori: è possibile visualizzare tutti i valori della picklist;
4. Valori assegnati ad un ruolo: è possibile visualizzare quali valori sono stati assegnati ad un certo ruolo (disponibile solo per le picklist basate su ruoli);
   • 
5. Aggiungi valore: è possibile aggiungere valori alla picklist, per inserire più valori tra loro devono essere separati da virgola. Non inserire valori che contengono punteggiatura e/o caratteri speciali (lettere accentate). I valori possono poi essere tradotti tramite il gestione dizionari;
   • 
6. Modifica valore: è possibile modificare il valore della picklist cambiando la label oppure il colore;
   • 
7. Cancella valore: è possibile eliminare un valore della picklist (a volte potrebbe non essere possibile per logiche standard Vtiger). Alla cancellazione di un valore vi verrà chiesto con quale altro valore sostituire tutti i record che hanno relazionato il vecchio valore.
   • 

Nel caso in cui la picklist sia condivisa con altri moduli verrà segnalata con un alert simile al seguente per ricordare che la modifica o la cancellazione di un valore si riperquoterà su tutti i moduli e non solo nel modulo in cui si sta eseguendo la modifica.

DIPENDENZA PICKLIST

È possibile pilotare la visibilità dei valori di una picklist in base ad un valore assegnato ad un'altra picklist.

Per impostare questa configurazione basterà andare su "Impostazioni" --> "Configurazione" --> "Dipendenza picklist", si aprirà una schermata come questa dove possiamo vedere l’elenco delle dipendenze attive:

Provando a creare una dipendenza si aprirà questa schermata:

1. Modulo: selezionare il modulo dove si trovano le picklist;
2. Campo Principale: picklist che determina il comportamento del campo secondario;
3. Campo Secondario: picklist su cui verrà configurata la dipendenza.

Nel caso sopra riportato possiamo notare che come campo principale abbiamo la picklist “Stadio di vendita” e come campo secondario abbiamo “Stato gestione”. Quindi se impostiamo Stadio di vendita = Proposto valore nella picklist “Stato Gestione” possiamo impostare SOLO i valori “In gestione” e “In scadenza”.

PROGRESS BAR

La Progress Bar è una vista che viene inserita in Detailview di un record e visualizza i valori di una picklist scelta (in fase di creazione), evidenziando il valore selezionato.

Inoltre la progress bar offre la possibilità di cambiare rapidamente valore al campo, semplicemente cliccando sul nuovo valore. Per creare/modificare una progress bar bisogna andare nelle "Impostazioni" del CRM alla voce "Configurazione" --> "Progress Bar".

I campi visualizzati nella lista sono:

1. Checkbox per attivare o disattivare la progress bar;
2. Modulo: modulo in cui è attiva la progress bar;
3. Campi: campo su cui è basata la progress bar;
4. Click per modificare: indica la possibilità o meno di modificare il valore della Progress bar con un click;
5. Azioni: pulsanti con cui poter modificare o eliminare la progress bar.

Per creare una nuova progress bar cliccare il bottone “Aggiungi” in alto a destra.

Nella finestra che si aprirà sarà possibile configurare la progress bar come si desidera. I campi da inserire/selezionare sono:

1. Seleziona Modulo: selezionare il modulo per cui attivare la progress bar;

   • N.B.:Ogni modulo può avere soltanto una progress bar configurata. Nel caso se ne configurino due, verrà salvata quella nuova e la precedente sarà eliminata.

2. Campo: campo su cui si basa la progress bar;
3. Stato Progress bar: indica se la progress bar sarà attiva o no;
4. Clicca per modificare: se attivata, sarà sufficiente cliccare un valore della progress bar per modificarne il valore;
5. Attiva richiesta conferma modifica: se attivata, oltre al click sul nuovo valore sarà necessario confermare attraverso un popup la modifica del valore.

GESTORE TASSE

La gestione tasse all'interno del CRM viene gestita tramite un apposito modulo e un'area impostazioni dove è possibile configurare vari parametri. Il modulo di riferimento prende il nome di "Aliquote IVA". All'interno di questo modulo è possibile creare quanti tipi di tassazione che si desidera. Per creare un nuovo tipo di tassazione sarà sufficiente creare un nuovo record.

