VERSIONE: 7.04.27

INTRODUZIONE

Il modulo Time Control permettere di:

• inserire e analizzare i tempi impiegati nei vari compiti e registrarli nel CRM;
• avere un riepilogo delle ore impiegate;
• filtrare i record per utente, per moduli collegati, ecc;

Il modulo contiene di default il legame con la maggior parte dei moduli standard di Vtiger.

CONFIGURAZIONE

Per accedere alle impostazioni del modulo Time Control è necessario entrare in: --> “Impostazioni” --> “Altre impostazioni” --> “TimeControl”. Le impostazioni si dividono in 5 maschere.

PREDEFINITA

Questa maschera permette di scegliere quale tipo di vista aprire quando entriamo nel modulo Time Control dal menu e con la spunta ci permette di nascondere gli utenti che sono stati disabilitati.

CONFIGURAZIONE COLORI

Questo menù ci permette di scegliere il colore relativo ai valori di picklist presenti nel modulo.

ATTIVA RIGHE PRODOTTO

Questo menù ci permette di scegliere se attivare il blocco inventario all’interno dei record. Si può scegliere tra prodotti o servizi. Spuntando l’impostazione in fondo alla maschera di creazione ci comparirà il blocco per inserire prodotti o servizi collegati a quel record.

CONFIGURAZIONE CAMPI

Da questa maschera possiamo impostare le preferenze relative ai campi del modulo Time Control.

Descrizione dei campi dell'immagine:

• Durata Evento Predefinita: scegliere la durata standard proposta alla creazione di un record;
• Durata predefinita slot: indica la grandezza dei riquadri della vista Timeline;
• Campi da mostrare negli eventi: si può scegliere i campi che si vogliono visualizzare in un record;
• Modalità predefinita per la vista pianificazione: permette di scegliere se, nella vista “Timeline”, si vogliono visualizzare i record all’ora effettiva di inizio e fine, oppure, impostando il valore “Vista per totale ore”, c’è la possibilità di vedere i record raggruppati, con la somma delle ore lavorate sulla sinistra.
• Regole sovrapposizione: permette di decidere se sovrapporre o no i tempi registrati. Presenta tre scelte: "sovrapponi sempre", "avverti prima di sovrapporre" o "non sovrapporre mai".
• Configura la vista risorse: permette di creare delle viste alternative nella vista “Timeline”. Per creare una view basta selezionare il modulo e cliccare su “Aggiungi”. Si aprirà un popup dove potremo impostare il nome della vista ed eventuali condizioni da applicare.

GIORNI DI LAVORO

Questa maschera permette di impostare i giorni lavorativi e i giorni non lavorativi assegnandoli per ruolo. Permette inoltre di segnare gli orari di lavoro.

CREAZIONE DI UN RECORD

Per creare un record, è possibile entrare nel modulo Time Control e cliccare sul bottone “Aggiungi elemento”. Si aprirà la maschera di creazione del record.

Descrizione dei campi dell'immagine sopra:

• Oggetto: scegliere il tipo di attività svolta;
• Stato: se il lavoro è stato approvato o meno;
• Assegnato a: indica l’utente che ha svolto il lavoro;
• Pagamento: permette di scegliere il tipo di pagamento collegato al lavoro svolto;
• Attiva righe prodotto: permette di attivare il blocco inventario sul record, per indicare eventuali prodotti o servizi acquistati per completare il lavoro;
• Data e ora inizio: indica ora e data di inizio del lavoro;
• Data e ora fine: indica ora e data di fine del lavoro;
• Tempo totale: qui viene calcolato il totale del tempo impiegato in decimi;
• Il blocco "Relazioni" serve a indicare quali record di altri moduli sono collegati a quel lavoro;
• Descrizione: il campo serve a inserire eventuali note nel record;
• “Ore di lavoro”/“Ore di non lavoro”: in base alla regola precedentemente impostata il Time Control calcola quante ore fanno parte dell’orario lavorativo e quante no.

CREAZIONE VELOCE DI UN RECORD

Per creare un record tramite un record di un modulo collegato, cliccare sulla relazione con Time Control e cliccare su “Aggiungi Record”. Così facendo si aprirà la maschera per la creazione rapida del record, già collegata al record di riferimento.

Da qui sarà sufficiente compilare i campi e cliccare su “Salva” per trovare il record creato. In alternativa si può cliccare su “Vai al form completo” per aprire la maschera completa di creazione del record.

VISUALIZZAZIONI DEI RECORD

CALENDARIO PERSONALE

Il modulo presenta diverse visualizzazioni dei record creati. La prima è l’elenco dei record personali, con la possibilità di visualizzarli per giorno, settimana, mese. C’è inoltre la possibilità di visualizzarli come agenda, che mostrerà un elenco schematico dei record divisi per giorno della settimana.

Anche da questa maschera, cliccando sul calendario, si aprirà la maschera di creazione veloce con impostato come data di inizio il riferimento su cui è stato cliccato. ESEMPIO: cliccando sulla casella delle ore 8 di martedì mattina, mi creerà un record con data di partenza quella selezionata.

CALENDARIO CONDIVISO

Una seconda possibilità di visualizzazione è il “calendario condiviso”. Questa vista funziona in maniera simile al calendario personale, ma mostra anche i record di tutti gli altri utenti che sono autorizzato a vedere con l’utente attuale. Anche qui c’è la possibilità di vedere i vari record divisi per giorno, settimana o mese. Con il menù di sinistra posso includere o escludere alcuni utenti dalla visualizzazione, oppure, cliccando sulla matita, posso cambiare il colore di riferimento a quell’utente.

Anche da questa maschera, cliccando in un punto del calendario mi si aprirà la maschera di creazione veloce del record, con data e ora d’inizio il riferimento cliccato sul calendario.

VISTA A ELENCO

Questa vista ci permette di vedere un calendario a elenco dei record inseriti. Come per tutti gli altri moduli, da questo menù c’è la possibilità di creare nuovi record, modificare quelli esistenti, esportarli o creare viste personalizzate.

VISTA TIMELINE

Questa vista è la più particolare del modulo. Permette di vedere, con dei filtri creati nelle impostazioni del modulo, un totale del tempo impiegato. Di default il programma mostra l’elenco degli utenti per il giorno attuale. Per cambiare queste informazioni si può usare il menù di sinistra. Come vista della tabella il programma propone la vista giornaliera, raggruppata per 3 giorni, settimanale e mensile.

Ci sono due tipi di visualizzazione diversi, per cambiarlo bisogna andare nelle impostazioni del modulo.

• VISTA ORARIA La vista “Vista Oraria” permette di visualizzare l’elenco dei record con l’effettiva data di inizio e fine. Da questo menù è possibile cliccare su un record per modificarlo, oppure trascinarlo nella tabella per aggiornare le sue informazioni (in questo caso trascinandolo orizzontalmente verranno aggiornati i campi di data inizio e fine, trascinandolo in verticale si aggiornerà l’utente collegato al record).

  

  Anche da questa maschera, cliccando in un punto vuoto della tabella si aprirà la maschera di creazione rapida di un nuovo record, collegato all’utente e con la data e ora di inizio corrispondenti al punto dove si è cliccato.

• VISTA PER ORE TOTALI Questa vista permette di vedere il totale delle ore utilizzate, in base alla “Tipo di Vista” scelta sulla sinistra. A differenza dell’altra vista, non vedremo le ore della giornata, ma il numero di ore impiegate nei record.

  

  Provando a creare un record con questa impostazione, non vedremo i campi di inizio e fine, ma soltanto il campo col totale delle ore.