VERSIONE: 7.04.31

INTRODUZIONE

Il modulo Time Tracker permette di registrare e analizzare il tempo impiegato nelle diverse attività svolte all’interno del CRM.
In particolare consente di:

• Registrare i tempi di lavoro e relazionarli direttamente ai record dei vari moduli.
• Ottenere un riepilogo delle ore lavorate.
• Filtrare i time tracker creati per utente, modulo collegato o altre condizioni a proprio piacimento.

Il modulo include già i collegamenti con la maggior parte dei moduli standard di Vtiger.

IMPOSTAZIONI

Per accedere alle impostazioni del modulo Time Tracker andare su: Impostazioni > Altre impostazioni > Time Tracker.

Dalla schermata che si apre è possibile gestire tutte le varie impostazioni del modulo.
Le impostazioni si dividono in cinque tab.

PREDEFINITA

Questa sezione presenta due opzioni:

• Vista calendario predefinita: Scegliere quale vista utilizzare come default quando si accede al modulo Time Tracker.
• Nascondere utenti disabilitati: Consente di rimuovere da tutte le viste per utente gli utenti disabilitati.

CONFIGURAZIONE COLORI

Questa sezione consente di assegnare dei colori personalizzati alle picklist del modulo Time Tracker.
In questo modo risulta più semplice identificare visivamente i diversi tipi di time tracker.

ATTIVA RIGHE PRODOTTO

Questa opzione permette di abilitare il blocco inventario all’interno dei record Time Tracker.
Una volta attivata, nella maschera di creazione apparirà il blocco dedicato all’inserimento degli articoli collegati.
La configurazione si suddivide in 2 opzioni:

• Seleziona modulo: Permette di selezionare il modulo da cui recuperare i record da associare al Time Tracker, solitamente Articoli o Servizi.
• Attiva righe prodotto: Consente di attivare la visualizzazione del blocco inventario nei record Time Tracker.

CONFIGURAZIONE CAMPI

In questa maschera è possibile impostare le preferenze relative al funzionamento del modulo.

Le opzioni configurabili in questa tab sono:

• Durata evento predefinita: Imposta la durata standard di un record time tracker, questa viene proposta alla creazione di un nuovo record.
• Durata predefinita slot: Determina la grandezza degli slot nella vista Timeline, Calendario Personale e Calendario Condiviso.
• Campi da mostrare negli eventi: Consente di scegliere quali campi visualizzare nelle varie viste dei Time Tracker.
  Il primo campo selezionato viene utilizzato come campo principale, nell'esempio sotto riportato è il campo "Oggetto".
  • Campi impostati
    
  • Vista Calendario Personale e Condiviso
    
  • Vista timeline
    
• Regole sovrapposizione: consente di definire il comportamento in caso di record time tracker sovrapposti a livello orario:
  • Sovrapponi sempre: Sarà sempre possibile sovrapporre più record Time Tracker.
  • Avverti prima di sovrapporre: Prima di salvare il record sovrapposto ad un altro verrà mostrato un popup che chiede conferma all'utente di procedere.
  • Non sovrapporre mai: Non sarà mai possibile sovrapporre più record Time Tracker.

MODALITÀ PREDEFINITA PER LA VISTA PIANIFICAZIONE

Questa opzione consente di scegliere tra due modalità di utilizzo del modulo Time Tracker.

• Vista oraria: attivando questa opzione i record time tracker si basano su orari specifici, quindi avranno un'ora di inizio e fine predefinita.
• Vista per totale ore: attivando questa opzione i record time tracker si basano soltanto sulla durata del time tracker, non avranno ora di inizio e di fine ma solo il campo "Tempo totale [ore]" in cui verrà indicata la durata del time tracker.
  La differenza principale la si nota nella vista Timeline. Maggiori dettagli al capitolo "Timeline".

CONFIGURA LA VISTA RISORSE

Questa opzione consente di creare viste alternative per la vista Timeline, selezionando un modulo e aggiungendo eventuali condizioni tramite il pulsante "Aggiungi".

GIORNI DI LAVORO

In questa tab è possibile configurare gli orari lavorativi.
Gli orari di lavoro possono essere definiti per tutti (Generale), oppure per singoli ruoli o utenti.

L'impostazione di questi valori ha un riscontro grafico nelle varie viste per cui gli orari di lavoro sono evidenziati in bianco e gli orari di non lavoro evidenziati in grigio. Inoltre viene utilizzata in altre funzionalità come il calcolo di ore di lavoro e non lavoro.

FUNZIONAMENTO

CREAZIONE DI UN RECORD

Per creare un nuovo record accedere al modulo Time Tracker e cliccare su "Aggiungi elemento". Si aprirà il form di creazione.

Descrizione dei campi:

• Oggetto: Tipo di attività svolta.
• Assegnato a: Utente che ha eseguito il lavoro.
• Pagamento: tipologia di pagamento collegata all'attività.
• Data e ora inizio / fine: definiscono il periodo dell'attività.
• Tempo totale [ore]: totale ore impiegate calcolato automaticamente.
• Relazioni: collegamenti con record di altri moduli.
• Descrizione: note aggiuntive.
• Ore di lavoro / Ore di non lavoro: campi calcolati in base alle regole impostate nella sezione "Giorni di lavoro".