I campi richiesti sono:

• Codice Aliquota IVA: nome assegnato all'aliquota iva, visibile nelle righe inventario
• Descrizione Aliquota IVA: breve descrizione dell'aliquota iva
• Valore Aliquota IVA: il valore in percentuale dell'aliquota iva
• Natura Aliquota IVA: la natura dell'esenzione, da utilizzare soltanto se il valore Aliquota IVA = 0. Le esenzioni che si possono specificare sono le seguenti (tabella riportata dall'agenzia delle entrate nel seguente documento)

Dopo aver creato i vari record Aliquota IVA saranno selezionabili nelle righe inventario tramite gli appositi campi, mentre nella parte impostazioni è possibile specificare l'aliquota utilizzata come default. Basterà andare su "Impostazioni" --> "Inventario" --> "Gestore tasse", si aprirà una schermata come questa:

Inventario: schermata da dove è possibile gestire le tasse:

1. Aliquota IVA predefinita: aliquota IVA di default da utilizzare nei moduli inventario;
2. Prezzo modificabile: permessi su quali prezzi possono essere modificati dall’utente;
   • Sì: prezzo modificabile per tutti i prodotti/servizi;
   • No: prezzo bloccato per tutti i prodotti/servizi;
   • Prodotti/Servizi non bloccati: prezzo bloccato soltanto per i prodotti/servizi che hanno il prezzo bloccato, cioè è impostato a sì il campo "prezzo bloccato" nell'anagrafica prodotto/servizio.
3. Listino prezzi “Tutti i prodotti”: possibilità di visualizzare tutti i prodotti anche se non associati ad un listino;
4. Disabilita sconti negativi?: possibilità di impostare sconti con valore negativo. Impostandola a "No" si potranno mettere sconti negativi, se a "Sì" sarà disabilitato.
   

   N.B.: Lo sconto negativo si può mettere solo sullo "Sconto Complessivo" alla fine del blocco inventario.

Cambi e Tasse: schermata da dove è possibile configurare costi fissi:

• Aggiungi nuovo costo: si può aggiungere un nuovo costo fisso;
  • 
    1. Nome costo: dare un nome al costo che vogliamo creare;
    2. Formato grafico: si può scegliere se dargli un prezzo diretto o una percentuale;
    3. Tipo valore: si mette l'importo in dipendenza di ciò che si è messo nel formato grafico;
    4. É imponibile: se è abilitata sarà possibile scegliere la tassa da applicare;
    5. Seleziona tassa: si può selezionare la tassa da applicare all'imponibile.
• Simbolo della matita: permette di modificare il costo fisso che abbiamo aggiunto.

Nelle righe inventario è possibile gestire le aliquote iva in modi differenti:

Se in fase di creazione di un record inventario viene selezionata un'aliquota dal campo "Aliquota IVA" (1), questa sarà l'aliquota iva utilizzata come default per il record che stiamo creando, altrimenti verrà utilizzata l'aliquota di default selezionata nelle impostazioni. L'aliquota iva è comunque sempre sostituibile sul singolo prodotto/servizio tramite l'apposito campo "Tassa" (2).

È inoltre possibile specificare un'aliquota iva per il singolo prodotto/servizio. Per farlo bisogna attivare il campo "Aliquota IVA" all'interno del blocco "Informazioni sui prezzi" nel modulo prodotti/servizi e successivamente mapparlo con il campo tasse delle righe inventario.

In questo modo se non viene specificato un default particolare in fase di creazione del record inventario, verrà utilizzata l'aliquota specificata nel prodotto/servizio. Se anche questa non viene specificata verrà utilizzata quella di default specificata nelle impostazioni utente.

VALUTE

In questa sezione è possibile gestire le diverse valute del CRM. La valuta di default è l’Euro, ma è possibile inserire molte altre valute, utilizzabili poi nelle preferenze di ogni utente e in altri punti del CRM, per esempio nei report.

I campi presenti nella lista sono:

1. Nome valuta: il nome della valuta;
2. Codice Valuta: codice che identifica la valuta nel CRM. Questo campo è fisso e non personalizzabile;
3. Simbolo: simbolo che viene inserito in tutti i campi valuta nel CRM. Questo campo è fisso e non personalizzabile;
4. Tasso di conversione: tasso di conversione rispetto alla valuta predefinita;
5. Stato: indica se la valuta è attivata o disattivata.

Per aggiungere una valuta cliccare il bottone in alto a destra “Aggiungi valuta”.

Dal popup che si aprirà selezionare la valuta desiderata ed inserire il tasso di conversione rispetto alla valuta predefinita. Il tasso di conversione non si aggiorna in automatico seguendo le variazioni di mercato, ma va modificata a mano.

VALUTE DINAMICHE

INTRODUZIONE

Con la versione 7.14.27 del modulo Suite Opencrmitalia è stata introdotta una nuova gestione per le valute che le rende appunto "Dinamiche".

Con il termine dinamiche si intende che il campo valuta non conterrà più solo il valore numerico, ma anche altre 2 importanti informazioni:

• la valuta;
• il tasso di conversione della valuta.

Qui di seguito verrà spiegato il funzionamento generale dell'implementazione.

CONFIGURAZIONE

Per rendere un campo di tipo "valuta dinamico" dobbiamo entrare in "Editor di Layout" del modulo che si vuole modificare e poi in modifica del campo valuta per abilitare la "Valuta Dinamica" in basso a destra. N.B.: I campi valuta rimangono di valuta standard finchè non si abilita il flag Valuta Dinamica.

Cliccando verrà mostrato un avviso che l'azione è irreversibile, confermando il campo valuta verrà trasformato.

Dopo aver compiuto questi passaggi i due nuovi campiNOMECAMPO-Conversion rate e NOMECAMPO-Currency saranno visibili solo in Listview.

Se si prova a modificare il campo valuta che si è appena trasformato, si noterà che si ha la possibilità di scegliere anche la valuta con cui salvarlo.

Le valute disponibili si possono impostare nell'apposita sezione nelle impostazioni del CRM: Impostazioni->Configurazione->Valute.

Se si crea un campo Valuta custom, questo pulsante non sarà presente in fase di creazione, sarà necessario prima salvare il campo e poi modificarlo.

LOGICA SALVATAGGIO INFORMAZIONI SU VALUTA E TASSO DI CONVERSIONE

Di seguito verrà spiegata la logica con cui vengono salvate le informazioni sulla valuta e sul tasso di conversione.

Per rendere tutto più facile da comprendere dividiamo il ragionamento in 2 casi:

1. Primo salvataggio del campo;
2. Modifica del campo.

PRIMO SALVATAGGIO

Nel caso in cui si va a popolare per la prima volta il campo, il ragionamento è molto semplice. In base alla valuta scelta viene salvata appunto la valuta e il tasso di conversione impostato attualmente nel CRM.

MODIFICA

Nel caso della modifica del campo il ragionamento è leggermente più complesso: si può dividere questa casistica in altre 2 sotto-casistiche:

• non cambia la valuta impostata;
• cambia la valuta impostata.

Se la valuta impostata non cambia, non cambia nemmeno il tasso di conversione che rimane quello salvato in precedenza, quindi non viene aggiornato con il tasso di conversione impostato attualmente nel CRM. Se la valuta impostata cambia, allora cambia anche il tasso di conversione che viene sostituito con il relativo tasso impostato attualmente nel CRM.

Facciamo un esempio pratico per essere più comprensibili: Immagina di avere 2 valute oltre all'euro impostate nel CRM:

• Lek con tasso di conversione 2.00;
• Dollari con tasso di conversione 3.00.