CREAZIONE VELOCE DI UN RECORD

È possibile creare rapidamente un record Time Tracker da un modulo collegato. È sufficiente aprire un record, accedere alla relazione con Time Tracker e cliccare su "Aggiungi Record".

Il form rapido verrà aperto già collegato al record di origine. Da qui è possibile compilare i campi e salvare, oppure selezionare "Vai al form completo" per accedere alla maschera completa.

VISUALIZZAZIONE DEI RECORD

Il modulo presenta diverse visualizzazioni dei record creati.

CALENDARIO PERSONALE

La vista "Calendario Personale" mostra i record dell’utente corrente nelle viste:

• Giorno: Vista giornaliera delle attività svolte.
• Settimana: Vista settimanale delle attività svolte.
• Mese: Vista mensile delle attività svolte.
• Agenda: Vista suddivisa per giorno e orari delle attività svolte.

Cliccando all’interno del calendario si apre la creazione rapida con data/ora preimpostata.

CALENDARIO CONDIVISO

La vista "Calendario Condiviso" mostra i record sia dell’utente corrente sia degli utenti di cui si ha visibilità.

Caratteristiche principali:

• Possibilità di attivare/disattivare singoli utenti tramite la barra laterale.
• Possibilità di creare liste personalizzate di utenti.
• Possibilità di modificare il colore assegnato a ogni utente.

Anche per questa vista, cliccando direttamente nel calendario si aprirà la creazione rapida di un record.

LISTA

La vista "Lista" è la classica visualizzazione tabellare dei record, con le funzionalità standard di aggiunta, modifica, eliminazione, applicazione filtri e creazione liste personalizzate.

TIMELINE

La vista "Timeline" permette di analizzare le attività in modo più avanzato offrendo diverse opzioni di vista.
Il periodo temporale della timeline può essere modificato tramite appositi bottoni posti in alto a destra della timeline, le opzioni sono:

• Giornaliera
• 3 giorni
• Settimanale
• Mensile

Le funzionalità comuni a tutti i tipi di vista timeline sono:

• Creazione rapida con impostazione automatica di data e ora se si clicca su uno slot orario.
• Trascinamento dei record Time Tracker per cambiare data e ora.
• Popup con informazioni rapide se si posiziona il puntatore del mouse sopra un record Time Tracker.

La Timeline presenta diverse modalità di visualizzazione che vanno ad operare in 2 modi:

• Vista per utente, vista risorse e vista campi picklist che vanno ad evidenziare "l'oggetto" del Time Tracker, che potrebbe essere l'utente, la risorsa o il tipo di attività svolta.
  Queste opzioni sono selezionabili dal menu a discesa posto in alto a sinistra al di sopra della Timeline.
• Vista oraria o vista per ore totali che vanno ad evidenziare la durata o l'inizio e la fine di ogni Time Tracker.
  Queste 2 opzioni sono selezionabili dalle impostazioni dal campo "Modalità predefinita per la vista pianificazione", maggiori dettagli al capitolo "Modalità predefinita per la vista pianificazione".

VISTA PER UTENTE

Il sistema mostra di default la vista utenti, con possibilità di aggiungere/rimuovere utenti tramite il menu laterale.

Da questa vista è possibile ottenere una rapida visualizzazione di tutti i Time Tracker suddivisi per utente. È possibile trascinare un record Time Tracker da un utente ad un altro per riassegnare il record.

VISTA RISORSE

È possibile passare dalla vista utenti alla vista risorse dall'apposito menu a discesa posto sopra la timeline.
A fianco di questo menu apparirà un ulteriore menu da cui saranno disponibili tutte le risorse configurate nelle impostazioni.
Dopo aver scelto una risorsa, verranno mostrati tutti i record che rispettano le condizioni impostate nella risorsa e i relativi record Time Tracker collegati ad essi.
Maggiori informazioni su come configurare una risorsa al capitolo "Configura la vista risorse".

VISTA CAMPI PICKLIST

Questa vista funziona come la vista risorse, solo che al posto delle risorse è possibile selezionare una picklist su cui basare la vista Timeline.

VISTA ORARIA

La vista oraria mostra i record Time Tracker con l’esatta ora di inizio e fine dell'attività.
Questa vista è consigliata se è importante tracciare l'esatto inizio e fine di una attività, oltre alla sua durata.

VISTA PER ORE TOTALI

La vista per ore totali invece tiene conto solamente della durata dei Time Tracker, tralasciando l'ora di inizio e di fine di ogni attività. Questa vista è consigliata in tutti quei casi dove è importante solamente tracciare la durata dell'attività e non il preciso inizio e fine.

In questa modalità, durante la creazione di un record non vengono richiesti i campi di inizio/fine, ma solo il totale ore.