Se si salva per la prima volta un contenuto nel campo e scegliamo lek, viene salvata la valuta lek e tasso di conversione 2.00 --> Per esempio 1000 lek con tasso di conversione 2.00. Successivamente ipotizziamo che si cambia il tasso di conversione del lek a 2.50. Il record che abbiamo salvato rimane con tasso di conversione 2.00 --> Quindi sempre 1000 lek con tasso di conversione 2.00 Se andiamo a modificarlo e si cambia soltanto il valore numerico impostando per esempio 500 lek, il tasso di conversione non cambierà --> Quindi 500 lek con tasso di conversione 2.00 Se invece cambiamo tipo di valuta ed impostiamo Dollari, salviamo e poi ritorniamo in modifica ed reimpostiamo lek, a questo punto il tasso di conversione cambierà --> Quindi 500 lek con tasso di conversione 2.50.

TERMINI E CONDIZIONI

Nella sezione Termini e Condizioni è possibile popolare il campo per ogni modulo inventario. Dopo averlo popolato, tutti i record che verranno creati per quel modulo avranno il campo popolato in automatico con il contenuto inserito qui.

1. Seleziona modulo: selezionare il modulo inventario per il quale si vuole popolare il campo “Termini e condizioni”;
2. In questo campo inserire il contenuto desiderato del campo “Termini e condizioni”.

VISTE CONDIZIONALI

Per maggiori informazioni riguardo il modulo Viste Condizionali consultare il manuale dedicato "Viste Condizionali".

INTELLIGENT MAPPING

Per maggiori informazioni riguardo il modulo Intelligent Mapping consultare il manuale dedicato "Intelligent Mapping".

SCHEDULER

È possibile visualizzare lo stato degli scheduler, basterà andare su Impostazioni --> Automazione --> Scheduler, si aprirà la seguente schermata dalla quale è possibile:

• Attivare o disattivare uno scheduler (entrando in modifica);
• Aumentare e ridurre la frequenza di lancio (entrando in modifica);
• Modificare la sequenza di esecuzione (tramite drang and drop).

GESTIONE DIZIONARI

Il modulo Gestione Dizionari è accessibile da --> “Impostazioni CRM” --> “Altre impostazioni” --> “Gestione Dizionari”.

Da questa maschera è possibile individuare quali lingue sono disponibili nel CRM. Esiste inoltre la possibilità di eliminare i dizionari che non interessano, scegliere quale lingua usare come default (viene visualizzata quando il CRM non trova una traduzione nella lingua dell’utente), esportare una lingua per importare le traduzioni in un secondo CRM.

É possibile aggiungere o modificare le traduzioni desiderate andando su “Modifica Dizionari”.

1. Dizionario: lingue dei dizionari da visualizzare/modificare;
2. Modulo: modulo su cui si trova la label da tradurre;
3. Variabile: variabile in questione;
4. Prima lingua di traduzione: label tradotta nella corrispettiva prima lingua di traduzione;
5. Seconda lingua di traduzione: label tradotta nella corrispettiva seconda lingua di traduzione;
6. Aggiungi traduzione: funziona che ti permette di aggiungere la traduzione mancante di una label.

• Per modificare una traduzione è sufficiente posizionarsi sulla riga di riferimento e modificarla. Una volta fatta la modifica, è necessario cliccare fuori dalla riga modificata per salvare la nuova traduzione.
• Per aggiungere una nuova traduzione cliccare su “Aggiungi traduzione”.

Questa è la maschera dove si può inserire la nuova traduzione:

1. Tipo Traduzione: il tipo di traduzione si divide in due:
   • JavaScript: ad es. i pop-up;
   • PHP: semplice testo, variabili e altro;
2. Variabile: si deve inserire la label esatta della variabile che vogliamo modificare;
3. Le lingue: vengono visualizzate le lingue sopra scelte al punto (1)"Dizionario", dentro si aggiunge la traduzione con la quale vogliamo modificare il nome della (2)"Variabile".

GDPR

È possibile tramite il CRM applicare il GDPR alle password degli utenti. Per configurare il GDPR basterà andare su Impostazioni --> Altre impostazioni --> GDPR, si aprirà una schermata come questa:

1. Frequenza cambio password: indica in mesi la frequenza con la quale verrà chiesto all’utente di cambiare la propria password;
2. Lunghezza minima password: caratteri minimi per cui rende accettabile la nuova password dell’utente;
3. La password deve contenere numeri: se viene abilitata la nuova password dell’utente deve contenere almeno un carattere numerico per essere considerata accettabile;
4. La password deve contenere una maiuscola e una minuscola: se viene abilitata la nuova password dell’utente deve contenere almeno una lettera minuscola e una lettera maiuscola per essere considerata accettabile;
5. La password deve contenere caratteri speciali: se viene abilitata la nuova password dell’utente deve contenere almeno un carattere speciale per essere considerata accettabile.
6. Forza cambio password alla scadenza: se viene abilitata alla scadenza dei mesi precedentemente indicati obbliga l'utente a modificare la password prima di accedere. Altrimenti se questa opzione viene lasciata disabilitata alla scadenza dei mesi nel pop up che permette all'utente di cambiare la password apparirà anche un bottone che permetterà di saltare il cambio password.

WEBFORM

È possibile realizzare Webform per creare/aggiornare record nel CRM. Basterà andare su Impostazioni --> Automazione --> Webform Avanzati, si aprirà questa schermata (per maggiori informazioni riguardo il modulo Webform consultare il manuale dedicato "Suite Advanced Webform".):

WORKFLOW STANDARD

È possibile consultare, modificare, disattivare o attivare i workflow standard di Vtiger, bastera andare su "Impostazioni" --> "Automazione" --> "Workflow", si aprirà questa schermata:

IMPOSTAZIONI/AUTOMATISMI MASTER SUI SINGOLI MODULI

[LEAD] NOTIFICA LEAD SCADUTI

Il workflow (ID 52) Notifica lead scaduti è da subito funzionante, può essere però utile modificare nel blocco di invio email il nome del mittente ed eventualmente l’email del mittente e il testo dell’email.

[AZIENDE] PULSANTE INVIA NPS

Il pulsante Invia NPS attiva un workflow (ID37)Invia richiesta NPS dove va configurato il blocco per l’invio email:

All’interno di questo blocco potete:

1. modificare il nome e email del mittente;
2. modificare il soggetto dell’email;
3. modificare il testo.

Va anche modificato il link al form per la compilazione dell’NPS. Per modificarlo potete cliccare su "Sorgente".

Andare a modificare l’ "URL"(2) http:/master.opencrmitalia.com/form/nps-crm.html?azienda=11x$id sostituendo l’url dove è ospitato il vostro codice, lasciando ovviamente quello che c’è dopo il punto di domanda. Per il codice da generare vedi il punto specifico su "NPS".

[CONTATTI] IMPOSTAZIONI RELATIVE AL PORTALE CLIENTE

È proposta una configurazione con abilitate tutte le funzioni utili al portale clienti, in fase di configurazione iniziale se non venisse usato il portale suggeriamo:

• disabilitare i campi relativi al portale;
• disabilitare il Workflow con (ID 60) "Reinvio credenziali portale".

È ovvio che le funzionalità relative al portale hanno come prerequisito l’installazione e la configurazione del portale clienti.

[CONTATTI] DISATTIVARE LA GESTIONE PRIVACY

Se non fosse utile la Gestione Privacy può essere disattivata disattivando i campi del blocco e disattivando i workflow con (ID 15) e (ID 16).

[OPPORTUNITÀ] LA NOTIFICA SCADENZA

La notifica dell’Opportunità in scadenza è gestita dal workflow con (ID 32)"Notifica scadenza Opportunità".

Nel blocco "Condizioni" è impostata la seguente condizione:

• Può essere modificata, in questo caso va in vero se la "Data di chiusura attesa" è oggi o la "Data prossimo contatto" è oggi. Si potrebbe decidere di attivare la notifica solo su una delle due date semplicemente rimuovendo una delle condizioni.
• Il secondo blocco "Condizioni Personalizzate" non va modificato.
• Il blocco finale invece, "Manda Email", può essere modificato per inserire il testo che preferiamo ed eventualmente cambiare il mittente o altre impostazioni.

[OPPORTUNITÀ] AGGIORNAMENTO AMMONTARE PREVISIONALE

Il workflow con (ID 27)"Aggiorna Ammontare Previsionale" gestisce l’aggiornamento automatico dell’ammontare previsionale. Il blocco staccato come vedremo dopo serve se vogliamo creare una corrispondenza tra stato dell’opportunità e percentuale di chiusura.

Il blocco "Aggiorna Ammontare Previsionale" ha dentro una semplice formula che moltiplica la percentuale di probabilità per l’ammontare inserito.

Volendo è possibile collegare il blocco "Decision Table" in mezzo a quello di "INIZIO" e dell'Imposta Valori e all’interno di esso indicare una corrispondenza tra lo "Stato della Trattativa" e la "Probabilità di Chiusura".

[OPPORTUNITÀ] AGGIORNAMENTO STATO GESTIONE

Nel workflow (ID 26) è possibile impostare quale campo considerare per determinare lo "Stato di gestione" e il range di giorni.

Per impostare il campo è necessario andare in tutti e tre i blocchi "Condizioni" e sostituire "Data prossimo contatto" con "Data chiusura Attesa". Allo stesso modo nel blocco condizioni è possibile determinare il numero di giorni entro il quale un’opportunità va considerata in scadenza o in gestione:

[OPPORTUNITÀ] CALCOLO TEMPO DI GESTIONE

Il workflow con (ID 47) alla chiusura di un’opportunità imposta la "Data chiusura" in un campo apposito, la differenza tra questa "Data di chiusura" e la "Data di creazione" permette il calcolo di giorni in cui l’opportunità è stata in gestione.

[PREVENTIVI] GESTIONE VERSIONI

Per la gestione delle versioni utilizziamo due workflow. Il Workflow con (ID 46) - "Imposta Versione a 1" che si occupa semplicemente di impostare la versione a 1 quando non è compilata.

Il workflow con (ID 45) invece parte quando viene cliccato il pulsante "Revisiona Preventivo".

1. qui si limita a creare il nuovo preventivo con numero di "Versione" aumentato e mettere come "Revisionato" il precedente;
2. da qui si entra nel loop che per ogni prodotto del preventivo precedente prende i campi del prodotto e li salva per poi crearli nel nuovo preventivo;
3. quando il loop finisce cambia la numerazione del preventivo la risalva e ti porta in edit del preventivo nuovo.

[PREVENTIVI] RICALCOLO VALORE OPPORTUNITÀ

Al salvataggio di ogni preventivo viene ricalcolato dal workflow con (ID 48), l’importo dell’opportunità, escludendo da questo calcolo i preventivi con "Preventivo Alternativo" = "Sì";

[PROGETTI] I WORKFLOW

I workflow attivi dei progetti sono:

• (ID 9) Calcolo totale da compiti di progetto: è il workflow che si occupa di calcolare il totale delle unità erogate sul progetto, non richiede impostazioni.
• (ID 58) Duplica progetto: è il workflow che gestisce la duplicazione del progetto, non richiede impostazioni.
• (ID 39) Invia richiesta NPS: è il workflow che si occupa dell'invio richiesta NPS.
  • 

Esso richiede l'impostazione del blocco invia email, con la modifica del testo e la modifica dell'URL di invio (vedi paragrafo NPS).

• (ID 42) Invio automatico NPS a chiusura progetto: il workflow parte disattivo, è identico al (ID 39) ma ha nel blocco iniziale le condizioni che fanno partire in automatico il workflow quando si verifica la condizione:

Se attivato richiede la configurazione del blocco Manda Email come sopra.

[CONTRATTI DI SERVIZIO] I WORKFLOW DEI CONTRATTI DI SERVIZIO

(ID 12)"Crea ordine di vendita con ticket da fatturare": questo workflow si occupa di prendere tutti i ticket in "Stato" = "Chiuso" e con il campo "Rendicontazione" = "Da Fatturare", crea un Ordine di Vendita dove somma tutti questi ticket e modifica il valore del campo Rendicontazione in Fatturato.

Se si volesse intervenire sulle tipologie/stati di ticket da inviare in fatturazione si possono cambiare le condizioni del primo blocco e del terzo a piacere (devono essere coerenti):

Se in stampa della riga dell'ordine si volessero inserire campi diversi da quelli preimpostati si può intervenire sul secondo blocco Genera lista di Record:

Nell'ultimo blocco si possono modificare le specifiche relative alla creazione dell'ordine.

(ID 5) Calcola totale ore da ticket: il workflow ha due rami che agiscono in parallelo.

• Il ramo superiore calcola tutte le ore da ticket associati al contratto con il campo Rendicontazione = "Da Scalare" e le inserisce nel campo "Unità Totali". Se il contratto è di tipo "A Scalare" calcola successivamente il residuo ore ("Unità Totali" – "Unità Utilizzate") e le inserisce nel campo "Unità Residue". Se si decidesse di calcolare come somma delle ore quelle di tutti i ticket indipendentemente se sono di tipo "Da Scalare", va modificato il primo blocco del ramo superiore.
• Il ramo inferiore somma tutte ore dei ticket associati al contratto con valore nel campo "Rendicontazione" = "Da Fatturare" (primo blocco) e con valore "Rendicontazione" = "Fatturato" (secondo blocco) e mette queste somme nei campi appositi.

(ID 38) Richiesta NPS: questo workflow si occupa di inviare un'email all'indirizzo dell'azienda collegata al contratto con la richiesta di feedback di tipo NPS.

Va sicuramentemente modificato l'ultimo blocco per inserire il corretto URL del form di richiesta e personalizzare l'email.

(ID 43) Richiesta NPS 2 mesi prima della fine del contratto [Da schedulare]: questo workflow che parte disattivato è identico al precedente, salvo per il fatto che si attiva in automatico e invia la richiesta due mesi prima della data di scadenza del contratto.

È possibile impostare un periodo di tempo differente nel secondo blocco:

Come sempre, nell'ultimo blocco, va personalizzata l'email sia per il link di invio che per il testo email. Se si vuole attivare ricordarsi di andare nello scheduler del workflow designer (Pianificatore Workflow) e attivarlo con frequenza giornaliera:

[TICKET] CREAZIONE E AGGIORNAMENTO DI UN TICKET DA EMAIL

La gestione ticket è possibile grazie ad un mailscanner che andrà a leggere un indirizzo email specifico da cui prenderà le mail per la creazione e aggiornamento ticket. La prima cosa da fare è quindi impostare un indirizzo IMAP all’interno del workflow designer, alla sezione fornitori.

Ci verrà presentata una schermata dove inserire i dati del server e le credenziali:

Una volta compilate le credenziali e salvato avremo un pulsante TEST per verificare la connessione.

A questo punto possiamo andare ad impostare nel mailscanner l’indirizzo creato andando sempre nel Workflow Designer su Mailscanner e selezionado il mailscanner già preimpostato Gestione Ticket.

Per attivare il mailscanner in questione è sufficiente configurare i punti sotto:

1. Volendo si può cambiare Nome alla Configurazione;
2. mettere inattivo;
3. scegliere il Provider creato precedentemente in gestore fornitori;
4. Salvare prima di procedere al blocco successivo;
5. Possiamo scegliere su quale Casella far girare il mailscanner;
6. Possiamo mettere delle Condizioni;
7. SALVARE.

A questo punto il sistema impostato è già attivo, ogni mail ricevuta attiverà il workflow con (ID 17):

Il flusso è piuttosto complesso, segnaliamo solo i punti in cui può essere utile una configurazione

1. e 1.2. creazione contatto;
2. creazione ticket;
3. email di notifica all’operatore che una risposta è stata aggiunta.

Gli altri workflow che entrano in gioco per la gestione ticket sono:

(ID 18) – Invio notifica creazione ticket

Dove eventualmente può essere modificato il blocco invia email.

(ID 14) – Chiusura ticket

Imposta la data chiusura, calcola i giorni di gestione e manda un’email di notifica chiusura ticket al cliente (eventualmente modificare il blocco manda email per cambiare il testo).

[TICKET] ALTRI WORKFLOW SUI TICKET

Gli altri workflow presenti sui ticket non necessitano configurazione, li elenchiamo qua sotto:

• (ID 1) – Calcola ore da timecontrol –> se ci sono Timecontrol associati al ticket calcola le ore sommando gli stessi;
• (ID 6 e 7) -> Aggiornano le ore sui Contratti di Servizio per i ticket con tipologia Da Scalare;
• (ID 13) -> Aggiorna data ultimo intervento sul contratto di servizio.

IL WEBFORM DELL'NPS

È presente nella sezione Automazione -> Webform Avanzati il webform che gestisce il form per il Net Promoter Score:

L'unica modifica necessaria è quella della "Thank You" page:

Sostituire master.opencrmitalia.com con l'url del proprio CRM.

Esiste già la pagina html generata all'indirizzo https:/tuoserver.it/form/nps-crm.html Che mostra un form come il seguente:

Volendo è possibile spostare il form in un proprio server e personalizzarlo, in tal caso ricordarsi di modificare il link nel codice html alla riga 31.

[NPS] I WORKFLOW DELL'NPS

I workflow relativi all'NPS sono in vari moduli, non necessitano modifica se non al testo dell'email, a meno che si voglia ospitare il form in un sito esterno, in questo caso va modificato nella sorgente dell'email il link al webform con l'URL desiderato.

[TIME TRACKER] IMPOSTAZIONI VARIE

All'avvio di un nuovo CRM per quanto riguarda i time tracker va impostato:

• Tipologia di time tracker da usare;
  • 
• Orari di lavoro;
  • 

Per maggiori informazioni riguardo il modulo Time Tracker consultare il manuale dedicato "Suite Time Tracker".

RIEPILOGO OPERAZIONE DA FARE AVVIAMENTO CRM STANDARD

Di seguito una checklist da seguire per l'avviamento base di un nuovo CRM:

AZIONE	IMPORTANZA
[GENERALE] Imposta la visibilità dei record come da necessità del cliente	NECESSARIO
[LEAD] Eventuale disattivazione o modifica testo workflow dei lead	NON NECESSARIO
[AZIENDE] Se non necessario disattivare pulsante INVIA NPS nelle aziende	NON NECESSARIO
[CONTATTI] Se non usato il portale clienti disattivare	NON NECESSARIO
[CONTATTI] Se non necessarie impostazioni privacy disattivare	NON NECESSARIO
[OPPORTUNITÀ] Notifica Scadenze sistemare flusso e email	NON NECESSARIO
[OPPORTUNITÀ] Aggiornamento ammontare previsionale	NON NECESSARIO
[OPPORTUNITÀ] Aggiornamento stato gestione, stabilire se modificare da data prossimo contatto a data ultimo aggiornamento e modificare i range di tempo	NON NECESSARIO
[PREVENTIVI] Gestione versioni: verificare se necessario numerazione che riparte in caso di revisione	NON NECESSARIO
[PROGETTI] Modificare testo email invio NPS e email mittente e attivare workflow di invio automatico a chiusura	NECESSARIO
[CONTRATTI DI SERVIZIO] Modificare testo email invio NPS e email mittente e attivare workflow di invio automatico due mesi prima della scadenza	NECESSARIO
[TICKET] Gestione ticket via email: impostazione IMAP e testo email	NECESSARIO
[NPS] Impostazione "Thank you" page	NECESSARIO
[TIME TRACKER] impostazione tipologia e orari di lavoro	NON NECESSARIO
[GLOBAL SEARCH] impostazione moduli e campi di ricerca	NECESSARIO
[PDF] modifica / creazione template di stampa	NON NECESSARIO
[GENERALE] impostare server SMTP	NECESSARIO
[GENERALE] modificare il menu	NON NECESSARIO
[GENERALE] le impostazioni generali	NECESSARIO
[GENERALE] custom login	NON NECESSARIO
[GENERALE] modifica del template base	NECESSARIO